Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО "ФТН Монитор"


1. Архангельский П.А. "Программирование в Borland C++" M. Наука, 2000

2. Мухачева Э.А., Рубинштейн Г.Ш. "Математическое программирование", Новосибирск, Наука, 1977

3. Ч. Петзолд Программирование для Windows 95; в двух томах - СПб.: BHV - Санк-Петербург, 1997

4. Подбельский В.В., Фомин С.С. Программирование на языке Си: Учеб. Пособие. - 2-е доп. Изд. - М: Финансы и статистика, 2002. - 600с.

5. Страуструп Б. "Язык программирования С++: Пер. с англ." М. Радио и связь, 1991.-352с.:ил.

6. Герберт Шилдт Программирование на C и C++ для Windows 95 - К.: Торгово - издательское бюро BHV, 1996

7. Бобровский С.И. Delphi 5 - М.: Питер, 2002.

8. Гаевский A. Разработка программных приложений на Delphi 6 - М.: Киев, 2000.

9. Зуев В. A. Turbo Pascal 6.0, 7.0. М.: Москва, 1998.

10. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Язык программирования Delphi 5 - М.: Москва, 1999.

11. Леонтьев В.И. Delphi 5 - М.: Москва, 1999.

12. Моисеев А.С. Object Pascal - М.: Москва, 2000.

13. Немнюгин С.А. Программирование - М.: Питер, 2000.

14. Ремизов Н. C. Delphi - М.: Питер, 2000

15. Дарахвелидзе П.Г. Программирование в DELPHI 5. СПб., Бином, 2000

16. Тейксейра С. Т. DELPHI 5. Руководство разработчика. М., Вильямс, 2000

17. Угринович Н. Информатика и информационные технологии. Набор базовых знаний. М., Радио и связь, 2000

18. Фаронов В.В. Delphi 3. Учебный курс. М., Нолидж, 1998

19. Фаронов В.В. Delphi 4. Учебный курс. М., Нолидж, 1998

20. Харрингтон Дж. Проектирование реляционных баз данных. М., ЛОРИ, 2000

21. Шумаков В.П. Delphi 3 и создание приложений баз данных. М., Нолидж, 1998

Источник: http://xn-----7kcbdbqifx7ahfojeggdmo2ath4sh.xn--p1ai/mod/shop/diplomnaia_rabota_avtomatizaciia_sistem_upravleniia_avtomatizirovannaia_sistema_upravleniia_personalom_predpriiatiia_2012_101_227226_797862_diplomnje-rabotj-besplatno-rf_227226.html

Технологии электронного документооборота
Арам Пахчанян

Открытые системы

Для того чтобы в современном мире оставаться на месте, надо быстро бежать. Но скорости все увеличиваются. Что делать? Совсем не очевидно, что спасение в системе электронного документооборота, однако полезно рассмотреть типичные симптомы проблем, решению которых он поможет.
Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из контрагентов? Хорошо, если у вас есть секретарь, который хранит все бумаги в порядке. А если нет? Попробуйте теперь выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов, который вы вынуждены хранить, и сколько ресурсов ежемесячно уходит на его поддержку? Или подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям?
Жизнь ставит перед организацией все новые задачи. У вас возникает ощущение, что многие люди перегружены, а другие тихо бездельничают, и при этом проблемы вскрываются только при провалах.
Другой симптом — ваши сотрудники вместе готовят какой-то контракт. Идет обсуждение с контрагентом, вносятся изменения в текст, приходится хранить несколько файлов с различными вариантами контракта. Наконец все готово, а потом выясняется, что на самом деле был подписан не последний вариант, была взята не та «рыба» и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен.
Если вам знакома хотя бы одна из подобных ситуаций, то, возможно, система электронного документооборота (СЭД) — это выход. Описанные проблемы могут встретиться в государственной структуре, на промышленном предприятии и в адвокатской конторе. Попробуем описать концепцию устройства СЭД этих систем в общей информационной инфраструктуре организации. Замечу, что во всех случаях, когда идет речь о функциональности СЭД, имеется в виду некоторая абстрактная идеальная система, которая «все может». При этом — если не оговаривается иное — предполагается, что та или иная функциональность является практически стандартной, так что любая «нормальная» система электронного документооборота просто обязана ее поддерживать.


Источник: http://docus.me/d/864158/
Зачётик.Ру - каталог студенческих работ.

У нас можно недорого заказать курсовую, контрольную, реферат или диплом

Главная / готовые работы / Курсовые работы / Делопроизводство

Анализ документооборота на предприятии - Курсовая работа

СодержаниеСодержание
Введение….…3
Глава 1. Теоретические основы проблемы исследования
1.1. Типы документов, классификация и их взаимосвязи….5
1.2. Типовые процессы канцелярии….11
1.3. Методы связей с внешним миром….13
1.4. Отчетность канцелярии о проделанной работе….16
Глава 2. Анализ документооборота на предприятии
2.1. Экономическая характеристика предприятия….….22
2.2. Анализ работы с документами на предприятии….….25
Заключение….….32
Список литературы….….33


Введение (выдержка)Введение
Актуальность исследования. Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления народным хозяйством являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.
Совершенствование документооборота стало высокоэффективным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий и рассматривается как мероприятие по приведению условий функционирования предприятия в соответствие с изменяющимися условиями рынка и выработанной стратегией.
Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, Т. Питере, X. Решке, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), основополагающие работы в области делопроизводства и документационного обеспечения управления (Качалина Л.Н., Кудряев В.А., Митяев К.Г., Пшенко А.В.), основополагающие работы по автоматизации управления предприятием (Баронов В.В., Калянов Г.Н., Колесников С.Н., Титов И.Н.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.
Цель работы – выявить особенности работы с документами на предприятиях разных форм собственности.
Задачи исследования:
1. выявить теоретические основы проблемы исследования;
2. выявить типы, классификацию, взаимосвязь документов на предприятии;
3. проанализировать документооборот на примере ЗАО «Сибайэлектромонтаж».
Методы исследования:
 анализ научно-методической, учебной литературы по проблеме исследования;
 анализ материалов периодической печати и массовых коммуникаций.
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.


Заключение (выдержка)Заключение
На современном предприятии формируется значительный массив учетной информации. Технология его формирования начинается с момента оформления, проверки, приема, обработки и регистрации первичных документов в соответствующих книгах, ведомостях, журналах и т.п. Процесс движения этих документов, начиная от их составления, приемки и обработки на всех стадиях и заканчивая сдачей их на хранение в архив, принято называть документооборотом. Он регулируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов: при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку.


ЛитератураСписок литературы
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обес-печения. М., 1991. 76 с.
2. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Госстандарт России. М.: Изд-во стандартов, 1993.
3. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 2008.
4. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 2007. 84 с.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-синтез, 2009. 320 с.
7. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. М.: Высшая школа, 2007.
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2008. 459 с.
9. Ларин М.В. Развитие понятия 'документ' // Делопроизводство. 2007. № 1. С.5-9.
10. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 2008. 137 с.
11. Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. Томск: ТГУ, 2007. 126 с.
12. Организация работы с документами: Учебник для вузов. М.: ИНФРА-М, 2008. 575 с.
13. Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2003.


Источник: https://www.zachetik.ru/111605

Выдержка из работы

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема дипломного проекта (работы):

Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО «ФТН Монитор»

Кафедра Информационные системы и технологии

Оглавление

  • Введение
  • Глава 1. Аналитическая часть
  • 1.1 Описание предметной области
  • 1.1.1 Общие понятия электронного документооборота
  • 1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте
  • 1.1.3 Исследование состава информации
  • 1.2 Обзор существующих программных продуктов
  • 1.2.1 EMC Documentum
  • 1.2.2 CompanyMedia
  • 1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот
  • 1.2.4 Система «ДЕЛО»
  • 1.2.5 1С: Архив
  • 1.2.6 DIRECTUM
  • 1.3 Обзор средств реализации
  • 1.3.1 Microsoft Access
  • 1.3.2 Delphi
  • 1.3.3 Paradox
  • 1.3.4 Microsoft FoxPro
  • 1.3.5 Redmine
  • 1.3.6 Выбор средства реализации
  • Глава 2. Проектная часть
  • 2.1 Описание программного продукта и его установка
  • 2.1.1 Выбор аппаратного обеспечения
  • 2.1.2 Установка Ubuntu Linux
  • 2.1.3 Настройка MySQL
  • 2.1.4 Установка Redmine
  • 2.1.5 DMSF
  • 2.2 Разработка плагина «повторяющихся задач»
  • Глава 3. Экономическое заключение
  • 3.1 Понятие экономической эффективности
  • 3.2 Расходы по созданию и внедрению
  • Заключение
  • Список литературы

Введение

На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота в большинстве компаний играет значимую роль. Чем больше поток документов в бумажном виде, тем больше загруженность рабочего персонала, канцелярии и других отделов. При этом растет загрузка сотрудников соответствующих подразделений, что сказывается на качестве и оперативности, что коренным образом влияет на обработку бизнес-процессы. С помощью автоматизации документооборота мы снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную направленность потоку документов в компании.

Ключевым фактором при автоматизации является снижение потерь разного вида документов и ухода их в руки третьих лиц, что естественно снижает риски компании и, безусловно, экономит бюджет.

Внедрив функцию электронного документооборота, мы получаем гарантированные плюсы:

· Снижение нагрузки с работников, тем самым повышая производительность коллектива.

· Упрощение работы с документами.

· В электронный документ можно внести изменения в любой момент времени.

· Скорость доступа к документам.

· Разграничение доступа сотрудников, что повысит безопасность и снизит риски.

Объектом дипломного проектирования является компания ООО «ФТН Монитор».

Предметом дипломного проектирования является внедрение СЭД на базе Redmine в компании ФТН Монитор.

Целью проектирования является создание системы электронного документооборота для компании ООО «ФТН Монитор».

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

1.1.1 Общие понятия электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) произвели подлинную революцию в работе с документами, помогая справиться со все возрастающими потоками информации. СЭД существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В России в этом секторе работает несколько десятков компаний, продвигающих западные продукты и собственные разработки. В последнее время, как утверждают игроки отечественного рынка СЭД, их бизнес быстро растет.

СЭД — это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов разного типа (составных частей документа), снабженная регистрационной карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Главная задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п.

Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

СЭД — проектные системы. И хотя существуют коробочные версии, содержащие базовый набор функций, для каждого предприятия, как правило, создается свое решение, учитывающее специфику его работы с документами. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие от программ, ориентированных на автоматизацию конкретных подразделений (бухгалтерия, складской учет, кадры и т. д.), они решают задачи менее очевидные и более комплексные. С этим связана основная проблема этой области — руководители многих предприятий имеют слабое представление о преимуществах и специфике систем документооборота.

Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают сложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота. За исключением государственных организаций, в которых работа с документами является одним из основных видов деятельности, многие предприятия не верят, что внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быструю отдачу.

электронный документооборот программный продукт

Известно, что повышать эффективность работы можно двумя путями: снижая затраты или улучшая результаты. СЭД позволяют добиться обеих целей. Очевидная экономия достигается прежде всего за счет сокращения количества бумаги, расходных материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу, уменьшение простоев при обработке документов и времени их поиска. Это — прямой эффект, его можно легко подсчитать. Есть и косвенные выгоды — улучшение качества работы организации. Ведь автоматизация позволяет повысить надежность процессов обработки документов (например, снижается вероятность их утери) и продуктивность труда сотрудников (в частности, благодаря контролю за исполнением документов, ускорению процессов согласований и принятия решений). Однако эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей системы управления, принятой в организации.

Более того, автоматизация документооборота позволяет предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны, например систему управления качеством. Подобные улучшения значительно повышают уровень управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

Основные термины

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Электронный архив — предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Примечание: определения взяты из федеральных законов и ГОСТов.

1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте

FTN Monitor — информационное агентство, представляющее индустрию финансовой информации в регионе Центральной и Восточной Европы, а также странах Азии. Наша миссия — внедрение и развитие единой системы раскрытия информации для обеспечения транспарентности функционирования развивающихся рынков.

Терминал FTN Monitor предоставляет целый спектр данных для профессиональных участников рынка — аналитиков, трейдеров, инвесторов. Как агрегатор информации, мы обеспечиваем доступ к торговым площадкам, файлам официальной корпоративной отчетности, новостным потокам, аналитическим обзорам и рейтинговым отчетам. Мы также предлагаем собственные исследования рынков и ежедневные резюме в разрезе каждого региона как эксклюзивный бонус нашим пользователям.

В числе наших рабочих задач построение и постоянное обновление собственного программного продукта для обеспечения бесперебойного доступа и удобной навигации по базе данных нашего информационно-аналитического терминала в соответствии с требованиями и рекомендациями клиентов, а также предоставление качественного сервиса поддержки пользователей. Учитывая присутствие на нескольких рынках в разных часовых поясах, специалисты компании смогут ответить на Ваши вопросы 24 часа в сутки 7 дней в неделю на понятном для Вас языке.

Политика компании предусматривает агрессивное региональное развитие. Мы планируем открытие представительств FTN Monitor в каждой стране информационного покрытия, а также офисов продаж во всех основных мировых финансовых центрах. На сегодняшний день офисы компании успешно работают в Лондоне, Москве, Гонконге и Киеве. Офис в Лондоне является основным центром продвижения и продажи нашего сервиса, московское представительство отвечает за развитие структуры продукта, офис в Киеве занимается разработкой IT-решений, а специалисты FTN Monitor в Гонконге обеспечивают поставку данных с Азиатских рынков и продажи в регионе.

1.1.3 Исследование состава информации

Структура и потоки информации можно проследить на схеме (Рис. 1.):

Рис. 1. Структура и потоки информации.

Виды документов принимающие участие в документообороте компании:

1. Входящие и исходящие документы:

входящая почта

электронная почта

платежи

информационные документы

сканирование (МФУ)

факсы

2. Внутрифирменные документы:

бизнес задачи

отчеты

счета

бухгалтерские документы

заявления

генерация отчетов

протоколирование

поручения

согласование документов

планы и графики

1.2 Обзор существующих программных продуктов

Существует множество программных продуктов, как и зарубежных, так и нашего Российского производства, но существуют еще гибриды, когда например российский производитель использует зарубежные технологии.

Системы электронного документооборота

Продукт

Компания

Краткое описание

Зарубежныесистемы

Documentum

Documentum (подразделение фирмы EMC), www. documentum. ru

Платформа для построения бизнес-приложений для создания, хранения и использования неструктурированной информации и автоматизации бизнес-процессов

DOCS Fusion

Hummingbird, www. hummingbirdsolutions. com

Электронный архив с возможностью маршрутизации документов и контроля исполнения

DOCS Open

Hummingbird, www. hummingbirdsolutions. com

Клиент-серверная система электронного документооборота

Российскиесистемы,созданныесиспользованиемзарубежныхпродуктов

CompanyMedia

ИнтерТраст, www. intertrust. ru

Система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и информационной поддержки производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера

OfficeMedia

ИнтерТраст, www. intertrust. ru

Коробочное решение для рабочих групп до 70 пользователей

БОСС-Референт

АйТи, www. it. ru

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства для крупных территориально распределенных предприятий и для среднего бизнеса

Золушка

НТЦ ИРМ, www. mdi. ru

Набор модулей для автоматизации документооборота в организации любого размера

ЭСКАДО

ИнтерПрокомЛан, www. interprocom. ru

Система полной автоматизации документооборота для большого или малого предприятия

Российскиесистемы,созданныебезиспользованиязарубежныхпродуктов

DocsVision

Digital Design, www. digdes. ru, www. docsvision. com

Система для автоматизации канцелярии и делопроизводства, создания электронных архивов, управления конструкторской и проектной документацией

LanDocs

ЛАНИТ, www. landocs. ru

Программа для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и создания электронных архивов в организациях различного масштаба

Lotsia PLM

Лоция Софт, www. lotsia. ru

Система инженерного документооборота и управления бизнес-процессами

OPTiMA-WorkFlow

Оптима, www. optima. ru

Программа для автоматизации основных процедур делопроизводства, организации документооборота, управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов

Гран Док

Гранит-центр, www. granit. ru

Специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления

Дело

Электронные офисные системы (ЭОС), www. eos. ru

Комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий и организаций

ДокМенеджер

СофтИнтегро, www. softintegro. ru

Система для автоматизации работы канцелярии: регистрации документов, организации их движения, контроля исполнения и управления документами (хранение, поиск, координация доступа, удаление)

Евфрат-Документооборот

Cognitive Technologies, www. cognitive. ru

Универсальная система для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов, рассчитанная на работу и в небольшом отделе, и в целом в организации со сложной схемой информационных потоков

Электронный Архив Евфрат

Cognitive Technologies, www. cognitive. ru

Программа для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов

Кодекс-Документооборот

Кодекс, www. kodeks. net

Система электронного документооборота и делопроизводства, ориентированная на традиции российского делопроизводства

1С: Архив

1С, www. 1c. ru

Программа для коллективной работы с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины в масштабе предприятия

1.2.1 EMC Documentum

Documentum — мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это — полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний, в том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines, Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson & Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance, Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo.

«Documentum5-комплекснаяплатформа.Обладаетширокимфункционалом-отуправлениясодержаниемвеб-страницдоуправленияцифровымимедиаданными.Documentumимеетчеткоопределеннуюконцепциюиоднозначнообозначилсвоюприверженностьрынкууправлениянеструктурированнойинформациейпредприятия(ECM).

Назначение системы:

§ Управление документами и бизнес-процессами их обработки;

§ Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;

§ Управление цифровыми медиаданными;

§ Bзаимодействие со средствами сканирования / распознавания;

§ Управление проектами и коллективной работой;

Функциональные характеристики системы:

§ Управление процессом создание документов. Использование средств сканирования и распознавания или специализированных приложений (MS Office, CAD/CAM-системы, ERP).

§ Реализация совместной работы с документами. Механизм check-in/check-out. Распределение прав доступа.

§ Управления версиями документов.

§ Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов.

§ Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры согласования.

§ Архивное хранение документов.

§ Регистрация входящих и исходящих документов.

§ Контроль исполнения документов и распоряжений.

§ Формирование регламентированных и аналитических отчетов.

§ Поиск по атрибутам.

§ Ретроконверсия документов

§ Управление проектно-конструкторской документацией.

Архитектура EMC Documentum:

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Работа пользователя c EMC Documentum:

Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т. п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

1.2.2 CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне.

При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia включает системы:

автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Workflow»);

— обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации («CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);

— автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);

— автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMedia-HelpDesk»);

— обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тренинг»).

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

— подготовка и согласование документов;

— регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр. ;

— создание и ведение папок документов;

— создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

— контроль исполнения документов и резолюций;

— сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов;

— подготовка, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

— информационная поддержка работы с клиентами;

— планирование работ, контроль исполнения планов;

— ведение проектов;

— учет рабочего времени сотрудников;

— подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;

— автоматизация кадрового делопроизводства;

— автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т. д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;

модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;

многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;

возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;

масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;

корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т. п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т. д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;

возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;

наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;

наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т. е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;

интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;

возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;

возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

CompanyMedia — одна из старейших систем автоматизации документооборота на российском рынке. Она объединяет в себе опыт многих компаний, которые внедрили и используют ее у себя. Выбирая CompanyMedia, вы выбираете не только продукт, но и команду высококлассных специалистов, которые обладают богатейшим опытом и любят свое дело.

Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:

— несвоевременной доставки информации;

— невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;

— потери информации при ее передаче и хранении;

— длительного согласования проектов документов, и, соответственно, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

— несвоевременного выполнения деловых обязательств.

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое информационное пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).

С системой также прекрасно работает eToken — электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта Р Ф, сертификатом соответствия ИСО 9001−2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа в локальном офисе:

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

— автоматизировать регистрацию документов и заданий;

— обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

— осуществлять мгновенный поиск информации;

— контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

— проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

— организовать долговременное хранение документов организации;

— обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа в территориально-распределённой организации:

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;

— АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;

— «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

— «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

— «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

— средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

— «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

«HTTP-сервер»:

В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM «Архивариус»:

Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM «Руководитель»:

Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент — серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки — НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

— Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

— Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

— В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

— Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies — технология Drag& Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

— Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

— Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

— Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

— Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

— Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

— Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

— Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».

— Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

1.2.4 Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» — первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта Р Ф.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Поддержка любой технологии работы с документами:

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

— Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

— Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

— Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость;

Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью — возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

Работа в Интернет / Интранет сетях;

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Поддержка распределенного электронного документооборота;

Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности — свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

Законодательстве РФ;

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);

Например:

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007. Управление документами — Общие требования;

— ГОСТ Р 6. 30−2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — Требования к оформлению документов;

— ГОСТ Р 52 294−2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;

— ГОСТ Р ИСО/МЭК 17 799−2005. Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;

— Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15 408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1−3);

— ГОСТ Р 34. 10−2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иных нормативно-методических документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения:

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle — поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY — ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin — разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

— «1С: Предприятие»;

— продукты компании «ЭОС»;

— другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

— для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

— для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

— для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

— для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Простота внедрения и использования:

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС»:

Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;

— Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;

— Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;

— Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению и консультанты;

— Служба технической поддержки клиентов;

— Наличие собственного Учебного центра компании «ЭОС».

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

1.2.5 1С: Архив

1С: Архив — универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С: Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С: Архив может хранить документы любых типов — офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т. д. Как показывает опыт, 1С: Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С: Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С: Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С: Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов:

С помощью 1С: Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов:

Документы в 1С: Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С: Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С: Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов:

На каждый документ в 1С: Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6. 30−2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей:

В 1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами:

Для просмотра и редактирования документов 1С: Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С: Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции:

В системе 1С: Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ:

1С: Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование:

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С: Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web:

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск:

1С: Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т. е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется «Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик». Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С: Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа:

Каждому объекту 1С: Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям — просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С: Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С: Архива от файл-сервера:

§ однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;

§ автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;

§ поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;

§ эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;

§ надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.

§ эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями:

В состав 1С: Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

§ добавить к уже существующим системам функциональность 1С: Архива;

§ разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;

§ создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С: Архиве;

§ разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С: Архива можно осуществлять из 1С: Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

1.2.6 DIRECTUM

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM:

§ Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

§ Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

§ Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

§ Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

§ Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

§ Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Компоненты:

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

· Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

· Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

· Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

· Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

· Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

· Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

· Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).

· Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

· Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Процесс внедрения системы DIRECTUM:

Выбор и приобретение системы электронного документооборота — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Качественное комплексное внедрение — одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

§ библиотеку типовых проектных решений;

§ моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;

§ четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;

§ проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

§ расчет эффективности по итогам внедрения и т. д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

— работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

— высшее руководство работает с документами из системы;

— контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

— в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

— создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Эффект от внедрения DIRECTUM:

Внедрение документооборота — это не просто «дань моде». Это — осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

· Прозрачность бизнес-процессов Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

· Исключение несанкционированного доступа Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

· Повышение исполнительской дисциплины По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

· Выполнение требований стандартов ISO-9000 Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации.

· Одно из требований к СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

· Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:

o обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001: 2000 по управлению документами и записями;

o поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

o предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

· Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия.

· Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

· Легкость внедрения инноваций и обучения Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

o быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;

o легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

· С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

· Развитие корпоративной культуры Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

· Рост конкурентных преимуществ Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Преимущества:

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Клиенты

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген».

1.3 Обзор средств реализации

В связи с относительной простотой автоматизируемой области и наличием больших массивов обрабатываемых однотипных данных наиболее эффективным решением представляется создание автоматизированной системы документооборота в рамках СУБД

На сегодняшний день известно более двух десятков форматов данных настольных СУБД. Однако, наиболее популярными, исходя из числа проданных копий, следует признать Delphi, Paradox, FoxPro и MS Access.

1.3.1 Microsoft Access

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в цепом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный шип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавлять в таблицу одну или несколько записей; удалять из таблицы одну или несколько записей; обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях; находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию. Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций.

1.3.2 Delphi

Корпорация Borland Software является одним из мировых лидеров в области создания не зависящих от платформы решений для оптимизации разработки программного обеспечения. Процесс разработки в Delphi предельно упрощен, первую очередь это относится к созданию интерфейса. Мощность и гибкость Delphi при работе с базами данных основана на низкоуровневом ядре — процессоре баз данных Borland Database Engine (BDE). Его интерфейс с прикладными программами называется Integrated Database Application Programming Interface (IDAPI). В принципе, сейчас не различают эти два названия (BDE и IDAPI) и считают их синонимами. BDE позволяет осуществлять доступ к данным как с использованием традиционного record-ориентированного (навигационного) подхода, так и с использованием set-ориентированного подхода, используемого в SQL-серверах баз данных. Кроме BDE, Delphi позволяет осуществлять доступ к базам данных, используя технологию (и, соответственно, драйверы) Open DataBase Connectivity (ODBC) фирмы Microsoft. Но, как показывает практика, производительность систем с использованием BDE гораздо выше, чем оных при использовании ODBC. ODBC драйвера работают через специальный «ODBC socket», который позволяет встраивать их в BDE. Все инструментальные средства баз данных Borland — Paradox, dBase, Database Desktop — используют BDE. Все особенности, имеющиеся в Paradox или dBase, «наследуются» BDE, и поэтому этими же особенностями обладает и Delphi.

1.3.3 Paradox

Paradox был разработан компанией Ansa Software, и первая его версия увидела свет в 1985 году. Этот продукт был впоследствии приобретен компанией Borland. С июля 1996 года он принадлежит компании Corel и является составной частью Corel Office Professional.

В конце 80-х — начале 90-х годов Paradox, принадлежавший тогда компании Borland International, был весьма популярной СУБД, в том числе и в нашей стране, где он одно время занимал устойчивые позиции на рынке средств разработки настольных приложений с базами данных.

Принцип хранения данных в Paradox сходен с принципами хранения данных в dBase — каждая таблица хранится в своем файле (расширение *. db), MEMO — и BLOB-поля хранятся в отдельном файле (расширение *. md), как и индексы (расширение*. px). Однако, в отличие от dBase, формат данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к данным этого формата требуются специальные библиотеки. Например, в приложениях, написанных на C или Pascal, использовалась некогда популярная библиотека Paradox Engine, ставшая основой Borland Database Engine. Эта библиотека используется ныне в приложениях, созданных с помощью средств разработки Borland (Delphi, C++Builder), в некоторых генераторах отчетов (например, Crystal Reports) и в самом Paradox. Существуют и ODBC-драйверы к базам данных, созданным различными версиями этой СУБД. Однако отсутствие «открытости» формата данных имеет и свои достоинства. Так как в этой ситуации доступ к данным осуществляется только с помощью «знающих» этот формат библиотек, простое редактирование подобных данных по сравнению с данными открытых форматов типа dBase существенно затруднено. В этом случае возможны такие недоступные при использовании «открытых» форматов данных сервисы, как защита таблиц и отдельных полей паролем, хранение некоторых правил ссылочной целостности в самих таблицах — все эти сервисы предоставляются Paradox, начиная с первых версий этой СУБД.

По сравнению с аналогичными версиями dBase ранние версии Paradox обычно предоставляли разработчикам баз данных существенно более расширенные возможности, такие как использование деловой графики в DOS-приложениях, обновление данных в приложениях при многопользовательской работе, визуальные средства построения запросов, на основе интерфейса QBE — Query by Example (запрос по образцу), средства статистического анализа данных, а также средства визуального построения интерфейсов пользовательских приложений с автоматической генерацией кода на языке программирования PAL (Paradox Application Language).

Windows-версии СУБД Paradox, помимо перечисленных выше сервисов, позволяли также манипулировать данными других форматов, в частности dBase и данными, хранящимися в серверных СУБД. Такую возможность пользователи Paradox получили благодаря использованию библиотеки Borland Database Engine и драйверов SQL Links. Это позволило использовать Paradox в качестве универсального средства управления различными базами данных (существенно облегченная версия Paradox 7 под названием Database Desktop по-прежнему входит в состав Borland Delphi и Borland C++Builder именно с этой целью). Что же касается базового формата данных, используемого в этом продукте, то он обладает теми же недостатками, что и все форматы данных настольных СУБД, и поэтому при возможности его стараются заменить на серверную СУБД, даже сохранив сам Paradox как средство разработки приложений и манипуляции данными.

Однако популярность этого продукта как средства разработки в последнее время несколько снизилась, хотя в мире эксплуатируется еще немало информационных систем, созданных с его помощью.

1.3.4 Microsoft FoxPro

FoxPro ведет свое происхождение от настольной СУБД FoxBase фирмы Fox Software. Разрабатывая FoxBase в конце 80-х годов, эта компания преследовала цель создать СУБД, функционально совместимую с dBase с точки зрения организации файлов и языка программирования, но существенно превышающую ее по производительности. Одним из способов повышения производительности являлась более эффективная организация индексных файлов, нежели в dBase, по формату индексных файлов эти две СУБД несовместимы между собой. По сравнению с аналогичными версиями dBase, FoxBase и более поздняя версия этого продукта, получившая название FoxPro, предоставляли своим пользователям несколько более широкие возможности, такие как использование деловой графики, генерация кода приложений, автоматическая генерация документации к приложениям и т. д.

Впоследствии этот продукт был приобретен компанией Microsoft. Его последние версии (начиная с версии 3. 0, выпущенной в 1995 году) получили название Visual FoxPro. С каждой новой версией этот продукт оказывался все более и более интегрирован с другими продуктами Microsoft, в частности с Microsoft SQL Server, в состав Visual FoxPro в течение нескольких последних лет входят средства переноса данных FoxPro в SQL Server и средства доступа к данным этого сервера из Visual FoxPro и созданных с его помощью приложений. Хотя формат данных FoxPro также модифицировался с каждой новой версией, приобретая такие возможности, как хранение правил ссылочной целостности и некоторых бизнес правил в самой базе данных, миграции приложений Visual FoxPro на серверные платформы уделялось значительно большее внимание. Последняя версия этого продукта — Visual FoxPro 6. 0, доступна и отдельно, и как составная часть Microsoft Visual Studio 6.0. Отличительной особенностью этой настольной СУБД от двух рассмотренных выше является интеграция этого продукта с технологиями Microsoft, в частности поддержка COM (Component Object Model — компонентная объектная модель, являющаяся основой функционирования 32-разрядных версий Windows и организации распределенных вычислений в этой операционной системе), интеграция с Microsoft SQL Server, возможности создания распределенных приложений, основанных на концепции Windows DNA (Distributed interNet Applications). Visual Fox Pro 6.0 предоставляет следующие возможности: средства публикации данных в Internet и создания Web-клиентов, средства создания ASP-компонентов и Web-приложений, средства создания COM-объектов и объектов для Microsoft Transaction Server, позволяющих создавать масштабируемые многозвенные приложения для обработки данных, средства доступа к данным серверных СУБД, базирующиеся на использовании OLE DB (набор COM-интерфейсов, позволяющий осуществить унифицированный доступ к данным из разнообразных источников, в том числе из нереляционных баз данных и иных источников, например Microsoft Exchange), средства доступа к данным Microsoft SQL Server и Oracle, включая возможность создания и редактирования таблиц, триггеров, хранимых процедур, средства отладки хранимых процедур Microsoft SQL Server, средство визуального моделирования компонентов и объектов, являющиеся составными частями приложения — Visual Modeller, средство для управления компонентами приложений, позволяющее осуществлять их повторное использование.

Итак, тенденции развития этого продукта очевидны: из настольной СУБД Visual FoxPro постепенно превращается в средство разработки приложений в архитектуре «клиент/сервер» и распределенных приложений в архитектуре Windows DNA. Впрочем, эти тенденции в определенной степени характерны для всех наиболее популярных настольных СУБД. Paradox также позволяет осуществлять доступ к наиболее популярным серверным СУБД.

1.3.5 Redmine

Redmine — открытое серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок. Redmine написан на Ruby и представляет собой приложение на основе широко известного веб-фреймворка Ruby on Rails. Распространяется согласно GNU General Public License.

Функциональныевозможности

Данный продукт предоставляет следующие возможности:

ведение нескольких проектов;

гибкая система доступа, основанная на ролях;

система отслеживания ошибок;

диаграммы Ганта и календарь;

ведение новостей проекта, документов и управление файлами;

оповещение об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты;

вики для каждого проекта;

форумы для каждого проекта;

учёт временных затрат;

настраиваемые произвольные поля для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей;

лёгкая интеграция с системами управления версиями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs);

создание записей об ошибках на основе полученных писем;

поддержка множественной аутентификации LDAP;

возможность самостоятельной регистрации новых пользователей;

многоязыковой интерфейс (в том числе русский);

поддержка СУБД MySQL, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

НекоторыенедостаткиRedmine

· Управление файлами и документами в Redmine сводится к их добавлению, удалению и редактированию. Правами доступа ни к файлам, ни к отдельным документам управлять нельзя.

· Отсутствуют оповещения об изменении документов.

· В Redmine нельзя управлять правами доступа на уровне отдельных полей задачи. Например, на данный момент от клиентов нельзя скрыть оценки времени работы над проектом или информацию о потраченном времени.

· В Redmine можно управлять правами доступа на уровне проектов, но нельзя назначить права на какую-то версию проекта или отдельную задачу. Это значит, что если пользователю нужен доступ всего к одной задаче, то придется давать доступ ко всему проекту.

· Если пользователь Redmine получил доступ к проекту, то сейчас нельзя ограничить его активность какими-то отдельными типами задач (трекерами). Например, нельзя разрешить просматривать или создавать задачи только какого-то определенного типа.

· В Redmine все дополнительные поля доступны всем пользователям, все участники проекта смогут их видеть и изменять. Это ограничение может привести к сложностям при наличии неоднородной команды, когда доступ к проекту имеют и менеджеры, и разработчики, и клиенты.

· В Redmine нет прав на отдельные типы переходов в workflow. Например, сейчас нельзя указать, что когда кто-то заканчивает исправлять ошибку, он должен выбрать ответственным тестировщика и должен указать номер билда. Также нельзя скрыть внутреннюю переписку между программистами от клиента.

· В Redmine в список задач не выводится общая трудоемкость задач, а в отчетах по трудоемкости нельзя делать отборы, в том числе и по исполнителю.

· В Redmine не реализовано делегирование задач — нельзя передать задачу другому исполнителю, отметив, что задачу должен исполнять он, но оставив себе наблюдение за задачей.

1.3.6 Выбор средства реализации

Изначально в нашей компании была необходима баг-трекинговая система, после долгого сотрудничества с нашими разработчиками средствами ПО «JIRA», было принято решение организовать свою команду разработчиков. При этом было решено использовать Redmine — это серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок, которое идеально подходило для работы компании. Плюсом приложения является ее доступность, т.к. Redmine — ПО с открытым исходным кодом.

Впоследствии работы появилась необходимость внедрения СЭД, так как загруженность работы с документами в бумажном виде становилась неприемлемой, и было решено свести ее к минимуму, переведя все в электронный вид. Тем самым мы решили интегрировать в веб-приложение дополнительные модули позволяющие реализовать систему автоматизированного документооборота, которая будет описана во 2 главе.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Описание программного продукта и его установка

Изначально Redmine создавался как баг-трекинговая система для описания ошибок и ведения проектов разного рода разработок.

Пользователисистемы.

Пользователи являются одним из центральных понятий предметной области. Модель пользователя является основой для идентификации и аутентификации работающего с системой персонала и клиентов, а также для авторизации их в разных ролях, проектах и т. п.

Роли

Роли пользователей определяются гибкой моделью определения прав доступа пользователей. Роли включают в себя набор привилегий, позволяющих разграничивать доступ к различным функциям системы.

Пользователям назначается роль в каждом проекте, в котором он участвует, например «менеджер в проекте по разработке сайта А», «разработчик в проекте по поддержанию интранета компании» или «клиент в проекте по рефакторингу информационной системы компании Б». Пользователь может иметь несколько ролей. Назначение роли для отдельной задачи (issue) в данный момент невозможно.

Проекты

Проект является одним из основных понятий в предметной области систем управления проектами. Благодаря этой сущности возможно организовать совместную работу и планирование нескольких проектов (рис. 2 «Проекты») одновременно с разграничением доступа различным пользователям (см. выше). Проекты допускают иерархическую вложенность.

Рис. 2 «Проекты».

Трекеры

Трекеры являются основной классификацией, по которой сортируются задачи в проекте. Само по себе понятие «трекер» восходит к системам учёта ошибок (англ. Bug tracking tool), представлявшим каждая в отдельности один проект.

По сути, в «Redmine» трекеры (рис. 3 «Трекеры») представляют собой аналог подклассов класса «Задача» и являются основой для полиморфизма разного рода задач, позволяя определять для каждого их типа различные поля. Примерами трекеров являются «Улучшение», «Ошибка», «Документирование», «Поддержка».

Рис. 3 «Трекеры».

Задачи

Задачи являются центральным понятием всей системы, описывающим некую задачу, которую необходимо выполнить. У каждой задачи в обязательном порядке есть описание и автор, в обязательном порядке задача привязана к трекеру (рис. 4 «Задачи»).

Рис. 4 «Задачи»

Каждая задача имеет статус. Статусы представляют собой отдельную сущность с возможностью определения прав на назначение статуса для различных ролей (например, статус «отклонен» может присвоить только менеджер) или определение актуальности задачи (например, «открыт», «назначен» — актуальные, а «закрыт», «отклонен» — нет).

Для каждого проекта отдельно определяются набор этапов разработки и набор категорий задач. Среди других полей интересны также «оцененное время», служащее основой для построения управленческих диаграмм, а также поле выбора наблюдателей за задачей (см. «Получение уведомлений»).

К задачам имеется возможность прикреплять файлы (имеется отдельная сущность «Приложение»).

Значения других перечислимых свойств (например, приоритетность) хранятся в отдельной общей таблице.

Отслеживаниеизменениястатусазадач

Источник: http://ktzht.org.ua/work/476762/Avtomatizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na

Реферат: Системы управления. www.Referatik.Ru — Дипломы. затронуты возможные пути автоматизации документооборота ...Диплом Делопроизводство Управление. Диплом: Управление системой документооборота на. пути автоматизации документооборота ...Диплом Электронный документооборот - Я пишу дипломы, курсовые по - Решение проблемы автоматизации документооборота, а ...диплом документооборот диплом документооборот Напишем уникально для Вас! автоматизация документооборота диплом Разработка системы автоматизации. Разработка системы автоматизации документооборота. [Диплом, 175,45 Кб, от: 17.12.2002]. автоматизация документооборота диплом Решение ABBYY FlexiCapture Автоматизация документооборота в вашей организации автоматизация документооборота диплом Дипломные на заказ. Петербург! Напишем дипломную или предложим из готовых. Все предметы. Договор. Звоните!Возможности "1С:Документооборот" Практический курс: сценарии процессов, интерфейсы и функции программы. СПбДипломные работы в СПб! Купи готовую дипломную или закажи авторское написание. Торопитесь!Программное обеспечение. Тема: Автоматизация документооборота. Тип. системы документооборота. Диплом. автоматизация документооборота диплом Диплом на тему "Совершенствование - Автоматизация документооборота в строительной - документооборота диплом рост количества - автоматизация документооборота диплом Дипломная работа: Автоматизация. www.Referatik.Ru — Дипломы. управления в условиях автоматизации документооборота... автоматизация документооборота диплом Автоматизация предприятия Е1 Евфрат - автоматизация бизнес-процессов. Оцените наши преимущества! автоматизация документооборота диплом Выгодное предложение Закажите диплом! Гарантии и скидки! автоматизация документооборота диплом Дипломные работы! СПб! Написание дипломных работ. Все специальности. Срочное выполнение. Закажи!Дипломы документооборот Готовые работы и индивидуальное изготовление. Качественно, без посредников!Системы электронного. Вид работы: Диплом ; Предмет:. Система автоматизации документооборота .Диплом Разработка системы. Диплом на тему Разработка системы автоматизации документооборота для отдела кадров. автоматизация документооборота диплом Акция: Бесплатная настройка СЭД! Зимняя акция: 25 бесплатных часов при покупке СЭД на базе 1С:Предприятие 8 автоматизация документооборота диплом Автоматизация процессов - Тема: Автоматизация процессов документооборота. Вид работы: Диплом ; Предмет: Антикризисный ...

Источник: http://euvlxm.blogspot.com/2013/02/blog-post_3798.html

Дипломная работа: Разработка информационной технологии организации электронного документооборота

Дипломная работа: Разработка информационной технологии организации электронного документооборота

Министерство образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО «Ивановский Государственный Университет»

Кафедра информационных технологий в экономике и организации производства

Допустить к защите в ГАК

Зав. кафедрой ИТЭ и ОП,

канд. техн. наук., доцент Голяков С.М.

«____»___________ 2010 г.

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

Разработка информационной технологии организации электронногодокументооборота

Дипломник СаляходиноваМ.С.

Научный руководитель,

доцент, канд. техн. наук ГоляковС.М.

Иваново, 2010


Введение

Эффективность управлениякрупным предприятием практически в любой сфере деятельности все более и болеезависит от применения современных информационных технологий. На первый план внастоящее время выходят требования по комплексной автоматизации деятельностипредприятия, по простоте адаптации средств автоматизации к изменениям втехнологии предметной области.

Столь высокий уровеньтребований к средствам автоматизации может быть реализован только посредствомзаказных проектов по созданию автоматизированной информационной системы (АИС)конкретного предприятия. При этом под созданием понимается не только разработкаАИС «с нуля», но и выбор, адаптация, интеграция существующих решений.Независимо от способа реализации конечный результат должен обладатьконцептуальной целостностью и функциональной полнотой по отношению кфункциональным требованиям предприятия-заказчика.

В компании ОАО«Центральный телеграф» уже продолжительное время используются программныесредства, помогающие снизить ручной труд и разработана собственная системаведения операций. Однако, с увеличением клиентской базы и появлением новых услуг,существующие системы не в полном объеме удовлетворяют потребностям компании. Анализработы ОАО «Центральный телеграф» показал, что при наличии существующейинформационной системы, процесс ведения документооборота в области работы склиентами не автоматизирован, что выражается в значительных трудозатратах иувеличении времени работ.

Актуальность дипломногопроектирования заключается в необходимости повышения уровня обслуживанияклиентов за счет внедрения новых информационных технологий управлениядокументооборотом.

Внедрение смарт-карт повыситуровень обслуживания клиентов организации за счет плавного перехода ксамостоятельному управлению набором дополнительных услуг, что сократит временныезатраты и уменьшит количество расходных материалов. А так же позволит сократитьрост дебиторской задолженности за счет введения предоплатной системы расчета замеждугороднюю связь и своевременной оплаты за услуги проводной связи.

Новизна дипломного проектазаключается во внедрении ранее не использовавшейся в организации информационнойтехнологии обслуживания по смарт-картам.

Практическая значимостьдипломного проекта заключается в возможности использования новых решений в ОАО«Центральный телеграф», что повысит эффективность работы организации ипривлечет новых клиентов.

Исходя из актуальности,новизны и практической значимости сформулирована цель дипломного проекта, сутьюкоторого является повышение уровня обслуживания клиентов за счет разработки информационныхтехнологий управления документооборотом, обеспечивающих повышение эффективностиработы сотрудников организации и ее клиентов.

В соответствии с указаннойцелью формулируются задачи, решаемые в процессе дипломного проектирования:

1) Выполнить анализиспользуемых информационных технологий;

2) Провести анализбизнес-процессов ведения документооборота в организации;

3) Разработать постановкуи алгоритм решения комплекса задач;

4) Разработать проектныерешения;

5) Оценить эффективностьприменения разработанных информационных технологий;

6) Разработать предложенияпо использованию и развитию информационных технологий.

Сформулированные задачипроектирования определили порядок изложения материала в дипломном проекте.

В первой главе приводится общаяхарактеристика исследуемого объекта автоматизации: организационная структурауправления, организация работы. Определена задача, подлежащая автоматизации иобоснован ее выбор. Также рассмотрены информационные потоки и информационныетехнологии, в результате чего определены проблемы в сфере обслуживанияклиентов, возникающие в организации в настоящее время. Обоснована необходимостьвнедрения новых информационных технологий.

Во второй главе проводитсяразработка технического задания по внедрению смарт-карт. Разработка постановкии алгоритма решения комплекса задач. Производится программная реализациякомплекса задач.

В третьей главе приводятсякритерии и показатели эффективности, на основе которых производится расчетэффективности разработанных информационных технологий управлениядокументооборотом.

В заключении дается выводо выполненном проектировании. Разработаны предложения по дальнейшему развитию информационныхтехнологий в ОАО «Центральный телеграф».

В работе приведен списоклитературы, используемый в процессе разработки проекта, включающий 50источников.


1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическаяхарактеристика

ОАО «Центральный Телеграф»один из ведущих операторов связи России с полуторавековой историей.Деятельность предприятия неразрывно связана с развитием связи в России — этоодна из тех компаний, которая заложила фундамент телекоммуникационной отраслистраны. С совершенствованием технологий и изменением жизни компания изменяласьи адаптировалась к новым условиям, развивая сетевую инфраструктуру, внедряясовременные технические решения, осваивая новые рынки, привлекая клиентовиндивидуальным подходом, качеством и разнообразием услуг.

Четкая бизнес-стратегия всочетании с ясным пониманием законов и тенденций развития рынка позволили«Центральному Телеграфу» войти в десятку крупнейших альтернативных операторовфиксированной и Интернет связи страны. А инновационные технологии и клиентоориентированностьобозначили прочные позиции компании на всех сегментах рынка.

Регион деятельностикомпании – Москва и Московская область. Технологическая платформа – собственнаяволоконно-оптическая сеть общей протяженностью около 2300 км в Москве иПодмосковье, и 2200 км в Москве у дочерней компании ЗАО «Центел». Основнаятранспортная сеть построена на базе технологи SDH и MetroEthernet/IP/MPLS. СетьSDH имеет кольцевую структуру и насчитывает около 230 узлов с пропускнойспособностью от STM-1 до STM-64. Сеть MetroEthernet/IP/MPLS имеет трехуровневуюархитектуру и состоит из магистральной сети, сети агрегации и сети доступа.Уровень магистрали и агрегации построен с использованием резервированныхмногосвязных схем и насчитывает 31 узел с пропускной способностью от 2,5 до 10Гбит/с. Уровень доступа состоит из 520 узлов концентрации размещенных на 300площадках и 15000 узлов доступа. Основная применяемая технология доступаEthernet, а в некоторых районах используется технология ADSL2+. В сети так жеактивно используется технология DWDM и PON.

Один из ключевых проектовкомпании - создание Единой Мультисервисной Сети Московского региона (сетьQWERTY). Строительство ведется с 2004 года силами ОАО «Центральный телеграф» идочерней компании — ЗАО «Центел». Сеть строится с использованием технологийMetro Ethernet, Ethernet To The Building и позволяет передавать всесуществующие виды информации. В настоящее время она покрывает около 100 районовМосквы, а также города Подмосковья: Балашиху, Красногорск, Лобню, Люберцы, Королев,Мытищи, Одинцово и Химки. Сетью охвачено около 2 млн. квартир в Москве иближайшем Подмосковье.

Телефонная сеть«Центрального телеграфа» включает 7 мощных опорно-транзитных узлов натерритории Москвы и Московской области с общей монтированной емкостью более 350тыс. номеров в коде АВС-495, 499, 498, и восемь оконечно-транзитных станций натерритории Подмосковья. Сеть построена на базе технологий TDM и NGN. Вместе страдиционными АТС на сети эксплуатируется три SoftSwitch. Для оказания услугконечным потребителям установлено более 250 телефонных выносов построенных потехнологии NGN и TDM.

Для предоставления услугТВ в «Центральном телеграфе» развернуто два телепорта с 12-ю спутниковымиантеннами от 1,2 до 3,1 метра. Часть ТВ-каналов поставляется из студий поназемным оптоволоконным линиям связи.

На сегодняшний день более4500 компаний в Москве и Подмосковье оценили высокое качество услуг«Центрального Телеграфа». Клиентами компании являются: Управление деламиПрезидента РФ, Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны,чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС РФ),Министерство связи и информационных технологий РФ, Министерство обороны РФ,Центральный банк, Сбербанк, Внешторгбанк, Аэрофлот, строительные и инвестиционныекомпании.

Для населения ОАО«Центральный Телеграф» устанавливает домашние телефоны с предоставлениемномеров в кодах 495, 499 и 498, предоставляет высокоскоростной доступ вИнтернет и услуги цифрового телевидения.

На базе ЕдинойМультисервисной Сети Московского региона компания «Центральный Телеграф»предлагает населению качественные, универсальные и доступные домашниекоммуникации: цифровую телефонную связь, высокоскоростной доступ в Интернет,цифровое телевидение. Услуги предоставляются под брендом QWERTY.

В настоящее время ОАО«Центральный Телеграф» предоставляет услуги телефонной связи более 40 тысячамабонентам в Московском регионе, услугами широкополосного доступа в Интернетпользуются свыше 110 тысяч абонентов, из которых более 10 тысяч — ADSL-абонентыв Подмосковье, более 100 тысяч — подключены по технологии Metro Ethernet вМоскве.

На сегодняшний деньсозданная на предприятии система менеджмента качества соответствует требованияммеждународного стандарта ISO 9001:2000 применительно к услугам связи.

Целью ОАО «Центральныйтелеграф» является извлечение прибыли и удовлетворение потребностей населения,органов государственной власти, других хозяйствующих субъектов и юридическихлиц в услугах связи.

Основными видамидеятельности ОАО «Центральный телеграф» являются:

Предоставление услуг службтелеграфной связи:

- услуги АТ/Телекс;

- услуги по предоставлениюв аренду телеграфных каналов;

- услуги «телеграмма»(прием, обработка, доставка телеграмм).

Предоставление услугпередачи данных сети связи общего пользования, включая услуги передачи данныхпо радиосети.

Предоставление услугтелематических служб сети связи общего пользования (служб электронной почты,службы факсимильных сообщений, телеконференций, аудиоконференций, передачифайлов, доступа к информационным ресурсам, информационно-справочная служба,служба обработки сообщений, служба голосовых сообщений и т.д.).

Предоставление услугместной, внутризоновой, междугородной и международной связи общего пользованиядля населения, организаций и операторов связи (включая услуги интеллектуальнойсети).

Предоставление услуг службпередачи газет и другой печатной продукции.

Предоставление услуг службмультимедиа и видеоконференцсвязи.

Предоставление местных,внутризоновых, междугородных каналов и трактов связи в аренду на основепроводных, оптоволоконных и радио линий связи.

Осуществление функцийГлавного узла по оперативно-техническому управлению и контролю за работой сетейдокументальной электросвязи в пределах Центральной зоны.

Предоставление услуг информационногообслуживания:

Предоставление услуг посертификации и испытаниям оборудования электросвязи.

Создание и эксплуатацияцентров коллективного пользования со службой доставки, автоматизированныхрекламных агентств, справочно-информационных банков данных и других системоперативного управления и информационного обслуживания.

Осуществлениеинвестиционных проектов и проектов в промышленности, оказание внедренческих,консультационных, информационных и посреднических услуг.

Осуществлениестроительных, проектных и монтажных работ.

Осуществлениевнешнеэкономической деятельности.

Организация защитысведений, составляющих государственную тайну, тайну связи и иную охраняемуюзаконом связи.

ОАО «Центральный телеграф»имеет сложную организационную структуру. Так как территориальный центрпредоставления услуг (ТЦПУ) в г. Королеве является тем структурным компонентом,который призван использовать результаты данного дипломного проектирования, наего характеристике стоит остановиться подробнее. Организационная структура ТЦПУприведена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Структура ТЦПУ вг. Королеве

«Центральный телеграф»действует в организационно-правовой форме открытого акционерного общества.Общество создано на неограниченный срок деятельности.

Правовое положениеорганизации, порядок ее деятельности, реорганизации и ликвидации, а также праваи обязанности акционеров определяются Гражданским кодексом РоссийскойФедерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», прочими федеральнымизаконами, иными правовыми актами Российской Федерации, принятымисоответствующими государственными органами в пределах их полномочий, а такжеУставом ОАО «Центральный телеграф» [6, 43].

1.2 Экономическая сущностьИСУ

Прием заявлений назаключение договоров на оказание услуг связи по предоставлению доступа ктелефонной сети общего пользования (ТфОП) осуществляется отделами продаж ТЦПУ,непосредственно менеджерами отдела продаж при помощи информационной системы«Расчет-М».

Отдел продаж выполняетследующие функции:

Заключение и ведение договоровна абонентское обслуживание.

Работа с дебиторскойзадолженностью.

Прием, регистрация ирассмотрение рекламаций.

Выставление счетов заабонентское обслуживание.

Прием и рассмотрениезаявлений на наличие технической возможности предоставления доступа к ТфОП.

Формирование техническойдокументации для оказания услуг связи.

Прием и регистрациязаявлений на дополнительные виды обслуживания.

Проведение рекламных акцийпо расширению зоны обслуживания.

Проведение рекламных акцийпо предоставлению скидок и льгот для новых и уже существующих абонентов.

Продажа телефонных иинтернет-карт, коробочных продуктов БАZА [6].

В своей работе отделпродаж взаимодействует с другими подразделениями организации (рис. 1.2.)


Рис. 1.2. Взаимодействие сдругими подразделениями

На основе предоставленныхданных подразделения выполняют следующие функции:

Служба расчетов:

контроль дебиторскойзадолженности;

начисление ежемесячнойоплаты за услуги связи;

выставление счетов зауслуги связи;

разработка тарифной сеткиза услуги связи;

перерасчет и возвратизлишне уплаченных или ошибочно начисленных сумм за услуги связи согласнописьменным заявлениям абонентов;

Отдел рекламаций илиюридический отдел:

работа с обращениями,письменными заявлениями, рекламациями абонентов;

разработка, обновлениеунифицированных форм договоров и дополнительных соглашений на оказание услугсвязи, заявлений на подключение дополнительных услуг и т.д;

передача, сопровождение ивзыскивание дебиторской задолженности с абонентов, в т.ч. в судебном порядке;

контроль работы службырасчетов за исполнением процедуры перерасчета и возврата излишне уплаченные илиошибочно начисленных сумм за услуги связи согласно письменным заявлениямабонентов;

Служба организациитехнического управления:

подключение дополнительныхуслуг по письменным заявлениям абонентов;

предоставление доступа куслугам связи после заключения договора на оказание услуг связи;

блокировка абонентов, имеющихдебиторскую задолженность;

Таким образом, работа,связанная с обслуживанием абонентов, выполняется всегда на основе егописьменного заявления, которые принимает отдел продаж. Менеджеры отдела продажзаносят информацию по этим заявлениям в ИС «Расчет-М», после чего сотрудникидругих подразделений видят произведенные изменения на своих рабочих местах иприступают к работе. Но следует отметить тот факт, что все заявки наподключение услуг дублируются помимо ИС еще и по электронной почте, чтобыувеличить вероятность того, что заявление будет рассмотрено. Несмотря на это,часто возникают конфликтные ситуации по причине того, что нужная услуга не былаоперативно подключена или отключена. Так же бывают ситуации, когда платежи пооплате услуг доходят с опозданием и это приводит к отключению услуг связи, чтотак же ведет к недовольству абонентов.

Благодаря проведенномуанализу функций рассматриваемых отделов, становится ясно, что процессобслуживания клиентов необходимо усовершенствовать. Предлагается внедрить вдеятельность организации персональные смарт-карты клиента, которые будутсодержать информацию о его счете и подключенных услугах. При внедрениитехнологии необходимо учесть возможность переноса данных из ИС «Расчет-М» насмарт-карту. Для этого потребуется произвести доработки в существующей ИС.


1.3 Обоснованиенеобходимости и цели использования современных информационных технологий дляреализации комплекса задач

Анализ работы ОАО«Центральный телеграф» показал, что документооборот в организации неавтоматизирован в должной степени, что вызывает значительное увеличение затраттруда и времени. В данный момент любая транзакция, касающаяся управленияличными данными клиента, требует его личного присутствия в ТЦПУ и заполнениязаявления, после чего данные набираются на компьютере менеджером в ИС изаявление отправляется по электронной почте.

Недостатки существующейсистемы управления документооборотом:

большая трудоемкостьобработки информации;

низкая оперативность,снижающая качество предоставления услуг;

невысокая достоверностьрезультатов решения задачи из-за дублирования потоков информации;

несовершенство процессовсбора, передачи, обработки и выдачи информации;

неимение возможностиклиенту самостоятельно следить за своим счетом и управлять набором услуг.

Игнорирование существующихнедостатков приводит к росту дебиторской задолженности в связи с тем, чтоабоненты не могут оперативно отслеживать состояние своего счета и погасить долгв установленные сроки.

В условиях возрастающейконкуренции на рынке телекоммуникаций необходимо внедрение новых информационныхтехнологий, целью которых является исправление изложенных недостатков. Этопозволит повысить уровень обслуживания существующих клиентов организации ипривлечь новых [30, 35, 37, 48].


1.4 Общая характеристикаорганизации обработки информации в информационной системе управления

Программой «Расчеты-М»пользуются ОП, СОТУ, СР, она общая для всей организации. Абонент обращается вОП с письменным заявлением на предоставление услуг связи, например, установкутелефона. Согласно его заявлению, менеджер заносит его данные в ИС и заводит нанего карточку (рис. 1.3.).

Рис. 1.3. Экранная формакарточки абонента

После занесения данныхменеджер нажимает «передача заказа в СОМ», т.е идет заявка в СОТУ нарезервирование пары и подтверждения наличия тех.возможности по адресу абонента.

После подтвержденияприходит ответ обратно в ОП, после этого менеджер составляет наряд на выполнениезаявки, в нашем примере на установку телефона, заказ передается в ТО ТЦПУкоторым устанавливается срок предоставления услуг, в данном случае в течении 15рабочих дней. После этого клиент получает от менеджера квитанцию на оплатуустановочного платежа, оплачивает ее и подтверждает свой платеж по эл.почте,факсу или лично. Менеджер, получив оплату, делает отметку в ИС об оплате, этовидит ТО и отдает наряд монтеру, и сообщает технические данные на станцию илиСОТУ, они осуществляют все подготовительные работы, потом монтер устанавливаеттелефон, сдает наряд в ТО, они отправляют в СОТУ, те же отправляют заказ овыполнении в СР и ОП. СР на основании этого заказа, производит начислениеабонентской платы с момента начала пользования услугами. После установки абонентуже может обратиться в ОП с письменным заявлением о подключении ДВО(дополнительного вида обслуживания), после чего отправляется заявка в СОТУ наподключение услуг и в СР для начисления оплаты за услуги, обратим внимание нато, что подключенные платные услуги отмечаются в ИС в карточке абонента, этонужно для СР чтобы выставлять ежемесячный счет за услуги. Также службе СР иСОТУ нужны данные какого оператора связи выбрал абонент, так как у них разныетарифы, и очень часто ошибочно подключают не того оператора, выставляютсянеправильные счета, абоненты опять пишут заявления, но уже претензии и этимначинает заниматься отдел рекламаций.

Служба расчетов (СР)выставляет счета за предоставленные услуги за прошедший месяц 5 числа каждогомесяца.

Квитанции распечатываютсяи рассылаются всем по почте до 20 числа каждого месяца. Если счет не дошел, тоабонент приходит за дубликатом счета, который выдает менеджер ОП с указаниемзадолженности. Также менеджер ОП может выдать счет за предыдущие месяца, можетсделать детализацию счета за МГ/МН по письменному заявлению абонента и приналичии паспорта, эта услуга платная. При наличии задолженности, после 25 числакаждого месяца составляются списки абонентов, имеющие дебиторскую задолженность.Списки передаются в СОТУ, и блокировка уже производится ими. Если абонентоплатил, он может принести квитанцию в ОП и менеджеры отправят ее по факсу вСР, при оплате через терминалы Элекснет оплата сразу видна, заявки наразблокировку или открытие доступа к услугам связи опять же производит СОТУ пописьменной заявке СР, это делается по электронной почте, при этом срок выполнениязаявки составляет сутки. В ИС в карточке абонента делается отметка о датеблокировки и ее виде. Если же у абонента задолженность свыше 3 месяцев спискипередаются в ЮС и там уже решается вопрос о передаче дел в суд о взысканиидебиторской задолженности и расторжении договора и отключения всех услуг иснятии телефона.

ЮС в программе работаеттолько с дебиторами для просмотра суммы и периода задолженности, просмотрадетальных расшифровок счетов для рассмотрения письменных претензий абонентов идает распоряжении о расторжении договора и отключения всех услуг в СОТУ и СР.

1.5 Обоснование проектныхрешений по техническому проектированию комплекса задач в ИСУ

Сегодня объем рынка системэлектронного документооборота (СЭД) в России растет чрезвычайно быстрымитемпами. Во многом это объясняется тем, что и государственные учреждения, икоммерческие компании хотят получить реальную отдачу от многолетних инвестицийв свою информационную инфраструктуру. Использование системы электронногодокументооборота позволит существенно повысить эффективность выполнения важныхуправленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах.Поэтому все больше и больше заказчиков переходит к широкому промышленномувнедрению СЭД [20, 22, 31].

Критерии выбора СЭД:

1) Поддержка полногожизненного цикла документа. Система электронного документооборота должнаподдерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование ивизирование их проектов, публикацию электронных документов, организациюархивного хранения документов с доступом к электронным архивам. Один и тот жедокумент в разные периоды своего жизненного цикла может существовать вэлектронном и бумажном видах. Поэтому СЭД призвана обеспечивать управление кактеми, так и другими.

2) Корпоративныйдокументооборот в системе территориально-распределенных предприятий.Оптимальная система корпоративного документооборота сочетает сквозной контрольза документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностьюуправленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Благодаря этомуповышается скорость принятия решений и их исполнения, руководители получаютвозможность реально управлять работой с документами в компьютерной сетипредприятия.

3) При развертывании СЭДобязательным условием является криптографическая защита конфиденциальнойинформации, хранящейся в базе данных и на рабочих станциях пользователей. Болеетого, система защищенного документооборота должна предусматривать возможностьзапуска процессов зашифрования и расшифровывания только пользователями,располагающими электронными ключами и знающими их PIN-коды.

Применение указанныхтехнологий позволяет создать в корпоративной сетевой инфраструктуре защищенныйконтур делопроизводственного процесса, обработки и хранения документов. Приэтом полностью сохраняется функциональная оснащенность системы и еепрозрачность для доверенных пользователей [20, 22].


1.6 Обоснование проектныхрешений по рабочему проектированию комплекса задач в ИСУ

Приведенный анализпозволяет сформулировать требования к проектированию информационной технологииэлектронного документооборота:

проектируемые ИТ должныфункционировать на основе единой сетевой базы данных;

интерфейс проектируемой ИТдолжен быть привычным и понятным, обеспечивать удобное и компактноепредставление данных, так как с данными будут работать пользователи, необладающие большими знаниями в области компьютерных технологий;

Требования к функциям(задачам), выполняемым с помощью ИТ:

просмотр данных клиента,перечня подключенных услуг и состояние счета;

управление подключеннымиуслугами, смена тарифного плана и ДВО должна быть возможна для всех клиентовбез необходимости личного обращения в ОП (через службу технической поддержки потелефону или через терминал);

осуществление платежей дляпредоплатной системы расчета за междугороднюю связь;

осуществление платежей зауслуги проводной связи.

Требования к техническомуобеспечению:

сеть терминалов «Элекснет»

устройство длячтения/записи смарт-карт

смарт-принтер для печатина пластиковых картах

процессор Pentium на 233МГц или более мощный (или совместимый с ним);

рекомендуемый объемоперативной памяти 1024 мегабайт (МБ); минимальный объем 128 МБ, максимальный -4 гигабайта (ГБ);

жесткий диск объемом 40 Гбили выше;

монитор VGA;

клавиатура;

мышь или совместимоеуказывающее устройство;

дисковод компакт-дисковили DVD-дисков;

МФУ.

Требования к программномуобеспечению:

операционная системаWindows XP;

ИС «Расчет М»

Internet Explorer 8.0.

1.7 Обоснование проектныхрешений по проектированию технологии сбора, передачи, обработки и выдачиинформации

Для реализациипоставленных задач на дипломное проектирование информационных технологииэлектронного документооборота было принято решение проектирования процессавнедрения смарт-карт в деятельность ОАО «Центральный телеграф».

Смарт-карта – это карта,носителем информации в которой является интегральная микросхема. В большинствеслучаев смарт-карты содержат микропроцессор и операционную систему,контролирующую устройство и доступ к объектам в его памяти. Смарт-карты находятвсё более широкое применение в различных областях, от систем накопительныхскидок до кредитных и дебетовых карт, студенческих билетов, телефонов стандартаGSM и проездных билетов [5, 6, 28].

Основное преимуществосмарт-карт состоит в том, что они являются средством, которое, в первую очередьпозволяет увеличить и разнообразить пакет услуг, предоставляемых клиенту.

В ОАО «Центральныйтелеграф» предполагается занести на смарт-карту все данные абонента, касающиесяподключенных услуг и суммы имеющихся на счету средств. Посредствомбесконтактного считывания абонент сможет управлять своими услугами черезтерминалы «Элекснет», расположенные 16 регионах России. По числу собственныхтерминалов, объединенных в сеть с единым централизованным управлением,«Элекснет» сегодня стоит на первом месте в России — около 2900 штук [28].

Смарт-карты - единственноебезопасное решение при неинтерактивной (off-line) системе платежей. Вследствиетого что все данные владельца карты хранятся в самой карте, она идеальна принеинтерактивных транзакциях. Нет никакой необходимости соединяться сцентральным компьютером, чтобы проверять каждую транзакцию, потому что всяинформация для проверки и защиты содержится на карте.

Смарт-карты имеют хорошуюсистему защиты данных, которая обладает целым рядом преимуществ по сравнению страдиционными магнитными картами.

Смарт-карты – средствооплаты будущего. Российские компании, ориентируясь на западных производителейоборудования для работы с картами, наибольшее внимание уделяют разработкепрограммного обеспечения, организации надежной, многоуровневой системы защитыданных и максимальной адаптации решения к специфическим российским условиям.

Проведенный анализдеятельности организации выявил недостатки управления документооборотом в ОАО«Центральный телеграф» и показал, что внедрение смарт-карт позволит решить этипроблемы и в условиях современного рынка позволит оставатьсяконкурентоспособной телекоммуникационной компанией, способной обслуживать своихклиентов на высоком уровне.


2. Проектная часть

 

2.1 Разработкатехнического задания по проектированию системы

 

2.1.1 Назначение и целисоздания системы

Назначение системы

Система должнапредоставить физическим лицам единый централизованный механизм для совершения платежейв пользу ОАО «Центальный телеграф» и управлением услугами связи сиспользованием публичных интерфейсов доступа, таких как сеть терминалов«Элекснет».

Цели создания системы

Основной целью является повышениеэффективности обслуживания абонентов за счет:

использования в процессесоздания АИС передовых информационных и коммуникационных технологий;

обеспечения удобногоцентрализованного механизма для совершения платежей в пользу ОАО «Центральныйтелеграф» для физических лиц;

использования передовыхтехнологий взаимодействия с пользовательскими интерфейсами системы, такими каксеть терминалов «Элекснет»;

возможности веденияистории платежей абонента в пользу ОАО «Центральный телеграф» с целью анализаорганами статистики эффективности приема платежей через различные способыоплаты;

сокращения времени насовершение платежа за счет использования развитой сети платежных терминалов;

сокращения времени назаполнение платежных документов и минимизации ошибок при их заполнении;

систематизации хранения иучета платежных транзакций; обеспечения их надежного хранения, поддержкицелостности;

высокой эффективностиработы персонала ТЦПУ за счет развитой системы автоматизации рабочих мест.

 

2.1.2 Характеристикиобъекта автоматизации

Условия эксплуатации объекта автоматизации

Помещения, в которыхпредполагается размещение технических средств, относятся к типу учрежденческих(офисных) с соответствующими показателями по температуре, влажности иосвещенности. Условия эксплуатации объекта автоматизации определяются всоответствии с Гигиеническими требованиями к видеодисплейным терминалам,персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы [36, 37, 44].

Характеристики окружающей среды

Характеристики окружающейсреды определяются в соответствии с Гигиеническими требованиями квидеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам иорганизации работы [36, 37, 44].

 

2.1.3 Требования к системев целом

Требования к структуре и функционированию системы

Общее программноеобеспечение должно включать:

Разрабатываемое прикладноепрограммное обеспечение.

Системное программноеобеспечение, в том числе:

операционные системы;

систему управления базамиданных.

Программная структура Системы

Структурная схемаприложения платежного терминала для совершения платежей в пользу ОАО«Центральный телеграф» приведена на рис. 2.1.


Рис.2.1. Структура программного обеспечения платежного терминала

Основу программногообеспечения терминала должно составлять Ядро.

Ядро должно выполнятьфункции управления распределением информационных потоков внутри терминала.

Ядро должно осуществлятьвзаимодействие с периферийным оборудованием терминала через набор драйверовустройств, что должно позволять обеспечить работу приложения терминала взаданном периферийном окружении.

Функцию отображения иввода пользовательских данных в терминале должно выполнять Приложениепользовательского интерфейса.

Приложениепользовательского интерфейса должно предоставлять пользователю интуитивно понятныйи простой интерфейс по совершению платежей в пользу ОАО «Центральный телеграф»и управлением набором услуг.

Конфиденциальные данныеплатежа до их отправки в ЦОД (РЦОД) Системы должны сохраняться в локальной базеданных терминала.

Аппаратная структура Системы

Серверная часть Системыдолжна быть представлена совокупностью серверов приложений, серверов базданных, систем хранения данных и сетевого коммуникационного оборудования,которые в комплексе должны образовывать единое информационное пространство, врамках которого должно обеспечиваться управление потоками информации междуотдельными функциональными модулями системы. Серверная часть Системы должнабыть представлена двумя центрами обработки данных – основным (ЦОД) и резервным(РЦОД), обладающими одинаковой производительностью и работающими по схемегорячего резерва [16, 21, 23].

Структурная схема ЦОДпредставлена на рис. 2.2.

Рис.2.2. Структурная схема ЦОД (РЦОД)

Центр обработки данныхсостоит из следующих функциональных составляющих:

Сервер приложений.Предназначен для выполнения задач по обслуживанию конечных пользователей (приемданных от платежных терминалов, управление платежными терминалами, агентскиеинтерфейсы, внутренние административные интерфейсы). Сервер приложений долженреализовывать основную логику бизнес-приложений Системы. Серверы приложенийдолжны работать в кластере.

Балансировщик нагрузки.Предназначен для распределения абонентской нагрузки в кластере серверовприложений. Балансировщик нагрузки должен выполнять функцию распределенияабонентской нагрузки между обслуживаемыми им серверами. Балансировщик нагрузкидолжен следить за состоянием каждого из обслуживаемых им серверов. В случаевыхода какого-либо сервера кластера серверов приложений из строя, на этотсервер не должны направляться информационные потоки, а вся абонентская нагрузкадолжна быть перераспределена между оставшимися серверами, обслуживаемымибалансировщиком.

Сервер СУБД. Предназначендля управления базой данных комплекса.

Система хранения данных.Данные базы данных Системы должны храниться в хранилищах данных. Хранилищеданных представляет собой аппаратное устройство, предназначенное длягарантированного хранения больших объемов критически важных данных. Дляосуществления сохранности данных в Системе должна быть применена схемазеркалирования хранилищ данных при которой вся информация базы данныхдублируется на два независимых хранилища, расположенных в разных ЦОД и РЦОД.

Fiber Channel Соединение.Связь между серверами баз данных и хранилищами данных, а также междухранилищами данных должно осуществляться по оптическим каналам связи ввиду ихбольшой надежности, конфиденциальности и высокой пропускной способности.

Fiber Channel Коммутатор.Распределение потоков данных, передаваемых по оптическим каналам связи, должноосуществляется оптическими коммутаторами, которые представляют собойоперативные устройства коммутации данных, передаваемых по оптическим каналамсвязи.

Все элементы центраобработки данных, за исключением хранилищ данных должны быть соединенывысокоскоростными проводными линиями. Коммутация проводных линий должнаосуществляться высокоскоростными проводными коммутаторами Ethernet Layer 3

Центр обработки данныхдолжен быть связан с внешними сетями передачи данных посредствоммаршрутизаторов.

Межсетевые экраны. Должныпроизводить фильтрацию проходящих данных и противостоять известным видамсетевых атак.

Для повышенияотказоустойчивости и уровня доступности каждый Центр обработки данных долженбыть подсоединен к нескольким провайдерам Интернет.

Все элементы Центраобработки данных должны быть включены по схеме двойного резерва.

Все элементы ЦОД и РЦОДдолжны входить в комплекс технических средств Системы.

Комплекс техническихсредств должен включать:

Локальные вычислительныесети (ЛВС), в том числе:

серверное оборудование;

рабочие станции;

активное и пассивноесетевое оборудование.

Телекоммуникационнуюподсистему.

Систему резервногокопирования.

Систему мониторинга иуправления сетевыми, вычислительными и информационными ресурсами.

Выделенную электрическуюсеть.

Система информационнойбезопасности должна включать:

организационноеобеспечение системы информационной безопасности;

комплекс технических(аппаратно-программных) средств защиты [30, 45, 46, 49].

Требования к режимам функционирования Системы

Должно быть обеспеченофункционирование системы в следующих режимах:

Штатный режим (непрерывнаякруглосуточная работа).

Сервисный режим (дляпроведения обслуживания, реконфигурации и пополнения новыми компонентами).

Требования к численности и квалификации персонала ипользователей системы

Персонал ОАО «Центральныйтелеграф» должен проходить обязательную общую и специальную подготовку дляработы с системой и средствами вычислительной техники.

Общая подготовка должнавключать в себя получение навыков работы с общераспространенным программнымобеспечением (офисное ПО и оболочки персональных компьютеров).

Специальная подготовкадолжна включать в себя получение навыков работы с данной Системой в объеменавыков пользователей разрабатываемой системы.

Персонал (пользователи)системы должны пройти обучение по специальной и общей подготовке персоналасистемы с обязательным контролем знаний и навыков.

Для проведения контролязнаний и навыков по работе с системой должны быть разработаны соответствующиеметодические и регламентирующие документы.

Персонал (пользователи)системы выполняют свои функции в рамках работы с Системой в режиме сменнойработы в соответствии с Гигиеническими требованиями к видеодисплейным терминалам,персональным электронно-вычислительным машинам и организации работ [36].

Требования к надежности

Надежность системы определяетсянадежностью функциональных подсистем, общего программного обеспечения,комплексов технических и инженерных средств.

Проектные решения должныобеспечивать:

Сохранениеработоспособности системы при отказе или выходе из строя по любым причинамодного из компонентов комплекса технических средств или телекоммуникационнойподсистемы.

Сохранение всейнакопленной на момент отказа или выхода из строя информации при отказе двух иболее одинаковых по назначению компонентов системы не зависимо от ихназначения, с последующим восстановлением после проведения ремонтных ивосстановительных работ функционирования системы.

Должны быть обеспечены двауровня надежности системы:

Уровень сохраненияработоспособности.

Уровень сохранностиинформации.

Структура и топологиясерверного сегмента ЛВС и серверов СУБД должна определяться принципом отсутствияединой точки отказа при предоставлении информационных услуг пользователямсистемы.

Технические средствасерверного сегмента ЛВС и серверов СУБД должны обеспечивать диагностированиеработоспособности оборудования и ПО, избыточность аппаратного обеспечения,возможность горячей замены компонентов активного сетевого оборудования иаппаратного обеспечения сервера, возможность резервирования путейвзаимодействия серверов.

Требования к безопасности

Все внешние элементытехнических средств ЦОД и РЦОД, находящиеся под напряжением, должны иметьзащиту от случайного прикосновения, а сами технические средства иметь занулениеили защитное заземление в соответствии с ГОСТ 12.1.030-81 и ПУЭ.

Система электропитания Системыдолжна обеспечивать защитное отключение при перегрузках и коротких замыканиях вцепях нагрузки, а также аварийное ручное отключение.

Система должнаобеспечивать безопасную работу пользователей, не требуя проведения инструктажейи специальных подготовок по технике безопасности, при любых, в том числеошибочных действиях пользователя, не связанных со вскрытием корпусов устройств.

Все оборудование, входящеев состав Системы, должно быть серийным и иметь сертификат безопасности.

Требования к эргономике и технической эстетике

Пользовательский интерфейсСистемы должен отвечать следующим требованиям:

Дизайн экранных формпользовательских и служебных интерфейсов Системы должен быть удобен и понятен.

Эргономические решениядолжны быть едиными для всех компонентов и модулей Системы.

Пользователь должен иметьвозможность доступа к контекстно-зависимой справке по любому компонентуСистемы.

Интерфейс пользователейдолжен способствовать уменьшению вероятности совершения случайных ошибочныхдействий.

Интерфейс должен бытьоптимизирован для выполнения типовых и часто используемых прикладных операций

 

2.1.4 Требования кфункциям, выполняемым системой

Требования к процедуресовершения платежа

Для совершения платежаклиент должен приложить смарт-карту к устройству чтения. Далее клиент долженпроизвести ввод информации о назначения платежа: абонентская плата, плата заМГ/МН связь, оплата Интернета, цифрового телевидения и т.д. После чего терминалдолжен предложить клиенту произвести внесение наличных денежных средств вустройство приема купюр общей суммой большей или равной совершаемому платежу иперейти непосредственно к процедуре совершения платежа активациейсоответствующих элементов пользовательского интерфейса терминала.

Далее, терминал производитотправку данных о сумме совершаемого платежа на серверную часть системы ипроизводит выдачу клиенту квитанции с подтверждением о совершении платежа.

В случае, если суммавнесенных пользователем в терминал денежных средств превышает заявленную суммуплатежа, остаток денежных средств должен зачисляться системой по выбору либо налицевой счет клиента в счет списания абонентской платы за следующий период иликак предоплату за пользование МГ/МН связи.

Платежная подсистемадолжна обеспечивать выполнение следующих требований:

Прием и обработка данных оплатежных транзакциях от платежных терминалов.

Осуществление функциймониторинга за работой платежных терминалов.

Обеспечение обновленияреквизитов организации–получателя платежа в автоматическом режиме.

Предоставление внешнимагентским системам приема платежей шлюзового интерфейса для предоставления имвозможности принимать платежи в пользу ОАО «Центральный телеграф».

Контроль остатка денежныхсредств на лицевых счетах.

Требования к процедуре управления ДВО

Для просмотра своих данныхклиент должен приложить смарт-карту к устройству чтения. После этого клиентпопадает в свой личный кабинет, где будут отображены его данные (ФИО, адрес,номер лицевого счета), а также перечень всех подключенных услуг. Черездиалоговое окно с интуитивно понятным интерфейсом должна осуществлятьсявозможность подключения дополнительных видов обслуживания. Терминал производитотправку данных о произведенных изменениях и отправляет их на серверную частьсистемы, а также производит выдачу клиенту выписки с подтверждением совершенияоперации.

Подсистема управления ДВОдолжна обеспечивать выполнение следующих требований:

Прием, обработка ипередача данных о произведенных изменениях на лицевом счете абонента.

Контроль статусаподключенных услуг.

Отображение справочнойинформации и новостей компании через терминал.

 

2.1.5 Требования к видамобеспечения

Требования к информационному обеспечению

1. Требования метрологическому обеспечению.

Отсутствие ошибкиокругления при расчетах денежных единиц с округлением до единиц копеек.

Отсутствие ошибококругления и отсутствие накопление ошибок расчетов при расчетах по процентномусодержанию.

2. Требования клингвистическому обеспечению.

При разработке ипроектировании функциональных подсистем должны быть использованы технологии исредства разработки систем автоматизации масштаба предприятия.

3. Требования к применениюязыков высокого уровня.

Используемые приразработке языки высокого уровня должны обеспечивать решение всех задач пореализации функций системы.

Допускается использованиестандартных языков высокого уровня, отвечающих требованиям реализации задачпредметной области.

4. Требования к языкамввода-вывода данных

Языки ввода-вывода данныхдолжны:

поддерживать реляционную иобъектно-реляционную базы данных;

реализовывать диалект SQL,совместимый со стандартом ANSI 1992 г.

поддерживатьстандарты ODBC и JDBC.

Требования к языкамманипулирования данными

Языки манипулированияданными должны отвечать требованиям стандарта ANSI 1992 (реализация SQL) иподдерживать реляционную и объектно-реляционную модели баз данных, а так жестандарты ODBC и JDBC.

6. Требования кпрограммному обеспечению

Сервера ЦОД и РЦОД, накоторых устанавливаются СУБД и программные продукты серверов приложений должныработать под управлением UNIX – совместимой операционной системы.

Для хранения всехинформационных массивов должна использоваться единая система управления базамиданных (СУБД).

Общие требования киспользуемой СУБД:

использование русскогоязыка, как на уровне пользовательского интерфейса, так и на уровне серверногоядра;

поддержка реляционной моделибазы данных;

поддержка технологииклиент-сервер;

поддержкамногопроцессорной архитектуры;

автоматическоевосстановление базы данных;

наличие механизмаблокировки транзакций;

реализация SQL,совместимого со стандартом ANSI 1992 г;

поддержка стандартов ОВИСи ODBC;

наличие встроенных средствконтроля целостности баз данных;

наличие встроенных средстврезервного копирования базы данных;

импорт и экспорт данных;

совместимость с различнымиоперационными системами;

поддержка сетевых протоколовTCP/IP;

возможность контролядоступа к данным;

централизованноеуправление пользователями;

оптимизация запросов;

наличие механизмавстроенных процедур баз данных;

обеспечение безопасностиданных на уровне сервера баз данных;

Требования к техническому обеспечению

Минимальные требования каппаратному обеспечению компьютеров служебных пользователей:

процессор Pentium IV 2.2Mhz;

оперативная память RAM 512Mb;

накопитель HDD 40 Gb;

лазерный принтер;

сетевой интерфейс Ethernet100 Mb.

Требования к программномуобеспечению, установленного на компьютерах служебных пользователей:

Windows XP ProfessionalSP2;

Internet Explorer 6.0 ивыше.

ИС «Расчет-М»

Для доступа к системечерез интерфейс терминала самообслуживания указанный терминал долженобеспечивать следующие возможности:

поддерживать сценарииустановления защищенных соединений по протоколу HTTPS;

обеспечивать возможностьшифрования данных транзакции с использованием ассиметричных алгоритмов сдлинной ключа до 2048 бит;

обеспечивать отображениенеобходимой информации для совершения платежа в пользу ОАО «Центральныйтелеграф» и управлением услуг ДВО;

обеспечивать печатьквитанций с подтверждением совершенной оплаты и выписок об осуществленииизменений в наборе услуг;

терминал должен обладатьвозможностью подключения к сетям передачи данных через проводные и беспроводныеинтерфейсы доступа;

терминал долженобеспечивать гарантированное сохранение данных о совершенной клиентом операциидо момента получения ответа от сервера системе о ее успешном приеме ирегистрации.

Серверное оборудованиеразделяется на следующие группы:

серверы приложений;

серверы баз данных;

системы хранения данных.

Минимальные требования каппаратному обеспечению сервера приложений:

2 х CPU Pentium IV Xeon3GHz;

RAM 8Gb;

5 x Ultra SCSI HDD 73Gb inRAID 5;

1 x LAN 1000 Mbps;

1 х LAN 1000 Mbps;

Redundant PowerController.

Минимальные требования каппаратному обеспечению сервера баз данных

4 х CPU Pentium IV Xeon3GHz;

RAM 16 Gb;

5 x Ultra SCSI HDD 73Gb inRAID 5;

2 x LAN 1000 Mbps;

Redundant PowerController.

Минимальные требования ксистемам хранения данных

Система хранения данныхдолжна быть системой хранения внешнего типа.

Система хранения должнаобеспечивать обмен информацией на скорости не менее 2 Мбит/c через оптическийинтерфейс Fiber Channel (FC)

Первоначальная емкостьдисковой подсистемы должна быть не менее 4ТБ. Должна быть предусмотренавозможность модернизации дисковой подсистемы до объема 40 ТБ.

Для обеспечения надежностии отказоустойчивости система хранения данных должна обладать свойствамидвойного резервирования жизненно важных элементов, таких как:

контроллер системыхранения данных;

плата интерфейса FibelChannel;

источник питания.

Для обеспечения надежногохранения данных и ускорения доступа к ним данные в системе хранения должны бытьорганизованы в RAID массив по схеме 1+5

Для локальныхвычислительных сетей (ЛВС), использующих архитектуру с распределенной основнойтранспортной магистралью, должно использоваться оборудование, обеспечивающееорганизацию магистрали с пропускной способностью не менее 1 Гбит/с [23, 29].

Требования к организационному обеспечению

Организация работ повнедрению системы электронного документооборота на основе смарт-карт должнаосуществляться с использованием современных методов и инструментов проектногоуправления.

Должно быть обеспеченорешение вопросов управления проектом по временным и стоимостным параметрам,управления качеством, персоналом проекта, коммуникациями, рисками.

В части организационногообеспечения процесса должно быть выполнено следующее:

Сформированы принципы ирегламенты взаимодействия участников проекта, разграничения их функций.

Созданы временныеорганизационные структуры, выполняющие управление работами по проекту.

Разработаны Положения осоздаваемых организационных структурах, должностные инструкции персонала.

Разработаны процедурыуправления проектами на всех фазах жизненного цикла, разработаны детальныеинструкции и шаблоны управленческих документов.

Для повышения качествауправления проектами могут применяться средства автоматизации операцийкалендарно-ресурсного планирования и управления документами.

2.2 Постановка и алгоритмрешения комплекса задач

Модуль данной автоматизированнойсистемы функционирует следующим образом:

При обращении абонента вотдел продаж ТЦПУ, на основании его адреса проживания и паспортных данных,заполняется письменное заявление с указанием выбранных услуг связи.

На основании письменногозаявления абонента, заключается договор на оказание услуг связи и формируетсянаряд на выполнение технических работ. Данные абонента вносятся в базу «РасчетМ» и ему выдается смарт-карта, на которую копируются его данные. Абоненты, скоторыми договор заключен ранее, могут получить смарт-карту в любое удобное дляних время по желанию.

На основании наряда иналичии технической возможности, абоненту подключаются дополнительные видыобслуживания либо устанавливается дополнительное оборудование, при этом оплатаза данные услуги производится ежемесячно и выставляется в счете-извещении, атакже абонент всегда может проверить состояние своего счета через терминал«Элекснет» путем бесконтактного считывания со смарт-карты.

Оплата производится черезСбербанк России или почтовые отделения по счету-извещению или через терминалоплаты «Элекснет» с использованием смарт-карты.

Управление набором услугможет быть осуществлено в ТЦПУ с помощью менеджеров или персонально каждымабонентом через терминал «Элекснет».

Контроль дебиторской задолженностии отключение от ТфОП производится ежемесячно, в случае неоплаты абонентом счетаза услуги связи.

Переченьавтоматизированных функций проектируемой системы приведен в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Описание автоматизированныхфункций

Код функцииНаименованиефункцииНазначениефункцииОсновнаявходная информацииОсновнаявыходная информацияПолучателиинформации
123456
0101Ввод сведений обабонентеФормирование договора наоказание услуг связиПаспортные данныеабонентаДоговор на оказаниеуслуг связи0201 0304 0202 0301 0304
0102Ввод перечняпредоставляемых услугФормирование наряда навыполнение тех.работ, выставление установочного платежаАдрес предоставлениеуслугиНаряд, квитанция0201 0104
0103Ввод адресапредоставления услуги на наличие тех.возможностиБронирование тел.номера,предоставление доп.услугАдрес предоставленияуслугиДополнительноесоглашение на подключение доп.услуг0201 0202 0203 0204
0104Ввод данных насмарт-картуКопирование данных наличную смарт-карту клиентаДанные абонента, выборуслуг на основании прейскуранта ценСмарт-карта0302
0201Формирование наряда навыполнение работ по оказанию услуг связиПроведение тех.работмонтерами компании по указанному адресуАдрес предоставленияуслуги, контактные и паспортные данные абонентаНаряд0202 0203
0202Дополнительные услуги,связанные с монтажом на станцииПодключение доп.услугабонентуСмарт-картаВыписка терминала оподключенной услуге0301
0203Дополнительные услуги,связанные с выполнением работ у абонентаУстановкадоп.оборудования абонентуЗаявление абонентаДополнительноесоглашение0301
0204Бронирование телефонногономераВыбор «красивых»телефонных номеровСмарт-картаДоговор на оказаниеуслуг связи0102 0301
0301Формирование ежемесячныхсчетовВыставление счетов заоказанные услугиДоговор а оказание услугсвязи, доп.соглашениеСчет-извещение,изменение счета на смарт-карте0302
0302Контроль дебиторскойзадолженностиПеречисление денежныхсредств от абонентов за оказанные услугиСчет-извещениеЕжемесячный отчет одебиторской задолженности0301

Схема технологическогопроцесса обработки информации показана на рис. 2.4.

Схема взаимосвязиавтоматизированных функций показана на рис. 2.5.


Рис.2.4. Схематехнологического процесса обработки информации


Рис.2.5. Схема взаимосвязиавтоматизированных функций

Выходная информация приприменении информационной технологии управления документооборотом должнаудовлетворять следующим требованиям:

достоверность;

оперативность;

полнота;

доступность для восприятия.

Описание структурныхединиц информации входных и выходных сообщений приведено в Приложении 2, 3, 4,5.

Алгоритм работы менеджеровТЦПУ при обращении клиента в виде схем рассмотрен на рисунке 2.6.


Рис. 2.6. Схема алгоритмарешения задач

Из проведенного анализаможно сделать вывод о том, что при внедрении в деятельность организацииперсональных смарт-карт клиента, которые содержат информацию о его счете иподключенных услугах, процесс обслуживания клиентов значительно улучшился. Этовыражается в сокращении количества транзакций на обслуживание одного клиента и,соответственно, должно сократить затрачиваемое на это количество времени.


2.3 Описание контрольногопримера

Входными данными дляконтрольного примера служит информация, излеченная из следующих документов:

Паспортные данные абонента;

Письменное заявление абонентана подключение услуг связи.

На основе этих данных,введенных в ИС, производятся работы по подключение услуг связи и выдаетсясмарт-карта. Промежуточной информацией является:

Договор на оказание услугсвязи;

Наряд на выполнениетехнических работ;

Счет-извещение на оплатуза оказанные услуги;

Личная смарт-картаабонента.

Оплата услуг связи иуправление дополнительными услугами абонентом осуществляется самостоятельночерез терминалы «Элекснет» с использованием функции «Записная книжка». Длявхода в нее нужно просто приложить смарт-карту к желтому кругу на терминале ивыбрать услугу к оплате из своего платежного меню.

При выборе оператора связи«Центральный телеграф» на экране автоматически высвечивается номер телефонаабонента и перечень подключенных услуг с возможностью изменения их набора.После произведения оплаты абонент получает квитанцию.

Квитанция, подтверждающаяфакт оплаты услуг связи является выходной информацией для данного примера [28].

2.4 Программная реализациякомплекса задач

Для занесения данныхклиента на смарт-карту после заключения договора на обслуживание необходимодобавить функцию копирования данных на смарт-карту в существующую ИС «РасчетМ». Для этого нужно добавить кнопку «Копировать данные на смарт-карту» в окнеинформации о клиенте.

В разделе «Возможностьдоступа к услугам МГ/МН» в окне «Договор» добавляем в раскрывающийся списокпункты:

кредитная система оплаты;

предоплатная системаоплаты (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Экранная форма«Расчет М», договоры

Чтобы подключитьбесконтактную карту к терминалу Элекснет необходимо произвести следующиедействия:

1. Войти в меню Записнойкнижки, затем нажмите на кнопку «Настройки». 2. Нажать на кнопку «СделатьRFID-карту ключом входа в Записную книжку».

3. Приложить карту к желтомукругу на терминале.


3. Обоснованиеэкономической эффективности проекта

3.1Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Эффективность – одно изнаиболее общих экономических понятий и представляет собой соотношение междузатратами на проведение какого – либо мероприятия в определенное время иполучаемыми результатами.

Применительно к процессувнедрения новой информационной технологии в деятельность ОАО «Центральныйтелеграф» эффективность должна характеризоваться с точки зрения соотношениязатрат на ее разработку и внедрение и результатов функционирования.

До настоящего времени покане выработано обобщенного показателя, с помощью которого можно было быпроизвести оценку эффективности внедрения информационной технологии с высокойстепенью достоверности.

В основу оценкиэффективности внедрения ИТ предложен системный (комплексный) подход. Его сущностьзаключается в следующем:

- оценка эффективностивнедрения проводится комплексно по совокупности показателей;

- эффективность внедренияоценивается по отдельным ее составляющим: АРМ–ам, объектам внедрения, функциям,подразделениям;

- выборку группыпоказателей производить исходя из главных целей внедрения технологии сиспользованием смарт-карт;

Кроме того, выбранныепоказатели эффективности должны отвечать следующим требованиям: быть критичнымик факторам, определяющим эффективность внедрения ИТ, по возможности простыми и иметьздравый смысл. Также выбранные показатели эффективности должны отражать какстатику, так и динамику, т.е. включать в свой состав абсолютные и относительныепоказатели.

При этом необходимо иметьв виду, что при расчете значений показателей эффективности следует сравниватьдве величины. Первая из них выражает значение показателя до внедрения, втораяпосле внедрения ИТ. Задача внедрения ИТ заключается главным образом в том,чтобы за заданные промежутки времени и к установленным срокам обработать всю необходимуюинформацию при минимальных затратах, добиваясь при этом сокращения числаработников, занятых обработкой информации. Чем будут ниже эти затраты, темэффективнее будет процесс автоматизированной обработки информации. Выбор болееэкономичных вариантов внедрения ИТ, требующих меньшее количество финансовыхработников, меньших затрат на эксплуатацию ИТ и капитальных вложений, являетсяодним из основных условий общей эффективности ИТ [17, 38].

Эффективность – этосовокупность качественных и количественных показателей. Для расчетаэффективности по количественному показателю стоимости используется следующиеформулы (3.1.), (3.2.):

С´ = (C1 + C2 + C3 +C4)*n + konst,(3.1.)

где С´ – ежемесячнаястоимость отправки счета абонентам до внедрения ИТ;

C1 – стоимость распечаткиодного счета;

C2 – стоимость одногоконверта;

C3 – стоимость доставкиодного письма почтой из центрального офиса ОАО «Центральный телеграф» вКоролёв;

C4 – стоимость доставкиодного письма в почтовый ящик почтальоном;

n – количество абонентов ворганизации;

konst – стоимость техфакторов, которые не изменятся при внедрении ИТ (такие как зарплата персоналаРС и ОТ ТЦПУ).

С = Соб*k + Сс-к*n +konst,(3.2.)


где С – стоимость доставкисчета абонентам после внедрения ИТ;

Соб – стоимость единовременныхзатрат на закупку оборудования для чтения-записи смарт-карт;

k – количествонеобходимого оборудования;

Сс-к – стоимостьсмарт-карты;

n – количество абонентов ворганизации;

konst – стоимость техфакторов, которые не изменятся при внедрении ИТ (такие как зарплата персоналаРС и ОТ ТЦПУ).

Особенность расчетаэффективности данных стоимостных характеристик заключается в том, что затратына доставку счетов до внедрения ИТ являются периодическими. Рассчитанная суммабудет тратиться ежемесячно и с течением времени не уменьшится. Преимуществомвнедрения ИТ является то, что ежемесячных периодических затрат на доставкусчетов после внедрения ИТ не будет, т.к. состояние счета абонент будетпроверять самостоятельно при помощи смарт-карты. Поэтому рассчитаем количествомесяцев, за которое полностью окупится внедрение ИТ (3.3.).

Токуп = С/С´,(3.3.)

После истечения этогосрока внедрение ИТ будет приносить прибыль ввиду сэкономленных расходов нараспечатку и доставку счетов.

Наряду с экономиейстоимостных затрат прямой эффективностью является также снижение временныхзатрат (3.4.), (3.5.)

Тсч = (Т1´-Т1) + (Т2´-Т2)+ (Т3´-Т3),(3.4.)

где Тсч – совокупноевремя, затрачиваемое на доставку, оплату счетов и зачисление денежных средствна счет организации;

(Т1´-Т1) – разницамежду количеством времени, затрачиваемым на обработку и доставку счетов до ипосле внедрения ИТ;

(Т2´-Т2) – разницамежду количеством времени, затрачиваемым на оплату счетов абонентами черезСбербанк России или почтовое отделение и через терминалы оплаты;

(Т3´-Т3) – разницамежду количеством времени, затрачиваемым на зачисление денежных средств на счеторганизации.

Тдоп = Т4´+ t - Т4,(3.5.)

где Тдоп – время,затрачиваемое на подключение дополнительных услуг;

Т4´ – времязаполнения заявления на подключение дополнительных услуг до внедрения ИТ;

t – время рассмотрениязаявления;

Т4 – время подключениядополнительных услуг с использованием терминала и бесконтактной смарт-карты.

3.2Расчет показателей экономической эффективности

В соответствии с методикойрасчета производим подстановку данных в полученные формулы.

Ежемесячная стоимость доставкисчетов абонентам до внедрения ИТ рассчитывается по формуле 3.1. Данные длярасчетов получены из договора с ФГУП «Почта России».

С´= (C1 + C2 + C3 + C4) * n + konst = (0,15 + 1 + 10,5 + 0,70) * 11 000 + konst =12.35 * 11 000 + konst = 135 850

Итого: периодическаяежемесячная стоимость доставки счетов абонентам до внедрения ИТ составляет 135 850руб.

Стоимость доставки счетаабонентам после внедрения ИТ рассчитывается по формуле 3.2.. Данные длярасчетов получены исходя из проведенного анализа стоимости оборудованиячтения-записи смарт-карт и стоимости одной смарт-карты. Количество оборудования2, т.к. в отделе продаж ТЦПУ работают два менеджера, осуществляющихобслуживание абонентов.

С = Соб*k + Сс-к*n + konst= 1500 * 2 + 100 * 11 000 + konst = 1 103 000

Итого: стоимость доставкисчетов абонентам после внедрения ИТ единовременно составит 1 103 000 руб.

Рассчитаем количествомесяцев, за которое полностью окупится внедрение ИТ по формуле 3.3.:

Токуп = С/С´ = 1 103000 :135 850 ≈ 8,12 мес.

Таким образом, при условииотказа от бумажных счетов, через 9 месяцев внедрение информационной технологииуправления документооборотом на основе смарт-карт полностью окупится. Начиная сдесятого месяца экономия, и, соответственно, дополнительная прибыль предприятиясоставит 135 850 руб. ежемесячно.

Расчет эффективности покритерию временных затрат выполняется по формулам (3.4.) и (3.5.). Данные дляуказанных временных характеристик используются приблизительные, указанныеменеджерами ОТ ТЦПУ на основе результатов их работы. Счет на оплату услугвыставляется 5 числа каждого месяца и доставляется абоненту только 20 числа.Т.е. приблизительная продолжительность времени на доставку счета составляет 15суток, т.е. 21600 мин. После внедрения ИТ на смарт-карте абонента данные осостоянии его счета будут изменяться в режиме реального времени. Оплата счетачерез Сбербанк России или Почтовые отделения составляет в среднем 10 минут,через терминал оплаты – 2 мин. Данные о совершенном платеже через СбербанкРоссии или Почтовые отделения попадают в информационную систему ОАО«Центральный телеграф» через 5 дней, т.е. через 7200 мин. При оплате с помощьютерминала, оплаченная сумма тут же попадает на счет абонента. Подключениедополнительных услуг по заявлению абонента в ТЦПУ осуществляется в течениесуток, т.е. 1440 мин., после внедрения ИТ изменения, произведенные черезтерминал, будут производиться в режиме реального времени.

Тсч = (Т1´-Т1) +(Т2´-Т2) + (Т3´-Т3) = (21600 - 0) + (5 - 2) + (7200 - 0) =

Тсч = 21600 + 3 + 7200 = 28803

Итого: после внедрения ИТ совокупноевремя, затрачиваемое на доставку, оплату счетов и зачисление денежных средствна счет организации сократится на 28 803 мин, т.е. 20 суток. Это даст ощутимыйэффект в виде сокращения дебиторской задолженности.

Тдоп = Т4´+ t - Т4 =10 + 1440 – 2 = 1448

Итого: после внедрения ИТподключение дополнительных услуг будет производиться в режиме реальноговремени, что позволит абонентам пользоваться необходимыми услугами сразу послепроизведения изменений через терминал. Пропадет необходимость посещения ТЦПУ ивремя обработки заявки сократится на 1448 мин.

Произведенный расчетэкономической эффективности показал, что внедрение информационной технологииуправления документооборотом является эффективным процессом, который повыситдоход организации и сократит временные затраты работников и абонентов, повышаяэффективность их обслуживания (рис. 3.1.).

Так как эффективностьскладывается не только из количественных, но и из качественных показателей, дляосуществления полной оценки, необходимо определить качественные преимущества отвнедрения ИТ.

Терминалы «Элекснет» имеютудобный понятный интерфейс, разработанный специально для пользователей, плоховладеющих компьютером. Переходы по формам осуществляются путем нажатия кнопок,интуитивно понятных для пользователей-непрофессионалов. Бесконтактнаясмарт-карта исключит вероятность введения ошибочных данных. Так как сеть терминаловобширна и время их работы не ограничено, абоненты смогут воспользоваться ими влюбое удобное для них время и в любом удобном для них месте.


Заключение

В процессе дипломногопроектирования достигнута поставленная цель: «Повышение уровня обслуживания клиентовза счет разработки информационных технологий управления документооборотом,обеспечивающих повышение эффективности работы сотрудников организации и ееклиентов». Решены все задачи, сформулированные в соответствии с этой целью:

Проведен анализ используемыхв организации информационных технологий и выявлены их недостатки.

Проведен анализ основныхбизнес-процессов, существующих в отелах ТЦПУ, определены информационные потоки.На основе проведенного анализа сформулированы требования к разрабатываемой системе.

Определены задачипроектирования ИТ.

Разработано техническоезадание на внедрение ИТ.

Разработан алгоритмрешения комплекса задач.

Определена входная ивыходная информация при внедрении ИТ.

Определены критерии ипоказатели эффективности, на основе которых проведен расчет эффективностивнедрения системы электронного документооборота с использованием смарт-карт.

При внедрении даннойинформационной технологии ОАО «Центральный телеграф» может добиться следующихэффектов:

Уменьшение времени,затрачиваемого на обработку заявлений от клиентов;

Увеличение прибылиорганизации за счет экономии средств, затрачиваемых на доставку счетов;

Повышение достоверностиинформации;

Уменьшение размерадебиторской задолженности;

Сокращение количестваошибок при обработке данных.

Предложением подальнейшему развитию является внедрение данной информационной технологииуправления документооборотом в деятельность всего ОАО «Центральный телеграф» наоснове результатов работы экспериментального внедрения ИТ в ТЦПУ в г. Королеве.


Списоксокращений и условных обозначений

АРМАвтоматизированное рабочееместо
АИСАвтоматизированнаяинформационная система
БДБаза данных
ДВОДополнительные видыобслуживания
ИСИнформационная система
ЛВСЛокальная вычислительнаясеть
МГ/МНМеждугородняя имеждународная связь
ОПОтдел продаж
ПОПрограммное обеспечение
РЦОДРезервный центр обработкиданных
СОТУСлужба организациитехнического управления
СРСлужба расчетов
СУБДСистема управления базамиданных
СЭДСистема электронногодокументооборота
ТОТехнический отдел
ТфОПТелефонная сеть общегопользования
ТЦПУТерриториальный центрпредоставления услуг
ЦОДЦентр обработки данных

Список литературы

1.        Анисимова Ж.М., Дуберштейн Б.А. Сборник задач по автоматизированнойсистеме экономической информации. - Минск: Высшая школа, 1991.

2.        Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета. - М.: Финстатинформ,1996.

3.        Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения ЭИС. – М.: Финансыи статистика, 2000. – 352 с.

4.        Внутренний Интранет-ресурс ОАО «Центральный телеграф» http:// intra

5.        Гёлль П. Секреты сопряжения компьютера со смарт-картами. – М.: ДМК Прес,2009. – 144 с.

6.        Гёлль П. Секреты программирования смарт-карт. – М.: ДМК Прес, 2010.176 с.

7.        Гондюхин С.В. Цхай С.М. АРМ-специалистов. - Караганда, КИПК, 1991.

8.        ГОСТ 19.701-90 ЕСПД Схемы алгоритмов, программ, данных и систем.Обозначения условные и правила выполнения. Термины и определения. – М., 1991.

9.        ГОСТ 24.302-82 СТД на АСУ Требования к выполнению чертежей. Термины иопределения. – М., 1985.

10.     ГОСТ 24/702-85 Эффективность АСУ. Термины и определения. – М., 1987.

11.     ГОСТ 34.201-89 ИТ.АС. Виды, комплектность и обозначения документов присоздании АС. Термины и определения. – М., 1991.

12.     ГОСТ 34.003-90: Информационная технология: Комплекс стандартов наавтоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения.М., 1991.

13.     ГОСТ 34.602-89 ИТ.АС. ТЗ на создание АС. Термины и определения. – М.,1991.

14.     Диго С.М. Проектирование и использование баз данных. - М.: Финансы истатистика, 1993.

15.     Дик В.В. Информационные системы в экономике - М.: Финансы и статистика,1996.

16.     Дрогобыцкий И.Н. Проектирование автоматизированных информационныхсистем: организация и управление. - М.: Финансы и статистика, 1992.

17.     Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: Регламентация и управление.М.: ИНФРА-М, 2005. – 319 с.

18.     Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии, ч. 1, 2.М.: АБФ, 2000.

19.     Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20февраля 1995 г. // Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

20.     Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ОАО«Центральный телеграф»

21.     Кривошеенко Ю.В. Корпоративные информационные системы. – М.: Спутник+,2008. – 106 с.

22.     Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии.М.: Научная книга, 1998.

23.     Мамиконов А.Г. Проектирование АСУ, учебник, - М.: Высшая школа, 1987г.

24.     Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности.М.: «Академия», 2005.

25.     Назарова С.В. Компьютерные технологии обработки информации. - Москва,Финансы и статистика, 1995.

26.     Олифер В.Г., Олифер Н.А.. Компьютерные сети. Принципы, технологии,протоколы. – СПб.: Питер, 2002.

27.     Официальный сайт ОАО «Центральный телеграф» http://www.cnt.ru/

28.     Официальный сайт Элекснет http://www.elecsnet.ru/

29.     Подольский В.И., Дин В.В. Уринцов А.М. ИС бухучета. - ЮНИТИ. М.: Аудит,1998.

30.     Половнев Н.М. Автоматизированное рабочее место. - Алматы: Экономика,1994.

31.     Попова Т.В. Составление документов. // Бухгалтер и компьютер №7-8,июль-август 2001.

32.     Постановление Правительства РФ «О государственном учете и регистрациибаз и банков данных» от 28 февраля 1996 г. // Там же. 1996. № 12. Ст. 1147.

33.     Радостовец Н.Н. Бухгалтерский учет на предприятии издание второе дополненноеи переработанное. - Алматы, Центраудит, Казахстан, 1998.

34.     Рожнов В.С., Либерман В.Б., Умнова Э.А. Автоматизированные системыобработки учетно-аналитической информации, учебник, - М.: Финансы и статистика,1992.

35.     Руководство пользователя Evidence XP

36.     Санитарные правила и нормы. СанПин 2.2.2.542-96 (Утв. ПостановлениемГоскомсанэпиднадзора России от 14.07.96 г. N 14

37.     Спецификация требований к ПО СРМ для ЦТ на базе Evidence XP CRM

38.     Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем. – ДМКПресс, 2002. – 256 с.

39.     Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование ЭИС, учебник, -М.: Финансы и статистика, 2001.

40.     Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П.Автоматизированные информационные технологии в экономике, - М.: Финансы истатистика, 2000.

41.     Тулегенов Э.Т., Бралиева Н.Б., Стороженко Л.А., Матвеева И.А.Бухгалтерские информационные системы. - Алматы, Экономика, 1999г.

42.     Угринович Н. Информатика и информационные технологию – М.: БИНОМ, 2003.

43.     Устав ОАО «Центральный телеграф»

44.     Фигурнов В.Э.IBM PC для пользователя. Изд. 7-е. – М.: Инфра-М, 2001.

45.     Фуфаев Д.Э. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационныхсистем. – М.: Академия, 2010. – 304 с.

46.     Шалтыкова Ж. Как выбрать программный продукт для автоматизациибухгалтерского учета. // Бухгалтер и компьютер №10, октябрь 2001.

47.     Шафрин Ю. Информационные технологии. – М.: «Лаборатория Базовых Знаний»,2000.

48.     Шендрик В. Обзор рынка компьютерных бухгалтерий. // Бухгалтер и компьютер6, июнь 2000.

49.     Шуремов Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. Информационные системы управленияпредприятиями. – М.: Бухгалтерский учет, 2006. – 112 с.

50.     Якубайтис Э.А. Информационные сети и системы. - М.: Финансы истатистика, 1996.


Приложение 1

Описание СЕИ выходныхсообщений

НаименованиеИдентификаторФормапредставленияПериодичностьвыдачиСроквыдачиПолучательинформацииМаксимальноечисло строк
Договор на оказание услугсвязиМ010101, Д010102

Массив

Документ

ЕжедневноЕжедневно до 20.00

0201

0301

200
Счет-извещениеМ030101, Д030102такжеЕжемесячноЕжемесячно до 10 числаследующего месяцаАбонент200
НарядМ020101, Д020102такжеЕжедневноЕжедневно до 20.00Монтеры компании200
Отчет по дебиторскойзадолженностиМ030201, Д030202такжеЕжемесячноЕжемесячно до 20 числаследующего месяцаСлужба расчетов200

Приложение 2

Описание выходныхсообщений

Наименование СЕИОбозначение СЕИИдентификатор выходногосообщенияДлина в знаках
Номер договораDNOMERМ010101, Д0101026
Фамилия Имя ОтчествоFIOМ010101, Д010102,М030201, Д030202, М020101, Д020102100
Адрес предоставленияуслугADRESМ010101, Д010102,М030201, Д030202, М020101, Д020102100
№ телефонаTELNOMERМ010101, Д010102,М030201, Д030202, М020101, Д02010211
Размер установочного платежаUSTPLATМ010101 Д0101027
НарядNARYADМ010101 Д0101026
Счет-извещениеSCHETМ010101, Д0101029

Приложение 3

Описание СЕИ входныхсообщений

НаименованиеИдентификаторФормапредставленияПериодичностьвыдачиСроквыдачиПолучательинформацииМаксимальноечисло строк
Заявление абонента

М010101

Д010102

Массив, документЕжедневноПри заключении договора

0201

0301

200
Оплаченный счет-извещение

М030201

Д030202

такжеЕжемесячноЕжемесячно после 20числа следующего месяца

0302

Менеджер отдела продаж

200

Приложение 4

Описание входных сообщений

Наименование СЕИОбозначение СЕИИдентификатор выходногосообщенияДлина в знаках
Номер заявленияZNOMERМ010101, Д01010220
Фамилия Имя ОтчествоFIOМ010101, Д010102100
Адрес предоставленияуслугADRESМ010101, Д010102100
Номер выбранной услугиUSLNOMERМ010101, Д0101022
Абонентская платаABONPLМ010101, Д010102,М030201, Д0302028
Паспортные данныеабонентаPASPORTМ010101 Д010102100
Источник: http://prodcp.ru/referaty_po_informatike/diplomnaya_rabota_razrabotka_11.html
Зачётик.Ру - каталог студенческих работ.

У нас можно недорого заказать курсовую, контрольную, реферат или диплом

Главная / готовые работы / Дипломные работы / Информатика

Совершенствование системы делопроизводства на базе современных информационных технологий (на примере ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково) - Дипломная работа

СодержаниеВведение…. 3
Глава 1. Использование современных информационных технологий в сфере делопроизводства…15
1.1. Нормативно-правовая база, регламентирующая использование современных информационных технологий в делопроизводстве…. 15
1.2. Современные информационные технологии: понятие, классификации, свойства….22
1.3. Использование современных информационных технологий в системе делопроизводства 32
Выводы по главе 1…. 53
Глава 2. Анализ делопроизводства в ООО «Гиперглобус» г. Щёлково. 56
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия и организационная структура…56
2.2. Анализ системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус»…58
2.3. Определения комплекса задач в делопроизводственных процессах для автоматизации…68
Выводы по главе 2…. 72
Глава 3. Основные направления совершенствования системы делопроизводства на основе внедрения СЭУД…74
3.1. Формирование функциональных требований к СЭУД…74
3.2. Выбор СЭУД для автоматизации делопроизводства на предприятии… 79
Выводы по главе 3…. 93
Заключение…. 94
Список использованных источников и литературы…. 97


Введение (выдержка)Актуальность темы. Управленческая деятельность на предприятиях осуществляется с помощью документов. Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.
Документ является основным способом представления информации. Документы являются основным информационным ресурсом предприятия.
Неэффективное же использование накопленной информации может привести к потере всего бизнеса. Своевременно не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности для предприятия.
Поэтому, на любом предприятии, ведущем активную работу с различными документами, задачи систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, зафиксированных в документах, всегда является актуальной.
Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого масштаба деятельности играют современные системы электронного документооборота, а также использование современных информационных технологий в делопроизводстве.
По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн. различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.
Следует отметить, что потоки документооборота чрезвычайно разнообразны по источникам и формам его представления. Но их можно условно классифицировать по форме создания и хранения: на электронные документы и бумажные.
В настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде. Причём электронные документы хранятся как в структурированном виде – в базах данных, так и в неструктурированном. Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске.
Надо отметить, что среди всех форм документооборота, наиболее традиционной, мало использующей современной информационной технологии, - является сфера делопроизводства. Если в таких сферах документооборота как бухгалтерский документооборот, коммерческий и другие виды документооборота предприятия стараются использовать современные информационные технологии, автоматизированные информационные системы, то в сфере делопроизводства большинство документов традиционно создаётся и хранится в форме бумажных документов. Если же документы создаются и хранятся в электронной форме, то не используется их структуризация на основе автоматизированных информационных систем.
Но надо отметить, что соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы создания и хранения документов.
По данным Delphi Consulting Group, объем электронного документооборота удваивается каждые 3 года. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.
Но, при анализе перспектив развития электронного документооборота необходимо учитывать изменение менталитета руководства предприятий. Переход на электронный документооборот полностью связан с этапами формирования информационного общества. А формирование информационного общества – это не только всё большее использование информационных технологий в управлении, но и изменение сознания человека. Когда будет сформировано в полной мере сознание человека информационного общества в полной мере, можно будет и говорить о полной замене бумажной формы документа на электронную форму.
Пока же можно только говорить о постепенном вытеснении бумажного документа электронным.
Под термином «электронный документ» обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (составной документ) и др.
В настоящее время в большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. Причем, несмотря на наличие электронных документов, они хранятся неупорядоченно, не используются информационные системы электронного документооборота. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании на предприятии электронной формы создания и хранения документов, они не всегда используются эффективно.
Решение проблемы автоматизации делопроизводства, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Таким образом, насущная необходимость использования современных информационных технологий в делопроизводстве с целью его совершенствования и определяет актуальность данной темы.
Степень изученности темы. Вопросам использования современных информационных технологий в документообороте и делопроизводстве посвящено большое количество работ и статей в настоящее время. Во ВНИИДАД прошёл ряд международных конференций, посвящённых документации в информационном обществе. На конференциях были рассмотрены основные перспективы развития документационного обеспечения управления в информационном обществе, основные международные и национальные стандарты в документационном обеспечении управления, а также использование и внедрение систем электронного документооборота на этапах формирования информационного общества.
Рассмотрим ряд статей и работ за последние годы, посвящённых данным вопросам.
Ларин М.В. в работе «Управление документацией в организациях (проблемы истории, методологии)» решает научную проблему управления документацией на основе новых информационных технологий в организациях различного типа.
В статье Бобылёвой М.П. «На пути к информационному менеджменту» рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота.
Преимущество компьютерных технологий перед традиционными рассматривается в статьях и книгах Кузнецова С.Л. Приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной информационной системы.
В издании «Документооборот и Делопроизводство» многие авторы уделяют большое внимание основным технологиям автоматизации документооборота и его развитию.
Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивает статья Колесова А. В. «Комплексное обсуждение проблем электронного документооборота».
Вопросы правового регулирования документооборота, несовершенство правовой базы рассматривается в статье Акопянца А. «Установление связи между электронным документом и бумажным оригиналом организации». Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.
Актуальная для России тема применения электронной цифровой подписи в автоматизированном документообороте нашла отражение в статьях Ермолаевой Н. «Настоящее и будущее электронного документооборота», Шахвердова В. «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота», Афанасьева Г. «Электронная цифровая подпись: история только начинается».
Авторы статей описывают эффективность использования электронной цифровой подписи, возможные пути ее применения в системе автоматизации документооборота, особенности применения ее на российском рынке, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях Баласаняна В. «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией»., Пашкова Д.В. «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота»., Шеяна Н. «Электронное развитие документооборота». В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.
В настоящее время рынок систем электронного управления документами весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Этой проблеме выбора системы посвящены статьи Гореткина Е. «Что спасет от информационного хаоса», Ермолаевой Н. «Настоящее и будущее электронного документооборота», Санкиной Л.В. «Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса».
Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также в них даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
Методологическая база дипломной работы. Кроме вышеперечисленных работ при подготовке дипломной работы рассматривались работы по информационным технологиям и системам управления базами данных, таких авторов, как: Вейскас Дж., Горева А.С., Избочкова Ю.В., Коноплёвой И.А., Хохловой О.А., Денисова А.В., Острейковского А.В., Якубайтиса Э.А.
Также были рассмотрены основные законы, регламентирующие использование современных информационных технологий в документообороте и делопроизводстве.
В 60-80-е годы создаются классификаторы для обработки документов средствами вычислительной техники, разрабатываются автоматизированные системы управления. Всё это приводит к развитию единой централизованной системы делопроизводства к концу 80-х годов в СССР. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время, что показывает их методическую эффективность в целом.
Но, количество документируемой информации постоянно растет. При этом традиционные методы работы с документами на бумажном носителе не всегда дают качественный результат. Развитие новых информационных технологий приводит к тому, что с одной стороны происходит внедрение автоматизированных систем работы с документами, но наряду с ними большое количество документов, как в государственных организациях, таки и негосударственных организациях обрабатываются вручную. Это приводит к двум параллельным видам документооборота в организациях.
Основным нормативно-правовым актом, регламентирующим документационные процессы – это «Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ/РГ от 15.08.2006. В нем закреплены основные понятия в области регламентации организации работы с документами и порядок документирования информации; определены обязанности государства в сфере формирования информационных ресурсов, порядок пользования информационными ресурсами.
Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи», устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.
Основным нормативно-методическим документом, регламентирующим документационные процессы в государственных и негосударственных организациях, является Государственная система документационного обеспечения управления (далее ГСДОУ), принятая в 1991 году. ГСДОУ содержит основные вопросы организации работы с документами, но сегодня происходят изменения, которые не находят отражения в этом документе. Это документ, в котором отражены все аспекты документационного обеспечения управления. Но ГСДОУ уже не отвечает потребностям новых информационных технологий в работе с документами. ГСДОУ носит рекомендательный характер, что позволяет устанавливать свои правила документирования и организации работы с документами.
Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года был введен вместо ранее существовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1994 г., который был отменен с 1 июля 2003г. В новом законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. В этом Федеральном законе на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо.
Для большинства крупных коммерческих организаций с большим по объёму документооборотом наиболее эффективен переход на электронные формы создания документов, а также внедрение автоматизированных систем делопроизводства и документооборота.
С одной стороны, автоматизированные информационные системы делопроизводства и документооборота позволяют упростить процесс делопроизводства для организаций, сделать его более оперативным по времени, сэкономить площади, обеспечить лучшую сохранность документов и более простой информационно-справочную работу с ними.
С другой стороны, при этом переходе идёт процесс потери унификации в системе делопроизводства организаций. Поэтому, в связи с внедрением информационных технологий в делопроизводство, актуальной проблемой становится разработка и контроль над этим процессом со стороны государства, которое должно разработать нормативные акты, регулирующие процесс компьютерного делопроизводства, а также создать методические рекомендации по внедрению унификации компьютерных информационных технологий в делопроизводстве коммерческих организаций.
Объект исследования – ООО «Гипер Глобус».
Предмет исследования - система делопроизводства в ООО «ГиперГлобус».
Цель дипломной работы – разработка рекомендаций по совершенствованию системы делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково.
Для достижения поставленной цели ставятся следующие задачи:
• проанализировать нормативно-правовую базу, регламентирующую использование современных информационных технологий в документообороте и делопроизводстве;
• рассмотреть организационные, технические средства современных информационных технологий, используемых в делопроизводстве;
• рассмотреть прикладное офисное программное обеспечение, используемое на рабочем месте сотрудников для решения задач делопроизводства;
• проанализировать методы создания электронных документов;
• рассмотреть системы автоматизации делопроизводства;
• провести анализ системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково;
• разработать рекомендации по совершенствованию системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» г. Щёлково на основе использования современных информационных технологий.
Методы исследования: аналитический, метод системного анализа, метод классификации.
По структуре дипломная работа состоит из введения, двух глав, списка литературы, заключения.
В первой главе проводится обзор современных информационных технологий в делопроизводстве.
Во второй главе проводится анализ системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус», формулируются требования к системе управления электронными документами.
В третьей главе разрабатываются основные направления совершенствования системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» на основе внедрения системы управления электронным документооборотом.


Заключение (выдержка)
В ходе проведённого исследования получены следующие результаты.
Автоматизация ДОУ в России прошла к началу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной (автономной) автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй, - зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажной форме обмена информацией.
За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПЭВМ, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения - с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации доку-ментирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
При анализе системы делопроизводства в ООО «ГиперГлобус» были выявлены следующие недостатки.
• отсутствие единой базы документов и документооборота в ООО «ГиперГлобус»;
• излишнее дублирование документов в процессе документооборота;
• трудоёмкость контроля за своевременным исполнением документов;
• невозможность для других сотрудников получить сведения о нужных документах без соответствующего запроса к секретарю-делопроизводителю;
• излишние затраты времени на выполнение справочной работы;
• излишние затраты времени на регистрацию документов;
• излишние затраты времени на проверку документов перед их отправкой;
• потери времени на дублирование документов, представленных на бумажном носителе из других подразделений.
Для устранения недостатков целесообразно внедрить СЭУД, и тем самым усовершенствовать систему делопроизводства в ООО «ГиперГлобус».
Можно автоматизировать в процессе делопроизводства: получение документов автоматизировать нельзя. Но делопроизводитель может их заносить не в бумажную регистрационную карточку, а в регистрационную карточку электронного документа. Также можно автоматизировать: процесс разделения документов на регистрируемые и нерегистрируемые; процесс контроля за сроками исполнения документов; процесс формирования номенклатур дел; выдачу справочных материалов по запросам их архива.
Функции, которыми должна обладать СЭУД, должны быть следующие:
• мониторинг документации;
• сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
• передача уведомлений исполнителям о назначении документов им на исполнение в электронном виде;
• выдача информацию о сроках исполнения;
• сбор справочной информации по запросам;
• формирование номенклатуры дел.
Были проанализированы следующие СЭУД: «Company Media»; «БОСС-Референт»; «Optima Workflow» ; «LanDocs»; «Дело» ; «ДЕЛО-Старт».
Из всех рассмотренных систем СЭУД более всего для автоматизации делопроизводственных процессов на исследуемом предприятии подходит «ДЕЛО-Старт» по следующим характеристикам. обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций, легко устанавливается, предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требует наличия предустановленной СУБД.


Литература Источники
Опубликованные
1.1. Конституция РФ от 12.12. 1993//Российская газета. 1993. 25 декабря.
1.2. Гражданский кодекс РФ ч. 1. от 30.11.1994.//СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. – 3301.
1.3. Гражданский кодекс РФ ч.2. от 26. 01. 1996//СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. – 410.
1.4. Гражданский кодекс ч. 3. от 26.11.2001//СЗ РФ. 2001. № 49. Ст.-4552.
1.5.Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02. 2002. № 31-ФЗ с последними изменениями, внесёнными Федеральным законом от 21. 03.2002 № 31-ФЗ //СЗ РФ. 1998. №7. Ст.-785; 2002. № 12. Ст. – 1093.
1.6. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27. 07. 2006 № 149-ФЗ / РГ от 15.08.2006.
1.7. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002. № 1-ФЗ//СЗ РФ. 2002. №. 2. Ст. – 324.
1.8.Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. «О коммерческой тайне».
1.9.Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. СЗ РФ.2002. №2.
1.10.Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002. № 184-ФЗ//СЗ РФ. 2002. № 52, Ст.- 5140.
1.11.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.2004. № 125- ФЗ//СЗ РФ 2004. № 43. Ст. – 4169.
1.12. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах»// СЗ РФ 1997. № 28. Ст.-3448.
1.13. Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц»// СЗ РФ 2002. №26. Ст.-2585.
1.14. Постановление Правительства РФ от 30 мая 2003 г. № 313. «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи».
1.15. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сен-тября 2004 г. «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти».
1.16. Указ Президента Российской Федерации от 01 сентября 2004 г. № 1135 «Об утверждении Положения об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации».
1.17. Указ Президента Российской Федерации от 12 мая 2004 года №611. «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации в сфере международного информационного обмена».
1.18. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299.
1.19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988. №33.
1.20. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия.
1.21. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
1.22. ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
1.23. ГОСТ 6.105-87. Унифицированные системы документации. Требование к построению формуляра-образца.
Неопубликованные
1.24.Устав ООО «Гиперглобус» г. Щёлково. Утв. приказом генерального директора от 24.11. 2006
1.25.Инструкция по делопроизводству в ООО «Гиперглобус» утв. приказом генерального директора от 30.12.2006.
2. Литература
2.26.Агапов А.Б. Основы федерального информационного права России. - М., Экономика, 2007.
2.27.Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. М. 2006.
2.28. Аникина Н.К., Шевцова Н.А. Системы управления базами данных – М., РУДН. 2007.
2.29. Афанасьев Г. Статья. Электронная цифровая подпись: история только начинается. Журнал «Документооборот и Делопроизводство». 2003г.- №13.
2.30.Баласанян В. Статья «Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией». Журнал «Электронные системы». 2006г. - №3
2.31.Басаков М.И. Современное делопроизводство. – Ростов н/Д. Феникс. 2007.
2.32. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и Документооборот . 4-е дополненное и переизданное издание. 2007г.
2.33.Бачило Е.Л. Современные правовые проблемы документирования информации. – М., Проспект. 2007.
2.34.Бачило И.Л. О федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации. – Доклады и сообщения на XIII международной научно-практической конференции: Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота. – М., 2007.
2.35.Бутенко И.А. БОСС-Референт. – М., Росархив ВНИИДАД. 2007.
2.36.Гагарина Л.Г., Кисилёв Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. – М.: Финансы и статистика. 2008.
2.37.Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами. М., Кнорус 2007.
2.38.Гореткина Е. Статья. Что спасет от информационного хаоса. Электронная версия с сайта: h**t://eos.r*/eos/95301.
2.39.Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров – М., Финансы и статистика. 2008.
2.40.Дракер П.-Ф. Сетевое общество / Пер. с англ. О.П. Нестерова // Международный форум по информации и документации. 1995. Т. 20.№ 1.
2.41.Ермолаева Н. Статья. «Настоящее и будущее электронного документооборота» Журнал « Электронные системы» .2007г. - №9.
2.42.Жарчев С.Г. Система ДЕЛО как корпоративная система документооборота – М., Росархив ВНИИДАД. 2007.
2.43. Избачков Ю., Петров В. Информационные системы. – СПб., Питер. 2006.
2.44. Информатика для экономистов/Под. ред. В.М. Матюшка. – М, ИНФРА-М. 2007.
2.45.Информатика/Под. ред. Макаровой Н.В. – М.: Финансы и статистика. 2007.
2.46.Клевцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. М.,1996.
2.47.Кодирование информации. Информационные модели. М.:Дрофа,2007.
2.48.Козырёв А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. – М., Финансы и статистика. 2007.
2.49.Коноплёва И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии. – М., Проспект. 2007.
2.50.Костров А.В. Уроки информационного менеджмента». – М., Финансы и статистика, 2005.
2.51.Кузнецова Т.В. Регистрация, ключевой момент организации работы секретаря с документами//Секретарское дело. 2000. - № 1.
2.52.Кузнецова Т.В. Подлинники и копии документов // Секретарское дело, 2003 - №10.
2.53.Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб., 2007.
2.54.Куциняк Д. Технологии документооборота переходного периода. Журнал « Документооборот и Делопроизводство» .2003г. - №1.
2.55.Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002.
2.56.Леонтьев В.П. 1000 лучших программ. – М., ОЛМА-ПРЕСС. 2004
Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия Интернета. – М., ОЛМА-ПРЕСС. 2008.
2.57.Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот: принципы, технология, методология внедрения».СПб.,2007г.
2.58.Макарова Н.В., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство – СПб., Питер. 2007.
2.59.Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы. СПб, Изд. Питер, 2007
2.60.Острейковский А.В. Информационные системы. – М., ИНФРА-М. 2007.
2.61.Пашков Д.В. Статья «Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота». Журнал «Документооборот и Делопроизводство» .2004г. - №5.
2.62.Петров В.П. Информационный менеджмент. – СПб., Питер. 2007.
Реализация электронного документооборота. Материалы с сайта: h**t://eos.r*/eos/90557
2.63.Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.Правда об электронном документообороте. Издательство «ДКМ - Пресс».2002г.
2.64.Российский рынок документооборота - НОВОСТИ С DOCFLOW 2004. h**t://eos.r*/eos/104421
2.65.Савицкий Н. И. Технология организации хранения обработки данных. – М., ИНФРА-М. 2007.
2.66.Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство 2001. - №2.
2.67.Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации. – М., МЦФЭР. 2005.
2.68. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства – М., Академия. 2007.
2.69. Советов Б.Я., Цехановский В.В. Базы данных: теория и практика. – М., Высшая школа. 2007.
2.70. Сокова А.Н. Документационное обеспечение управления – парадигма XXI века – Доклады и сообщения на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века. – М., 2004.
2.71.Соловьев В.С. Организационное проектирование систем управления: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2007.
2.72. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М., Приор. 2001.
2.73. Хандешева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта – Ростов н/Д. 2007.
2.74. Храмцовская Н.А. Разработка регламента работы с электронной почтой//Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. - № 11.
2.75.Шахвердов В. Статья «Цифровая подпись в системах автоматизации делопроизводства и документооборота». Делопроизводство 2003. - №2.
2.76. Экономическая информатика/Под ред. Косарёва В.П., Ерёмина Л.В. – М., Финансы и статистика. 2007.


Источник: https://www.zachetik.ru/110685

ВВЕДЕНИЕ

 

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им. При неэффективной организации документооборота возникает ряд проблем. Например, длительный поиск нужного документа, потери, задержки отправки и получения, ошибки персонала и т.д. Все это может сильно замедлить, а в некоторых случаях полностью остановить работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей успешного управления предприятием.

Целью курсовой работы является выделение особенностей документооборота в акционерном обществе.

Задачи:

1.Охарактеризовать документооборот как особый процесс

2.Рассмотреть, изучить принципы и особенности документооборота на предприятии

.Раскрыть понятие Акционерное общество

.Определить структуру акционерного общества

.Выявить особенности документооборота в акционерном обществе

Объект: документооборот на предприятии

Предмет: особенности документооборота в акционерном обществе

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и списка приложений.

.ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Эти два процесса непосредственно связаны друг с другом.

По мнению В.А. Кудряева, документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотокисливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости перескакивать с одного пути на другой или возвращаться на то же место, с которого только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т.д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т.к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия, прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение.

Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите Адресат, их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой Лично службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание до

sИсточник: https://www.studsell.com/view/167761/

Направления использования и стратегии внедрения информационных технологий на предприятии: автоматизация документооборота, учета и планирования; коммуникации; управление технологией производства. Пути развития рынка информационных технологий в России.

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

курсовая РАБОТА

Информационные технологии на предприятии

Томск 2008

Содержание

Введение

I. Направления использования информационных технологий на предприятии

1.1 Автоматизация документооборота

1.2 Коммуникации

1.3 Управление технологией производства

1.4 Автоматизация учета и планирования. Системы принятия решений

1.5 Автоматизация банковских операций

1.6 Технические средства реализации информационных технологий

1.7 Стратегия внедрения информационных технологий на предприятие

II. Основные классы информационных систем

2.1 Характеристика ERP систем

2.2 Управление финансами

2.3 Управление производством

2.4 Характеристика MRP: назначение, применение, элементы, преимущества

2.5 Характеристика CRМ: назначение, применение, преимущества

III. Рынок информационных технологий в России

Заключение

Литература

Введение

Создание современного предприятия - сложный и длительный процесс, который условно можно разделить на два взаимосвязанных этапа. Первый - формирование производственно-управленческой структуры, порождающей мощные потоки информации. Второй - формирование структуры, управляющей этими потоками. Это принято называть комплексной автоматизацией, ведь для того чтобы работать, необходим инструмент. Это одинаково верно как по отношению к крупным предприятиям, так и по отношению к небольшим организациям - представителям малого бизнеса. Главным объектом автоматизированной системы управления должно быть управленческое решение.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития организации. Эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании его организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности и формам их взаимодействия. Речь, прежде всего, идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена организационной необходимостью и закономерностью хозяйствования, связанными с удовлетворением индивидуальных потребностей, обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах, растущими доходами населения, регулированием товарно-денежных отношений, широким использованием новейших достижений научно-технической революции. Все это требует от организаций адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

В условиях рыночной экономики важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и обработке информации, для использования результатов ее анализа в процессе своей деятельности, принятия обоснованных управленческих решений. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности информации.

Одним из значимых факторов конкурентоспособности сегодня стало применение в управлении предприятием современных информационных технологий; во многих видах деятельности без этих технологий невозможно осуществлять успешную деятельность. Поэтому их эффективное использование стало решающим фактором успеха предприятий на рынке. Развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

Актуальность темы. Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.

Формирование теории информационных управленческих систем насчитывает несколько десятилетий. Первые работы в этой области относятся к 1950-1960 годам, когда в отечественной и зарубежной теории и практике разрабатывались, внедрялись и функционировали так называемые автоматизированные системы управления.

Среди российских ученых, разрабатывавших эту тематику, следует отметить Ю. Алексеева, В. Дудорина, В. Жеребина, И. Каракоза, М. Королева, Т. Кокориеву, В. Мальцева, М. Совалова, В. Самборского и др.

Дальнейшая разработка этой тематики шла в контексте современных возможностей вычислительной техники и телекоммуникаций. Отечественная школа представлена здесь именами О. Вершининой, А. Гранберга, А. Гапоненко, О. Григорьева, С. Ермолаева, Капралова, Е. В. Костюка, А. Нанавян, Н. Прохорова, Г. Рябова, Е. Седых, Г. Смолян, С. Супицина, Д. Фатеева, Н. Федоренко, В Фирсова, Д. Черешкина, Е. Щукина и др.

Имеется большое число зарубежных изданий, посвященных проблемам применения информационных технологий в управлении организациями. Среди них работы Б. Гейтса, Р. Каплана, Г. Минса, Д. Нортона, Д. Шнайдера и др.

При этом в научных работах рассматриваются в основном технические и технологические вопросы информационных систем управления. Превалирование технологических подходов оставляет в тени экономические и управленческие аспекты данной проблемы.

Цель данной работы заключается в том, чтобы изучить концептуальные основы использования информационных технологий в экономике как фактора повышения эффективности деятельности предприятий в современных условиях.

В соответствии с указанной целью в работе поставлены и последовательно решаются следующие задачи:

- выявить особенности использования информационных технологий;

- исследовать концепцию управления предприятием с использованием ИТ;

-попытка обобщения накопленного опыта по внедрению интегрированных информационных систем и формирование общих принципов организации выбора и стратегию внедрения ИТ в управлении предприятием;

- исследовать внутрифирменные сложности, проблемы при использовании ИТ;

- провести обзор основных информационных систем, предлагаемых на рынке.

Объектом исследования являются информационные технологии как фактор повышения эффективности деятельности предприятий.

Предметом исследования выступает совокупность экономических и управленческих отношений, возникающих в процессе использования информационных технологий.

I. Основные направления использования информационныхтехнологий на предприятии

Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

· по объекту и качеству -- краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

· по целенаправленности -- удовлетворение конкретных потребностей;

· по точности и достоверности -- правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Крупные компании (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале, как правило, сталкиваются с такими проблемами, как:

Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.

Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.

Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.

Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.

Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также -- филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).

Единственным решением этих проблем является разработка и внедрение так называемых информационных технологий, т.е. технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология - это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

В современном обществе информационные технологии являются универсальным инструментарием в управлении организациями всех типов, действующих во всех сферах. Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями - сбор, хранение, поиск, систематизация и обработка необходимых данных для всех сфер общественной жизни, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач. Ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоёмкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции над большими массивами данных, но и получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Среди основных направлений развития современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

· Автоматизация документооборота

· Коммуникации

· Управление технологией фармацевтического производства

· Автоматизация бухгалтерского учета и планирования

· Разработка систем принятия решений

· Автоматизация банковских операций

· Создание автоматизированных рабочих мест

1.1 Автоматизация документооборота

Ведение документации предоставляет следующие преимущества: минимальные расходы на канцелярские средства (бланки, бумага, канцелярские принадлежности); отпадает необходимость в дорогих средствах защиты от несанкционированного доступа (сейфы и т.п.), так как предоставить доступ к документу можно только ограниченному кругу лиц с помощью паролей и т.п.; отпадает необходимость в выделении специальных помещений (архивов) и специальной мебели, громоздких папок и т.д.; ускоряется процесс поиска нужного документа; сам процесс поиска переходит в качественно новую плоскость (поиск по ключевым словам, поиск среди нескольких документов и пр.); появляется возможность организовать совместную работу нескольких лиц или отделов над одним документом; ускоряется процесс создания документов за счет возможности включения в него фрагментов из других документов и возможности правки уже существующего текста.

В последнее время большую популярность имеют электронные документы, основанные на «гипертексте». Это понятие означает включение в документ ссылок на другие документы, с помощью которых можно мгновенно ознакомится с документом, на который ссылаются.

Для обеспечения конфиденциальности, электронные документы могут быть зашифрованы. Современные технологии шифрования, применяемые в персональных компьютерах, соответствуют стандартам спец. служб России и США и обеспечивают гарантированную конфиденциальность сведений, содержащихся в документе. Это ликвидирует возможность утраты, порчи, получения конкурентами информации, составляющей производственную и коммерческую тайну. Во многих современных программных продуктах, от MSOffice и 1С до серьезных ERP-систем и дорогостоящих СУБД, есть удовлетворительные средства защиты данных [4, с. 38].

Авторизация электронных документов представляет основную проблему перехода на «безбумажную технологию». Для авторизации бумажных документов в настоящее время используются печати организации и подписи должностных лиц, однозначно определяющих принадлежность документа. Электронные документы, принадлежность которых идентифицировать сложно вследствие возможности воспроизведения копии, не отличающейся от оригинала, в настоящее время в качестве отчетных, финансовых документов не используются. Решением этой проблемы является разработка единого стандарта «электронной подписи», с помощью которой можно будет однозначно идентифицировать автора документа и защитить документ от изменений посторонними лицами.

1.2 Коммуникации

Коммуникации играют самую важную роль в функционировании предприятия. Как показывают исследования, для обеспечения предприятия необходимой информацией и для передачи исходящей информации в другие звенья организации управляющий персонал организации расходует более 70% своего рабочего времени.

Для обеспечения оперативного обмена информацией, электронными документами, была введена система электронной почты.

Система электронной почты предусматривает передачу сообщений и электронных документов посредством какой-либо компьютерной сети (средства телекоммуникации) с одного компьютера на другой.

Преимуществами электронной почты по сравнению с другими способами передачи информации (обычная почта, курьеры, факсимиле, телефон, телеграф и пр.) следующие:

· очень высокая скорость передачи сообщений в независимости от удаленности абонента -- документ доставляется адресату через несколько секунд после отправления;

· отсутствие необходимости прибегать к помощи других лиц (почтальонов, оператора телеграфа и др.), т.к. документы отправляются и принимаются с помощью компьютера непосредственно в организации. Этот факт дополнительно обеспечивает конфиденциальность передаваемых или получаемых сведений;

· возможность передачи информации, которую невозможно передать такими существующими средствами, как телефон, телеграф, факс. С помощью электронной почты можно передавать одновременно голосовые сообщения, видеоизображения, текст, рисунки, графики и другие;

· дешевизна электронной почты для передачи сообщений в любые регионы (включая другие страны).

Кроме системы электронной почты, важным источником получения информации является глобальная компьютерная сеть Internet. С помощью таких услуг сети Интернет, как телеконференции, World Wide Web, можно использовать разнообразную научную и техническую информацию из многочисленных баз данных, организовывать диалоги в реальном времени с людьми, находящимися в отдаленных регионах, просматривать официальные сведения коммерческих организаций и пр.

1.3 Управление технологией производства

На базе компьютеров и микропроцессоров в настоящее время созданы автоматические и полуавтоматические линии по производству продукции. Использование таких линий позволяет высвободить персонал для решения других задач, повысить объем и качество выпускаемой продукции.

В производствах, не имеющих автоматических линий, компьютеры широко используются на отдельных стадиях производства, в частности, при контроле качества продукции. Применение компьютеров в производстве позволяет исключить технологические ошибки, повысить качество труда работников.

1.4 Автоматизация учета и планирования. Системы принятия решений

В настоящее время бухгалтерский учет практически повсеместно ведется с использованием компьютерной техники. Введение автоматизированных систем бухгалтерского учета позволяет: организовать совместную работу бухгалтеров; получать оперативные статистические данные, на составление которых обычными средствами уходит несколько дней; исключить ошибки в вычислениях, приводящих к дополнительным затратам времени и денежных средств; повысить качество труда бухгалтеров путем исключения в их работе рутинных операций (вычисления, составления таблиц, графиков).

1.5 Автоматизация банковских операций

При современном развитии информационных технологий, для осуществления какой-либо банковской операции (перевод денег на счет и пр.) уже отсутствует необходимость самому являться в банк. Существуют системы, с помощью которых можно осуществлять банковские операции прямо в бухгалтерии предприятия. Составление и проводка соответствующих документов выполняется с помощью компьютера.

Связь компьютера организации с компьютером банка может осуществляться как непосредственно, используя телефонную линию, так и через Интернет.

Очевидные преимущества «электронного банкинга» заключаются в следующем: оперативное осуществление банковских операций; отсутствие необходимости лично являться в банк; возможность осуществления банковских операций с любого места, где есть телефон (используя переносной компьютер).

1.6Технические средства реализации информационных технологий

Для успешной реализации вышеперечисленных информационных технологий в настоящее время применяются, в основном, персональные компьютеры. Для организации единой компьютерной системы предприятия отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

Локальные вычислительные сети представляют собой системы распределенной обработки данных и, в отличие от глобальных и региональных вычислительных сетей, охватывают небольшие территории (диаметром 5-10 км) внутри отдельных учреждений. При помощи общего канала связи ЛВС может объединять от десятков до сотен абонентских узлов, включающих персональные компьютеры (ПК), печатающие и копирующие устройства, кассовые и банковские аппараты. ЛВС могут подключаться к другим локальным и большим (региональным, глобальным) сетям с помощью специальных шлюзов, мостов и маршрутизаторов, реализуемых на специализированных устройствах или на ПК с соответствующим программным обеспечением.

Относительно небольшая сложность, стоимость и доступность массовому пользователю ЛВС, использующих в основном ПК, обеспечивают широкое применение сетей в автоматизации коммерческой, банковской и других видов деятельности, делопроизводства, технологических и производственных процессов, для создания распределенных управляющих, информационно-справочных, контрольно-измерительных систем, систем промышленных роботов и гибких производственных производств.

Благодаря этому стали появляться центры машинной обработки деловой (документальной) информации (ЦМОДИ) -- приказов, отчетов, ведомостей, калькуляций, счетов, писем и т.п. Такие центры представляют собой совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ) и являются новым этапом на пути создания в будущем безбумажных технологий для применения в управляющих, финансовых, учетных и других подразделениях.

Современная стадия развития ЛВС характеризуется почти повсеместным переходом от отдельных, как правило, уже существующих, сетей, к сетям, которые охватывают все предприятие (фирму, компанию) и объединяют разнородные вычислительные ресурсы в единой среде. Такие сети называются корпоративными.

Локальные сети ПК должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметь гибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать АРМ (или рабочие станции) там, где это потребуется. Рабочими станциями в ЛВС служат, как правило, персональные компьютеры. Отдельные пользователи (различные должностные лица подразделений фирмы) реализуют на рабочих станциях свои прикладные системы. В основном это определенные функциональные задачи или комплексы задач.

Специфическими компонентами ЛВС являются серверы. Они управляют функции управления распределением сетевых ресурсов общего доступа. Серверы -- это аппаратно-программные системы. Аппаратным средством обычно является достаточно мощный ПК или компьютер, спроектированный специально как сервер. ЛВС может иметь несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегда должен быть один или более файл-сервер или сервер без данных. Он управляет внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных.

Кроме чисто технических средств (Hardware) для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соответствующих программных средств (Software).

Программные средства являются тем инструментом, который обеспечивает функционирование технических средств и реализацию задач информационных технологий.

В настоящее время разработано огромное число программных средств (более 100 000), направленных на решение большинства задач любой организации. Однако, имеется тенденция к разработке единой корпоративной программной системы для решения специфических задач организации, так как объединение разрозненных программных средств в единое целое в большинстве случаев невозможно.

1.7 Стратегия внедрения информационных технологий на предприятие

Однако при очевидных преимуществах комплексной автоматизации, ее осуществление, тем не менее, связано с рядом проблем. К ним можно отнести необходимость серьезной перестройки существующей модели деловых отношений, сложившейся на предприятии за многие годы, поскольку меняются характер и способы обмена информацией, стиль управления, а также степень влияния и авторитета отдельных людей, оптимизации его организационной структуры, координации работы подразделений, массового обучения сотрудников и т.д. Властные устремления и профессиональный эгоизм мешает принятию решений по существу. К кооперации и интеграции информационно-технологические отделы подготовлены слабо. Часто устанавливаются критерии, которые напрямую не связаны с успехом предприятия. Общие цели ставятся (если это имеет место) на крайне ограниченную временную перспективу. Управление реализацией общих проектов организуется очень плохо. Необходимо четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом. Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками. Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

§ высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

§ специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

§ менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

§ менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:

§ поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

§ собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Во-первых, для руководства фирмы нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия. Во-вторых, вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов.

Частичная автоматизация отдельных процессов (как правило, управленческого характера) может значительно упростить схему финансовых взаимоотношений, механизмы учета и контроля на отдельных этапах. При этом основной узел бизнес-процессов остается в рамках неизменной, принятой на данном предприятии схемы.

Определение степени и глубины автоматизации процессов - одна из самых важных задач управления. Объективная оценка возможностей предприятия, его состояния на данный момент и предполагаемого эффекта от автоматизации - полной или частичной, поэтапной - и должна стать определяющим фактором при выборе системы или программного комплекса для реорганизации или построения бизнеса.

II. Основные классы информационных систем

2.1 Характеристика ERP систем

В настоящее время основными классами информационных систем, использующихся в практике работы отечественных и зарубежных предприятий, являются: системы планирования ресурсов предприятия ERP, системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM, системы хранения информации, данных и знаний BI, системы управления цепочками поставок SCM и системы планирования материальных потоков MRP.

Возможность получить экономическую выгоду от автоматизации управленческих процессов впервые появилась в конце 60-х - начале 70-х годов. Первым шагом на этом пути стало появление систем MRP (Material Requirements Planning) - автоматизированного планирования потребности сырья и материалов для производства. Данные автоматизированные технологии управления производством появились в США. Главное достижение MRP-систем - минимизация издержек, связанных со складскими запасами. Затем появились системы MRPII (Manufacturing Resource Planning), способные планировать все производственные ресурсы предприятия: сырье, материалы, оборудование с его реальной производительностью, трудозатраты [1, с. 80].

Развитием концепции автоматизированного управления занимается американская некоммерческая организация APICS (AmericanProductionandInventoryControlSociety), которая, в свою очередь, выдвинула ERP-концепцию управления предприятием и корпорациями. Она объединяет производителей (заказчиков), консультантов и разработчиков программного обеспечения.

ERP-системы (EnterpriseResourcePlanning) представляют собой программные средства, автоматизирующие весь процесс учета, планирования и контроля на предприятиях, появились в начале 90-х годов, как замена систем MRPII. Однако реально они реализуют тот же стандарт управления предприятием.

Эффективно используя ERP-системы, фирмы применяют различные технологии управления. В разных странах, у разных авторов они называются по-разному: контроллинг - в Германии, тактический менеджмент - в Великобритании, управленческий учет - в США [2, с. 58].

Основным назначением ERP систем является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому Enterprise Resources Planning systems - Системы Планирования Ресурсов Предприятия в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем: управление финансами; управление материальными потоками; управление производством; управление проектами; управление сервисным обслуживанием; управление качеством; управление персоналом.

Приведенная последовательность функциональных подсистем не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем. Например, подсистема управления материальными потоками, как правило, включает в себя функционально законченный блок «Управление транспортом» для составления графиков и транспортных схем доставки, планирования и управления транспортом.

В то же время подсистемы управления материальными потоками, производством/проектами, сервисным обслуживанием формируют в совокупности информационную логистическую систему предприятия (логистика снабжения, хранения, транспортная логистика, производственная логистика, логистика сбыта и т.д.)

В качестве ресурсов для планирования рассматриваются: - денежные средства; - материально-технические ресурсы; мощности (станки и оборудование, склады и места хранения, транспортные единицы, трудовые ресурсы).

Большинство из указанных подсистем обладает функциональностью, позволяющей осуществить планирование материально-технических ресурсов и мощностей и трансформировать в соответствующие потребности в денежных ресурсах.

2.2 Управление финансами

В общем случае управление финансами можно представить в виде четырех функциональных уровней (Рис. 1):

- финансовое планирование деятельности предприятия (Финансовый план);

- финансовый контроль деятельности (Бюджеты и бюджетный контроль);

- контроль над финансовыми процессами (Контроль финансовых операций);

- реализация финансовых процессов (Ведение финансовых операций).

Два нижних уровня представляют процессы, в достаточной степени независимые от типа деятельности. (В качестве примера можно привести стандартные операции по регистрации входящих и исходящих счетов, банковских выписок, операций с основными средствами и т.д.) Два верхних уровня в большей степени зависят от типа деятельности предприятия, т.к. на этих уровнях определяются особенности организации управленческого учета предприятия. Например, для типа деятельности «Сборка на заказ» с точки зрения финансового планирования и контроля могут быть определены центры затрат (подразделения) и единицы затрат - производимые изделия. Для типа деятельности «Конструирование на заказ» в качестве объектов финансового мониторинга могут определяться конструкторские проекты.

Рис. 1 Общие функциональные уровни подсистемы управления финансами [4, с.24]

Финансовое планирование деятельности предприятия.В финансовых подсистемах ERP систем, как правило, предполагается наличие двух способов составления финансового плана: снизу-вверх, сверху-вниз.

В случае использования метода снизу-вверх, соответствующие части финансового плана формируются в низовых подразделениях, после чего система осуществляет их агрегирование. При использовании противоположного метода основные показатели смет определяются на верхнем уровне иерархии предприятия, после чего происходит их детализация на нижних уровнях.

Финансовые планы и бюджеты, количество которых на этапе подготовки, как правило, системой не ограничивается, могут иметь различные версии, модификации и признаки. В качестве рабочего в результате принимается один, который утверждается и объявляется в системе как актуальный.

Все финансовые планы и бюджеты базируются на основе счетов главной книги и заранее описанной в системе управленческой структуры предприятия (центров финансовой ответственности, единиц затрат и др.), определяющей распределение интегрального показателя сметы за период по счету главной книги в соответствии со структурой объектов аналитического (управленческого) учета (центров ответственности, единиц затрат).

Финансовый контроль деятельности. Функциональность финансовых подсистем предлагает возможность организации бюджетного контроля и управления движением денежных средств. Как уже упоминалось ранее, бюджетный контроль основывается на единой базе формирования бюджетов и интеграции финансовых операций - Счетах Главной книги и аналитических объектах управленческого учета. Прогнозные данные финансового плана, разбитые по периодам, могут оперативно сравниваться с текущими результатами на счетах главной книги для принятия управленческих решений.

На основе бюджетных данных по аналитическим объектам управленческого учета имеется возможность сравнивать планируемые и фактические результаты по соответствующим статьям затрат/доходов для центров финансовой ответственности. Подсистема финансового плана совместно с подсистемой управления распределением затрат позволяют оценить сходимость результатов плановой и фактической себестоимости выпускаемой продукции, осуществить последующий анализ отклонений, на основе объективных данных сформировать мнение о рентабельности выпускаемой продукции для предприятия и т.д.

Управление движением денежных средств (ДДС), как основная задача казначейства или финансового управляющего, реализуется в системе для планирования и контроля входящих и исходящих денежных потоков (Рис. 2) и формализации процедур ведения расчетов.

Формирование прогноза ДДС системой обеспечивается на основе различных документов (Счета-фактуры закупок, Счета-фактуры продаж, Заказы на закупку, Заказы на продажу, Заказы по проектам, Поручения и т.д.). Формализация и упорядочение процедур расчетов организовывается путем определения в системе стандартных способов и операций по расчетам.

Рис. 2 Упрощенная схема движения денежных средств [4, с.28]

Контроль над процессами учета и учет операций. Повседневный учет операций на счетах главной книги предполагает, как правило, два состояния операции: неразнесенная операция (документ), разнесенная операция (документ).

Статус «неразнесенная операция» определяет возможность ее исправления и удаления без каких-либо последствий. Операция с данным статусом еще не является проводкой главной книги и ждет подтверждения корректности и разноски. Процедура контроля неразнесенных операций и их разноски в главную книгу, как правило, выполняется периодически соответствующими должностными лицами по участкам учета. Принимая во внимание интегрированный характер ERP систем, следует заметить, что львиная доля операций порождаются автоматически на основе регистрации первичных документов в подсистемах, связанных с планированием и управлением снабжением, производством, сбытом, проектными работами и т.д. Основная нагрузка по непосредственному ведению операций, как правило, падает на службу расчетов, остальные службы по участкам бухгалтерского учета в большей степени контролируют правильность автоматического формирования операций и осуществляют их разноску.

Стандартными модулями подсистемы управления финансами, реализующими функции вышеперечисленных четырех уровней, являются:1. Основное назначение - Финансовый учет:General Ledger - Главная книга; Accounts Receivable - Счета к получению; Accounts Payable - Счета к оплате; Multi Currency - Многовалютность; Fixed Assets - Основные средства; Consolidation - Консолидация. Основное назначение - Управленческий учет: Financial Budget System - Система финансовых планов и бюджетов; Cash Management - Управление движением денежных средств; Cost Allocation - Распределение затрат; Cost Accounting - Учет затрат; Cost Price Calculation - Калькуляция себестоимости; Financial Statements - Финансовые отчеты.

информационный документооборот автоматизация рынок

2.3 Управление производством

В общих чертах типология производственных процессов может быть классифицирована следующим образом: непрерывное производство; поточное производство; единичное производство; проектное производство.

Функциональность подсистем управления производством ERP системы, как правило, ориентируется на различные виды производственной деятельности предприятия, к основным из которых можно отнести следующие: дискретное производство; процессное производство; реализация проектов.

Первые два вида предполагают описание в системе состава выпускаемого изделия и технологии производства. Последний вид в большей степени ориентирован на планирование работ и ресурсов для реализации долгосрочных проектов.

Основные типы дискретного производства:

1. Ориентированные на заказ с позаказной калькуляцией затрат. ETO Engineering To Order Конструирование на заказ; MTO - Make To Order - Изготовление на заказ; ATO - Assembling To Order - Сборка на заказ.

2. Ориентированные на массовое производство: RPT/MTS - Repetitive (Make To Stock) - Повторяющееся производство на склад. Процессное производство с попередельной/попартионной калькуляцией затрат: Process (RPT/Batch) industry - Процессное повторяющееся производство; Process (Cont.Flow) - Непрерывное производство.

3. Реализация проектов с позаказной калькуляцией затрат: Project industry - Долгосрочные проекты.

Примером использования подсистемы «Управление проектами» может служить организация учета капитальных вложений для крупных предприятий, когда необходимо осуществить планирование, учет затрат и управление при капитальном строительстве различных объектов, рассматриваемых в системе как проекты.

Необходимо отдельно остановиться на различии дискретного и процессного производства. Как правило, к процессной индустрии явно относятся предприятия пищевой, химической и фармацевтической промышленности. В дополнение к ним под определение процессных попадают целлюлозно-бумажные, текстильные предприятия и предприятия, выпускающие строительные материалы. Особенности предприятий процессного вида отражаются на логистике снабжения, производства и сбыта.

Фундаментальным отличием является определение материалов (единицы измерения, идентификаторы партии, партии в партии, сроки хранения, и т.д.) и состава изделия. Для предприятия с дискретным производством характерно наличие возможности более точного и простого определения спецификации материалов и комплектующих и более высокой степени предсказуемости свойств выпускаемой продукции по сравнению с процессным производством.

Обычно производство конечной продукции включает более одного процесса. Калькуляции себестоимости выпускаемой продукции усложняется возможностью так называемых рекурсий, появлением и участием в процессе калькуляции себестоимости побочных и совместно производимых продуктов и т.д.

Данные особенности необходимо в первую очередь учитывать при выборе системы, если руководство предприятия имеет намерение внедрить полноценную систему управления производством и иметь возможность отслеживания процесса формирования себестоимости выпускаемой продукции.

Планирование для производственных предприятий в общем случае описывается четырьмя функциональными уровнями, каждый из которых определяется длительностью горизонта планирования и субъектами планирования (Рис. 4): - стратегическое планирование; -долгосрочное планирование (от полугодия до 1.5 лет); -среднесрочное планирование (от нескольких недель до нескольких месяцев); -оперативное планирование (неделя, несколько недель).

В настоящей работе не рассматривается уровень стратегического планирования, т.к. зачастую процессы деятельности, характерные для этого уровня находятся вне пределов ERP систем.

Рис. 3 Уровни производственного планирования и управления [4,с.49]

Основной производственный план график (MPS). Основным назначением MPS является определение количественных показателей каждого выпускаемого изделия в привязке к временным дискретам планирования (неделя, месяц) в пределах горизонта планирования. Под выпукаемыми изделиями подразумеваются завершенная продукция или ее части, которые поставляются в качестве законченных изделий. Выпускаемая продукция может поставляться заказчикам или помещаться на склад. Основные цели MPS: c необходимой и достаточной степенью достоверности спланировать сроки производства готовой продукции и своевременно удовлетворить запросы заказчиков; избежать перегрузки и недогрузки производственного оборудования, и обеспечить эффективное использование производственных мощностей и оптимальные производственные затраты.

Процессы планирования и организации управления закупками материалов и комплектующих, производства частей и узлов и других работ, выполнение которых необходимо для выпуска продукции зависят от используемой системы производственного планирования и диспетчирования. Необходимо заметить, что на одном предприятии для различных изделий, материалов и комплектующих, как правило, используются различные типы планирования. Например, особо ценные материалы и комплектующие могут планироваться на уровне MPS, вспомогательные материалы часто не требуют процедуры планирования во времени с четкой привязкой к составу изделия и, поэтому, закупаются на основании статистически оптимального уровня запасов и т.д.

Рассматривая возможности использования информационных систем типа ERP, можно прийти к выводу о том, что данная система может улучшить следующие показатели эффективности бизнеса:

· улучшить качество обслуживания клиентов и заказчиков, взаимоотношения с поставщиками, увеличить число клиентов;

· повысить эффективность всего производственного процесса в целом;

· оптимизировать производственные процессы и производственные операции;

· снизить издержки, связанные с управлением производства, уменьшить себестоимость продукции;

· оптимизировать управление оборотными средствами за счет значительного уменьшения складских запасов.

Система JIT «Точно в срок» основной акцент делает на сокращении уровня запасов материалов и незавершенного производства на каждой стадии производства. Причины роста незавершенного производства, как правило, определяются созданием страховых запасов, выходом из строя оборудования, низкой квалификацией персонала и т.д. В «толкающей системе» осуществляется анализ плана-графика для определения, что нужно производить на следующей стадии. В тянущей системе анализу подлежит только следующая стадия производства, которая «вытягивает» необходимые потребности. При такой организации движение материалов и производимой продукции от поставщика до потребителя осуществляется с минимальными задержками в промежутках между временными интервалами, необходимыми для производства на производственных участках. Наибольший успех система JIT имеет на средних предприятиях с серийным типом производства, где стандартные изделия производятся с высокой скоростью с непрерывным потоком материалов и комплектующих. В данной ситуации процедуры планирования и контроля в достаточной степени стандартизованы и просты. На крупных, высокотехнологичных западных предприятиях, где процедура планирования и контроля производственных процессов является сложной, JIT практически не используется.

В системе «Управление пополнением запасов» (PDS - Pond-Draining System, SIC - Statistical Inventory Control) основной акцент делается на поддержке необходимого для производства запаса материалов и комплектующих. Как уже указывалось ранее, использование данной системы целесообразно, когда производитель не имеет достоверной информации о требуемых сроках производства и количестве изделий, при коротком производственном цикле или для вспомогательных материалов. В данном случае большая номенклатура производимой продукции изготавливается с опережением и хранится на складе полуфабрикатов, частей и узлов. При поступлении заказов конечная сборка осуществляется со складов незавершенной продукции и поставляется заказчикам.

2.4 Характеристика MRP: назначение, применение, элементы, преимущества

В MRP системе основной акцент делается на использовании информации о поставщиках, заказчиках и производственных процессах для управления потоками материалов и комплектующих. Партии исходных материалов и комплектующих планируются к поступлению на предприятия в соответствии со временем (с учетом страхового опережения), когда они потребуются для изготовления сборных частей и узлов. В свою очередь части, и узлы производятся и доставляются к окончательной сборке в требуемое время. Готовая продукция производится и доставляется заказчикам в соответствии с согласованными обязательствами.

Прежде всего, необходимо заметить, что MRP системы разрабатывались для использования на производственных предприятиях. Если предприятие имеет дискретный тип производства с относительно длительным циклом производства (Сборка на заказ - ATO, Изготовление на заказ - MTO, Изготовление на склад - MTS, …), т.е. когда для выпускаемых изделий имеется ведомость материалов и состав изделия, то использование MRP системы является логичным и целесообразным.

Если предприятие имеет процессное производство (Process Industry), то применение MRP функциональности оправдано в случае относительно длительного производственного цикла (наличие MPS планирования).

MRP системы редко используются для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного профиля, хотя потенциально идеи MRP систем могут быть с некоторыми допущениями применены и для непроизводственных предприятий (в частности при процессном производстве), деятельность которых требует планирования материалов в относительно длительном интервале времени.

MRP системы базируются на планировании материалов для удовлетворения потребностей производства и включают непосредственно функциональность MRP, функциональность по описанию и планированию загрузки производственных мощностей CRP (Capacity Resources Planning) и имеют своей целью создание оптимальных условий для реализации производственного плана выпуска продукции.

Основная идея MRP систем состоит в том, что любая учетная единица материалов или комплектующих, необходимых для производства изделия, должна быть в наличии в нужное время и в нужном количестве.

Главным преимуществом MRP систем является формирование последовательности производственных операций с материалами и комплектующими, обеспечивающей своевременное изготовление узлов (полуфабрикатов) для реализации основного производственного плана по выпуску готовой продукции.

Элементы MRP системы можно разделить на элементы, предоставляющие информацию, элемент - программная реализация алгоритмической основы MRP и элементы, представляющие результат функционирования программной реализации MRP.

Рис. 6 Основные элементы MRP

В упрощенном виде исходную информацию для MRP системы представляют следующие элементы:

1. Основной производственный план-график - Master Production Schedule(MPS)

На практике разработка MPS представляется петлей планирования. Первоначально формируется черновой вариант для оценки возможности обеспечения реализации по материальным ресурсам и мощностям.

Система MRP осуществляет детализацию MPS в разрезе материальных составляющих. Если необходимая номенклатура и ее количественный состав не присутствует в свободном или заказанном ранее запасе или в случае неудовлетворительных по времени планируемых поставок материалов и комплектующих, MPS должен быть соответствующим образом скорректирован. После проведения необходимых итераций MPS утверждается как действующий и на его основе осуществляется запуск производственных заказов.

2. Ведомость материалов, состав изделия. Ведомость материалов (ВМ) представляет собой номенклатурный перечень материалов и их количеств для производства некоторого узла или конечного изделия. Совместно с составом изделия (разузлование) ВМ обеспечивает формирование полного перечня готовой продукции, количества материалов и комплектующих для каждого изделия и описание структуры изделия (узлы, детали, комплектующие, материалы и их взаимосвязи). Ведомость материалов и состав изделия представляют собой таблицы базы данных, информация которых корректно отражает соответствующие данные, при изменении физического состава изделия или ВМ состояние таблиц должно быть своевременно скорректировано.

3. Состояние запасов. Текущее состояние запасов отражается в соответствующих таблицах базы данных с указанием всех необходимых характеристик учетных единиц. Каждая учетная единица, вне зависимости от вариантов ее использования в одном изделии или многих готовых изделиях должна иметь только одну идентифицирующую запись с уникальным кодом. Как правило, идентификационная запись учетной единицы содержит большое количество параметров и характеристик, используемых MRP системой, которые можно классифицировать следующим образом: - общие данные; - код, описание, тип, размер, вес и т.д.; - данные запаса; -единица запаса, единица хранения, свободный запас, оптимальный запас, запланированный к заказу, заказанный запас, распределенный запас, признак партии/серии и т.д.; - данные по закупкам и продажам; - единица закупки/продажи, основной поставщик, цена; - данные по себестоимости; - данные по производству и производственным заказам и т.д.

Записи учетных единиц обновляются всякий раз при выполнении операций с запасами, например, запланированные к закупке, заказанные к поставке, оприходованные.

На основании входных данных MRP система выполняет следующие основные операции: на основании MPS определяется количественный состав конечных изделий для каждого периода времени планирования; к составу конечных изделий добавляются запасные части, не включенные в MPS; для MPS и запасных частей определяется общая потребность в материальных ресурсах в соответствии с ВМ и составом изделия с распределением по периодам времени планирования; общая потребность материалов корректируется с учетом состояния запасов для каждого периода времени планирования; осуществляется формирование заказов на пополнение запасов с учетом необходимых времен опережения.

Результатами работы MRP системы являются: план-график снабжения материальными ресурсами производства - количество каждой учетной единицы материалов и комплектующих для каждого периода времени для обеспечения MPS; для реализации плана-графика снабжения система порождает график заказов в привязке к периодам времени, который используется для размещения заказов поставщикам материалов и комплектующих или для планирования самостоятельного изготовления изменения плана-графика снабжения - внесение корректировок в ранее сформированный план-график снабжения производства; ряд отчетов, необходимых для управления процессом снабжения производства.


Подобные документы

  • Необходимость внедрения информационных технологий на предприятии

    Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

    курсовая работа [46,3 K], добавлен 02.08.2015

  • Совершенствование использования информационных технологий на предприятии

    Совершенствование использования информационных технологий в организации, изучение предпосылок их внедрения на примере Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России. Виды проектов, этапы их внедрения, особенности управления.

    курсовая работа [149,8 K], добавлен 19.06.2012

  • Совершенствование использования информационных технологий на предприятии

    Снижение рисков и повышение эффективности организации. Модернизация информационных технологий. Решения проблемных вопросов возникших при реализации и управлении проектом внедрения. Развитие информационных технологий по системам видеоконференцсвязи.

    курсовая работа [131,4 K], добавлен 05.02.2012

  • Новые информационные технологии в документационном обеспечении управлении

    Требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. Понятие и классификация информационных технологий управления, характеристика и стратегии их использования. Использование современных информационных технологий в бухгалтерии.

    курсовая работа [118,8 K], добавлен 28.10.2009

  • Внедрение новых информационных технологий в производственнй процес лесопромышленного предприятия

    Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

    дипломная работа [2,2 M], добавлен 16.02.2012

  • Проблемы внедрения новых информационных технологий

    Делопроизводство и новые информационные технологии, автоматизация делопроизводства, электронный документооборот и информационные системы. Примеры использования систем электронного документооборота, опыт госструктур в автоматизации делопроизводства.

    курсовая работа [48,3 K], добавлен 18.01.2011

  • Информационные системы в менеджменте

    Современное состояние и тенденции развития информационных технологий. Использование информационных технологий в управлении организацией. Эволюция информационных систем. Корпоративные информационные системы, внедрение и сопровождение на производстве.

    курс лекций [71,6 K], добавлен 28.08.2011

  • Современные тенденции использования информационных технологий в процессе РУР

    Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".

    курсовая работа [29,6 K], добавлен 22.01.2015

  • Информационные технологии, применяемые в менеджменте

    Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием, классификация их видов. Особенности и проблемы применения информационных технологий в организациях различного типа. Виды информационных технологий, используемых в кадровом менеджменте.

    курсовая работа [66,7 K], добавлен 23.12.2012

  • Влияние информационных технологий на процессы функционирования организационной деятельности

    Информационные технологии: понятие, история развития, классификация и структура. Определение основных направлений развития информационных систем, современные подходы к их анализу. Проблемы организационной деятельности в сфере информационных технологий.

    курсовая работа [33,7 K], добавлен 26.10.2013

Источник: https://otherreferats.allbest.ru/management/00165588_0.html
.


Пролистайте работу и убедитесь в качестве



Выдержка из работы

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема дипломного проекта (работы):

Автоматизация электронного документооборота на предприятии ООО «ФТН Монитор»

Кафедра Информационные системы и технологии

Оглавление

  • Введение
  • Глава 1. Аналитическая часть
  • 1.1 Описание предметной области
  • 1.1.1 Общие понятия электронного документооборота
  • 1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте
  • 1.1.3 Исследование состава информации
  • 1.2 Обзор существующих программных продуктов
  • 1.2.1 EMC Documentum
  • 1.2.2 CompanyMedia
  • 1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот
  • 1.2.4 Система «ДЕЛО»
  • 1.2.5 1С: Архив
  • 1.2.6 DIRECTUM
  • 1.3 Обзор средств реализации
  • 1.3.1 Microsoft Access
  • 1.3.2 Delphi
  • 1.3.3 Paradox
  • 1.3.4 Microsoft FoxPro
  • 1.3.5 Redmine
  • 1.3.6 Выбор средства реализации
  • Глава 2. Проектная часть
  • 2.1 Описание программного продукта и его установка
  • 2.1.1 Выбор аппаратного обеспечения
  • 2.1.2 Установка Ubuntu Linux
  • 2.1.3 Настройка MySQL
  • 2.1.4 Установка Redmine
  • 2.1.5 DMSF
  • 2.2 Разработка плагина «повторяющихся задач»
  • Глава 3. Экономическое заключение
  • 3.1 Понятие экономической эффективности
  • 3.2 Расходы по созданию и внедрению
  • Заключение
  • Список литературы

Введение

На сегодняшний день автоматизация электронного документооборота в большинстве компаний играет значимую роль. Чем больше поток документов в бумажном виде, тем больше загруженность рабочего персонала, канцелярии и других отделов. При этом растет загрузка сотрудников соответствующих подразделений, что сказывается на качестве и оперативности, что коренным образом влияет на обработку бизнес-процессы. С помощью автоматизации документооборота мы снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную направленность потоку документов в компании.

Ключевым фактором при автоматизации является снижение потерь разного вида документов и ухода их в руки третьих лиц, что естественно снижает риски компании и, безусловно, экономит бюджет.

Внедрив функцию электронного документооборота, мы получаем гарантированные плюсы:

· Снижение нагрузки с работников, тем самым повышая производительность коллектива.

· Упрощение работы с документами.

· В электронный документ можно внести изменения в любой момент времени.

· Скорость доступа к документам.

· Разграничение доступа сотрудников, что повысит безопасность и снизит риски.

Объектом дипломного проектирования является компания ООО «ФТН Монитор».

Предметом дипломного проектирования является внедрение СЭД на базе Redmine в компании ФТН Монитор.

Целью проектирования является создание системы электронного документооборота для компании ООО «ФТН Монитор».

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Описание предметной области

1.1.1 Общие понятия электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) произвели подлинную революцию дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии с документами, помогая справиться со все возрастающими потоками информации. СЭД существуют уже два десятка лет, сегодня их количество перевалило за сотню. В России в этом секторе работает несколько десятков компаний, продвигающих западные дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии и собственные разработки. В последнее время, как утверждают игроки отечественного рынка СЭД, их бизнес быстро растет.

СЭД — это специальное ПО, дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск. Базовой единицей является электронный документ. Но это не просто один файл, а совокупность файлов дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии типа (составных частей документа), снабженная дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии карточкой. Такая карточка — неотъемлемый атрибут СЭД. Она содержит набор реквизитов, таких как название организации, вид документа, отметки о согласованиях и утверждениях, даты, адреса сторон и т. д., и позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документ, контролировать исполнительскую дисциплину, отслеживать историю документа и архивировать его. Дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии задача СЭД — управление полным жизненным циклом документа, начиная с его создания и заканчивая списанием в архив.

Как правило, СЭД состоит из двух основных блоков: статического (электронный архив) и динамического (документооборот). Первый блок обеспечивает первичную обработку документов (регистрация входящей и исходящей информации, поиск, составление отчетов), а второй — организацию информационных потоков, по которым проходят документы, контроль исполнения, групповую работу над документом и т. п.

Однако помимо базовых функций в современных продуктах в той или иной степени предусмотрено множество других полезных возможностей: потоковый ввод бумажных документов, ведение карточек документов (которые настраиваются в соответствии с требованиями организации), поддержка истории работы с документом (для учета обращений и подготовки отчетов), поиск по атрибутам документа и по его содержанию, разграничение прав доступа, маршрутизация документов по рабочим местам пользователей, интеграция с почтовыми системами, формирование отчетов, а также управление знаниями и деловыми взаимодействиями людей и защита документов с помощью шифрования и электронной подписи.

СЭД — проектные системы. И хотя существуют коробочные версии, содержащие базовый набор функций, для каждого предприятия, как правило, создается свое решение, учитывающее специфику его работы с документами. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие от программ, ориентированных на автоматизацию конкретных подразделений (бухгалтерия, складской учет, кадры и т. д.), они решают задачи менее очевидные и более комплексные. С этим связана основная проблема этой области — руководители многих предприятий имеют слабое представление о преимуществах и специфике систем документооборота.

Внедрение СЭД затрагивает все уровни управления предприятием и призвано изменить сами способы управления. Руководители часто недооценивают сложность данной задачи. Более того, многие из них вообще не видят смысла вкладывать средства в автоматизацию документооборота. За исключением государственных организаций, в которых работа с документами является одним из основных видов деятельности, многие предприятия не верят, что внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быструю отдачу.

электронный документооборот программный продукт

Известно, что повышать эффективность работы можно двумя путями: снижая затраты или улучшая результаты. СЭД позволяют добиться обеих целей. Очевидная экономия достигается прежде всего за счет сокращения количества бумаги, дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии материалов для принтеров, уменьшения площадей, отводимых для хранения документов, снижения издержек на их передачу, уменьшение простоев при обработке документов и времени их поиска. Это — прямой эффект, его можно легко подсчитать. Есть и косвенные выгоды — улучшение качества работы организации. Ведь автоматизация позволяет повысить надежность процессов обработки документов (например, снижается вероятность их утери) и продуктивность труда сотрудников (в частности, благодаря контролю за исполнением документов, ускорению процессов согласований и принятия решений). Однако эти выгоды сложно оценить количественно, поскольку многое зависит от общей системы управления, принятой в организации.

Более того, автоматизация документооборота позволяет предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны, например систему управления качеством. Подобные улучшения значительно повышают уровень управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

Основные термины

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Делопроизводство — комплекс дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии по документационному обеспечению управления (ДОУ) организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной информации.

Электронный архив — предназначен для систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Примечание: определения взяты из федеральных законов и ГОСТов.

1.1.2 Общая информация об автоматизируемом объекте

FTN Monitor — информационное агентство, представляющее индустрию финансовой информации в регионе Центральной и Восточной Европы, а также странах Азии. Наша миссия — внедрение и развитие единой системы раскрытия информации дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии обеспечения транспарентности функционирования развивающихся рынков.

Терминал FTN Monitor предоставляет целый спектр данных для профессиональных участников рынка — аналитиков, трейдеров, инвесторов. Как агрегатор информации, мы обеспечиваем доступ к торговым площадкам, файлам официальной корпоративной отчетности, новостным потокам, аналитическим обзорам и рейтинговым отчетам. Мы также предлагаем собственные исследования рынков и ежедневные резюме в разрезе каждого региона как эксклюзивный бонус нашим пользователям.

В числе наших рабочих задач построение и постоянное обновление собственного программного продукта для обеспечения бесперебойного доступа и удобной навигации по базе данных нашего информационно-аналитического терминала в соответствии с требованиями и рекомендациями клиентов, а также предоставление качественного сервиса поддержки пользователей. Учитывая присутствие на нескольких рынках в разных часовых поясах, специалисты компании смогут ответить на Ваши вопросы 24 часа в сутки 7 дней в неделю на понятном для Вас языке.

Политика компании предусматривает агрессивное региональное развитие. Мы планируем открытие представительств FTN Monitor в каждой стране информационного покрытия, а также офисов продаж во всех основных мировых финансовых центрах. На сегодняшний день офисы компании успешно работают в Лондоне, Москве, Гонконге и Киеве. Офис в Лондоне является основным центром продвижения и продажи нашего сервиса, московское представительство отвечает за развитие структуры продукта, офис в Киеве занимается разработкой IT-решений, а специалисты FTN Monitor в Гонконге обеспечивают поставку данных с Азиатских рынков и продажи в регионе.

1.1.3 Исследование состава информации

Структура и потоки информации можно проследить на схеме (Рис. 1.):

Рис. 1. Структура и потоки информации.

Виды документов принимающие участие в документообороте компании:

1. Входящие и исходящие документы:

входящая почта

электронная почта

платежи

информационные документы

сканирование (МФУ)

факсы

2. Внутрифирменные документы:

бизнес задачи

отчеты

счета

бухгалтерские документы

заявления

генерация отчетов

протоколирование

поручения

согласование документов

планы и графики

1.2 Обзор существующих программных продуктов

Существует множество программных продуктов, как и зарубежных, так и нашего Российского производства, но существуют еще гибриды, когда например российский производитель использует зарубежные технологии.

Системы электронного документооборота

Продукт

Компания

Краткое описание

Зарубежныесистемы

Documentum

Documentum (подразделение фирмы EMC), www. documentum. ru

Платформа для построения бизнес-приложений для создания, хранения и использования неструктурированной информации и автоматизации бизнес-процессов

DOCS Fusion

Hummingbird, www. hummingbirdsolutions. com

Электронный архив с возможностью маршрутизации документов и контроля исполнения

DOCS Open

Hummingbird, www. hummingbirdsolutions. com

Клиент-серверная система электронного документооборота

Российскиесистемы,созданныесиспользованиемзарубежныхпродуктов

CompanyMedia

ИнтерТраст, www. intertrust. ru

Система электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и информационной поддержки производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера

OfficeMedia

ИнтерТраст, www. intertrust. ru

Коробочное решение для рабочих групп до 70 пользователей

БОСС-Референт

АйТи, www. it. ru

Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства для крупных территориально распределенных предприятий и для среднего бизнеса

Золушка

НТЦ ИРМ, www. mdi. ru

Набор модулей для автоматизации документооборота в организации любого размера

ЭСКАДО

ИнтерПрокомЛан, www. interprocom. ru

Система полной автоматизации документооборота для большого или малого предприятия

Российскиесистемы,созданныебезиспользованиязарубежныхпродуктов

DocsVision

Digital Design, www. digdes. ru, www. docsvision. com

Система для автоматизации канцелярии и делопроизводства, создания электронных архивов, управления конструкторской и проектной документацией

LanDocs

ЛАНИТ, www. landocs. ru

Программа для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и создания электронных архивов в организациях различного масштаба

Lotsia PLM

Лоция Софт, www. lotsia. ru

Система инженерного документооборота и управления бизнес-процессами

OPTiMA-WorkFlow

Оптима, www. optima. ru

Программа для автоматизации основных процедур делопроизводства, организации документооборота, управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов

Гран Док

Гранит-центр, www. granit. ru

Специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления

Дело

Электронные офисные системы (ЭОС), www. eos. ru

Комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий и организаций

ДокМенеджер

СофтИнтегро, www. softintegro. ru

Система для автоматизации работы канцелярии: регистрации документов, организации их движения, контроля исполнения и управления документами (хранение, поиск, координация доступа, удаление)

Евфрат-Документооборот

Cognitive Technologies, www. cognitive. ru

Универсальная система для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов, рассчитанная на работу и в небольшом отделе, и в целом в организации со сложной схемой информационных потоков

Электронный Архив Евфрат

Cognitive Technologies, www. cognitive. ru

Программа для организации хранения, учета и сопровождения любых типов электронных и бумажных документов

Кодекс-Документооборот

Кодекс, www. kodeks. net

Система электронного документооборота и делопроизводства, ориентированная на традиции российского делопроизводства

1С: Архив

1С, www. 1c. ru

Программа для коллективной работы с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины в масштабе предприятия

1.2.1 EMC Documentum

Documentum — мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем. Это — полнофункциональная платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

В мире решения на базе Documentum используют более 1400 компаний, в том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines, Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson & Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance, Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo.

«Documentum5-комплекснаяплатформа.Обладаетширокимфункционалом-отуправлениясодержаниемвеб-страницдоуправленияцифровымимедиаданными.Documentumимеетчеткоопределеннуюконцепциюиоднозначнообозначилсвоюприверженностьрынкууправлениянеструктурированнойинформациейпредприятия(ECM).

Назначение системы:

§ Управление документами и бизнес-процессами их обработки;

§ Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;

§ Управление цифровыми медиаданными;

§ Bзаимодействие со средствами сканирования / распознавания;

§ Управление проектами и коллективной работой;

Функциональные характеристики системы:

§ Управление процессом создание документов. Использование средств сканирования и распознавания или специализированных приложений (MS Office, CAD/CAM-системы, ERP).

§ Реализация совместной работы с документами. Механизм check-in/check-out. Распределение прав доступа.

§ Управления версиями документов.

§ Рассылка документов, регламентированное и динамическое определение маршрутов прохождения документов.

§ Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры согласования.

§ Архивное хранение документов.

§ Регистрация входящих и исходящих документов.

§ Контроль исполнения документов и распоряжений.

§ Формирование регламентированных и аналитических отчетов.

§ Поиск по атрибутам.

§ Ретроконверсия документов

§ Управление проектно-конструкторской документацией.

Архитектура EMC Documentum:

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы, в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Работа пользователя c EMC Documentum:

Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов, просмотра статистики и т. п. Также система обладает полнофункциональным web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.

1.2.2 CompanyMedia

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

Не все задачи работы с документами могут быть решены в рамках системы автоматизации общего делопроизводства. Наличие отдельных систем, автоматизирующих разные бизнес-процессы (управление персоналом, работа с клиентами и др.), а также работу с разными видами документов (договорами, обращениями граждан, заявками и пр.) позволяет организовать бизнес-процессы в полном соответствии со стандартом и решать соответствующие задачи на высоком профессиональном уровне.

При этом можно внедрить в компании как одну, так и несколько систем CompanyMedia в любой комбинации в зависимости от того, какие процессы необходимо автоматизировать.

CompanyMedia включает системы:

автоматизирующие ведение делопроизводства и управление документооборотом («CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Документы», «CompanyMedia-Информационно-справочная система», «CompanyMedia-Факс», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Workflow»);

— обеспечивающие информационную поддержку рабочих процессов, присущих любой организации («CompanyMedia-Клиенты и контакты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Заседания»);

— автоматизирующие работу кадровой службы («CompanyMedia-Управление персоналом»);

— автоматизирующие взаимодействие пользователей с отделом технической поддержки (система «CompanyMedia-HelpDesk»);

— обеспечивающие возможность обучения работе в системе CompanyMedia («CompanyMedia-Корпоративный тренинг»).

CompanyMedia обеспечивает пользователям такие основные возможности, как:

— подготовка и согласование документов;

— регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, организационно-распорядительных документов и пр. ;

— создание и ведение папок документов;

— создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

— контроль исполнения документов и резолюций;

— сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии, регистрация договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

— информационная поддержка работы с клиентами;

— планирование работ, контроль исполнения планов;

— ведение проектов;

— учет рабочего времени сотрудников;

— подготовка совещаний и заседаний, контроль исполнения решений;

— автоматизация кадрового делопроизводства;

— автоматизация взаимодействия пользователей и службы технической поддержки.

Возможность осуществлять в системе электронного документооборота CompanyMedia весь цикл работы с документами (от их создания/получения до архивирования) приводит к сокращению времени на их прохождение по структурным подразделениям, поиск документов, необходимых руководству для принятия управленческих решений, что повышает их качество и надежность за счет полноты и своевременности предоставляемой информации. Также с внедрением CompanyMedia сокращаются непроизводственные затраты (поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т. д.) и затраты на приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования), содержание бумажного архива.

CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:

готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства;

модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, дипломная работа на тему информационные технологии в образовании учебник выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом;

многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;

возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;

масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;

корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т. п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии, просматривается и т. д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;

возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;

наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;

наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т. е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, дипломные работы по специальности информационные технологии журнал школа работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;

интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;

возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;

возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;

надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

CompanyMedia — одна из старейших систем автоматизации документооборота на российском рынке. Она объединяет в себе опыт многих компаний, которые внедрили и используют ее у себя. Выбирая CompanyMedia, вы выбираете не только продукт, но и команду высококлассных специалистов, которые обладают богатейшим опытом и любят свое дело.

Эксплуатация CompanyMedia позволяет исключить риски:

— несвоевременной доставки информации;

— невыполнения или несвоевременного выполнения сотрудниками выданных руководством поручений;

— потери информации при ее передаче и хранении;

— длительного согласования проектов документов, и, дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии, недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды;

— несвоевременного выполнения деловых обязательств.

Система CompanyMedia может функционировать в крупных компаниях и корпорациях, которые имеют разветвленную систему филиалов в городах, расположенных в разных часовых поясах. Это позволяет создать единое дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии пространство между головным офисом и филиалами компании.

В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищенный, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ).

С системой также прекрасно работает eToken — электронный ключ-брелок, который позволяет отказаться от использования жесткого диска и дискет для хранения пароля доступа в систему, обеспечивает высокую защищенность информации и дает возможность легко работать с системой с разных рабочих мест.

CompanyMedia создавалась в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и отвечает требованиям действующей государственной нормативной базы, что подтверждено сертификатами качества Госстандарта Р Ф, сертификатом соответствия ИСО 9001−2001. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

1.2.3 ЕВФРАТ-Документооборот

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа в локальном офисе:

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

— автоматизировать регистрацию документов и заданий;

— обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

— осуществлять мгновенный поиск информации;

— контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

— проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

— организовать долговременное хранение документов организации;

— обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа в территориально-распределённой организации:

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;

— АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;

— «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

— «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

— «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

— средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

— «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы:

«HTTP-сервер»:

В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM «Архивариус»:

Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM «Руководитель»:

Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент — серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки — НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы:

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

— Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

— Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

— В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

— Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies — технология Drag& Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

— Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

— Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

— Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

— Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

— Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

— Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

— Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».

— Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

1.2.4 Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» — первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта Р Ф.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Поддержка любой технологии работы с документами:

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

— Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

— Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

— Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость;

Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии практически неограниченной масштабируемостью — возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;

Работа в Интернет / Интранет сетях;

Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

Поддержка распределенного электронного документооборота;

Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами тема дипломной работы по информационным технологиям в excel как организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов.

Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности — свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в:

Законодательстве РФ;

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO);

Например:

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007. Управление документами — Общие требования;

— ГОСТ Р 6. 30−2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — Требования к оформлению документов;

— ГОСТ Р 52 294−2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;

— ГОСТ Р ИСО/МЭК 17 799−2005. Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;

— Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15 408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1−3);

— ГОСТ Р 34. 10−2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иных нормативно-методических документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения:

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle — поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений;

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY — ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;

КриптоПро, СигналКом, Aladdin — разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Например:

— «1С: Предприятие»;

— продукты компании «ЭОС»;

— другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач.

Например:

— для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

— для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

— для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

— для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.

Простота внедрения и использования:

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании «ЭОС»:

Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию;

— Простой и интуитивно понятный интерфейс системы учёта делопроизводства, предоставляющий максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователей;

— Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов;

— Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению и консультанты;

— Служба технической поддержки клиентов;

— Наличие собственного Учебного центра компании «ЭОС».

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида информационные технологии в банке дипломная работа на тему и формы собственности.

1.2.5 1С: Архив

1С: Архив — универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С: Архива позволяет упорядочить хранение документов дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С: Архив может хранить документы любых типов — офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т. д. Как показывает опыт, 1С: Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С: Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С: Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С: Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов:

С помощью 1С: Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов:

Документы в 1С: Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С: Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С: Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов:

На каждый документ в 1С: Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6. 30−2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей:

В 1С: Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами:

Для просмотра и редактирования документов 1С: Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С: Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции:

В системе 1С: Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии доступ:

1С: Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование:

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С: Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web:

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса.

Поиск:

1С: Архив позволяет искать документы не только дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т. е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется «Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик». Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С: Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа:

Каждому объекту 1С: Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям — просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С: Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С: Архива от файл-сервера:

§ однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;

§ автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;

§ поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;

§ эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;

§ надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.

§ эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей;

Интеграция с внешними приложениями:

В состав 1С: Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

§ добавить к уже существующим системам функциональность 1С: Архива;

§ разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;

§ создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С: Архиве;

§ разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С: Архива можно осуществлять из 1С: Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

1.2.6 DIRECTUM

DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Состав системы DIRECTUM:

§ Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.

§ Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

§ Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

§ Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения дипломная работа информационные технологии в системе образовании йошкар (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

§ Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

§ Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Компоненты:

Возможности системы DIRECTUM существенно расширяются благодаря следующим компонентам

· Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder. Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; вcтроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.

· Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.

· Сервер веб-доступа. Работа с электроными документами, задачами, заданиям через веб-браузер.

· Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.

· Сервер репликации. Создание территориально-распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

· DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.

· Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

· Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).

· Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

· Информационные технологии в образовании темы дипломных работ word средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Процесс внедрения системы DIRECTUM:

Выбор и приобретение системы электронного документооборота — это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс внедрения.

Качественное комплексное внедрение — одна из главных задач, которую компания DIRECTUM ставит перед собой и своими партнерами. На основе богатого опыта компании по внедрению систем электронного документооборота разработана и постоянно развивается собственная технология внедрения, включающая в себя:

§ библиотеку типовых проектных решений;

§ моделирование бизнес-процессов с использованием самой современной нотации BPMN;

§ четкую организацию управления проектом в соответствии с уставом проекта;

§ проведение обучения пользователей по готовым курсам с последующей сертификацией специалистов;

§ расчет эффективности по итогам внедрения и т. д.

Технология предусматривает несколько вариантов организации внедрения от самостоятельного выполнения работ заказчиком на основании методических рекомендаций до внедрения «под ключ» специалистами компании DIRECTUM или ее партнеров.

Благодаря данной технологии внедрения процесс перехода организации на электронный документооборот становится более легким и последовательным. В результате заказчик получает полноценно внедренную систему электронного документооборота, когда:

— работа с документами и их согласование внутри организации ведется только в электронном виде с применением ЭЦП;

— высшее руководство работает с документами из системы;

— контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

— в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

— создано единое хранилище электронных документов и корпоративных знаний, с которым работают все сотрудники в соответствии со своими полномочиями.

Эффект от внедрения DIRECTUM:

Внедрение документооборота — это не просто «дань моде». Это — осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

· Прозрачность бизнес-процессов Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.

· Исключение несанкционированного доступа Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

· Повышение исполнительской дисциплины По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.

· Выполнение требований стандартов ISO-9000 Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации.

· Одно из требований к СМК — это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.

· Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК:

o обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001: 2000 по управлению документами и записями;

o поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

o предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

· Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия.

· Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.

· Легкость внедрения инноваций и обучения Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:

o быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;

o легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

· С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.

· Развитие корпоративной культуры Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

· Рост конкурентных преимуществ Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.

Преимущества:

В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов. Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.

Ориентация на повышение эффективности работы в целом.

Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.

Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.

Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.

Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.

Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.

Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)

Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Клиенты

Среди клиентов DIRECTUM: ОАО «Саратовский нефтеперерабатывающий завод», ОАО «Каустик», ООО «Газпром Трансгаз Чайковcкий», ОАО «Гипрогазцентр», ОАО «Варьеганнефтегаз», ЗАО «Сургутнефтегазбанк», ОАО «АКИБАНК», ГП «Краснокамская бумажная фабрика «ГОЗНАК», ЗАО АКБ «НОВИКОМБАНК», ОАО «Галоген».

1.3 Обзор средств реализации

В связи с относительной простотой автоматизируемой области и наличием больших массивов обрабатываемых однотипных данных наиболее эффективным решением представляется создание автоматизированной системы документооборота в рамках СУБД

На сегодняшний день известно более двух десятков форматов данных настольных СУБД. Однако, наиболее популярными, исходя из числа проданных копий, следует признать Delphi, Paradox, FoxPro и MS Access.

1.3.1 Microsoft Access

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в цепом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный шип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными: добавлять в таблицу одну или несколько записей; удалять из таблицы одну или несколько записей; обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях; находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию. Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций.

1.3.2 Delphi

Корпорация Borland Software является одним из мировых лидеров в области создания не зависящих от платформы решений для оптимизации разработки программного обеспечения. Процесс разработки в Delphi предельно упрощен, первую очередь это относится к созданию интерфейса. Мощность и гибкость Delphi при работе с базами данных основана на низкоуровневом ядре — процессоре баз данных Borland Database Engine (BDE). Его интерфейс с прикладными программами называется Integrated Database Application Programming Interface (IDAPI). В принципе, сейчас не различают эти два названия дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии и IDAPI) и считают их синонимами. BDE позволяет осуществлять доступ к данным как с использованием традиционного record-ориентированного (навигационного) подхода, так и с использованием set-ориентированного подхода, используемого в SQL-серверах баз данных. Кроме BDE, Delphi позволяет осуществлять доступ к базам данных, используя технологию (и, соответственно, драйверы) Open DataBase Connectivity (ODBC) фирмы Microsoft. Но, как показывает практика, производительность систем с использованием BDE гораздо выше, чем оных при использовании ODBC. ODBC драйвера работают через специальный «ODBC socket», который позволяет встраивать их в BDE. Все инструментальные средства баз данных Borland — Paradox, dBase, Database Desktop — используют BDE. Все особенности, имеющиеся в Paradox или dBase, «наследуются» BDE, и поэтому этими же особенностями обладает и Delphi.

1.3.3 Paradox

Paradox был разработан компанией Ansa Software, и первая его версия увидела свет в 1985 году. Этот продукт был впоследствии приобретен компанией Borland. С июля 1996 года он принадлежит компании Corel и является составной частью Corel Office Professional.

В конце 80-х — начале 90-х годов Paradox, принадлежавший тогда компании Borland International, был весьма популярной СУБД, в том числе и в нашей стране, где он одно время занимал устойчивые позиции на рынке средств разработки настольных приложений с базами данных.

Принцип хранения данных в Paradox сходен с принципами хранения данных в dBase — каждая таблица хранится в своем файле (расширение *. db), MEMO — и BLOB-поля хранятся в отдельном файле (расширение *. md), как и индексы (расширение*. px). Однако, в отличие от dBase, дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии данных Paradox не является открытым, поэтому для доступа к данным этого формата требуются специальные библиотеки. Например, в приложениях, написанных на C или Pascal, использовалась некогда популярная библиотека Paradox Engine, ставшая основой Borland Database Engine. Эта библиотека используется ныне в приложениях, созданных с помощью средств разработки Borland (Delphi, C++Builder), в некоторых генераторах отчетов (например, Crystal Reports) и в самом Paradox. Существуют и ODBC-драйверы к базам данных, созданным различными версиями этой СУБД. Однако отсутствие «открытости» формата данных имеет и свои достоинства. Так как в этой ситуации доступ к данным осуществляется только с помощью «знающих» этот формат библиотек, простое редактирование подобных данных по сравнению с данными открытых форматов типа dBase существенно затруднено. В этом случае возможны такие недоступные при использовании «открытых» форматов данных сервисы, как защита таблиц и отдельных полей паролем, хранение дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии правил ссылочной целостности в самих таблицах — все эти сервисы предоставляются Paradox, начиная с первых версий этой СУБД.

По сравнению с аналогичными версиями дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии ранние версии Paradox обычно предоставляли разработчикам баз данных существенно более расширенные возможности, такие как использование деловой графики в DOS-приложениях, обновление данных в приложениях при многопользовательской работе, визуальные средства построения запросов, на основе интерфейса QBE — Query by Example (запрос по образцу), средства статистического анализа данных, а также средства визуального построения интерфейсов пользовательских приложений с автоматической генерацией кода на языке программирования PAL (Paradox Application Language).

Windows-версии СУБД Paradox, помимо перечисленных выше сервисов, позволяли также манипулировать данными других форматов, в частности dBase и данными, хранящимися в серверных СУБД. Такую возможность пользователи Paradox получили благодаря использованию библиотеки Borland Database Engine и драйверов SQL Links. Это позволило использовать Paradox в качестве универсального средства управления различными базами данных (существенно облегченная версия Paradox 7 под названием Database Desktop по-прежнему входит в состав Borland Delphi и Borland C++Builder именно с этой целью). Что же касается базового формата данных, используемого в этом продукте, то он обладает теми же недостатками, что и все форматы данных настольных СУБД, и поэтому при возможности его стараются заменить на серверную СУБД, даже сохранив сам Paradox как средство разработки приложений и манипуляции данными.

Однако популярность этого продукта как средства разработки в последнее время несколько снизилась, хотя в мире эксплуатируется еще немало информационных систем, созданных с его помощью.

1.3.4 Microsoft FoxPro

FoxPro ведет свое происхождение от настольной СУБД FoxBase фирмы Fox Software. Разрабатывая FoxBase в конце 80-х годов, эта компания преследовала цель создать СУБД, функционально совместимую с dBase с точки зрения организации файлов и языка программирования, но существенно превышающую ее по производительности. Одним из способов повышения производительности являлась более эффективная организация индексных файлов, нежели в dBase, по формату индексных файлов эти две СУБД несовместимы между собой. По сравнению с аналогичными версиями dBase, FoxBase и более поздняя версия этого продукта, получившая название FoxPro, предоставляли своим пользователям несколько более широкие возможности, такие как дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии деловой графики, генерация кода приложений, автоматическая генерация документации к приложениям темы дипломных работ информационные технологии управления nvidia в windows 7 т. д.

Впоследствии этот продукт был приобретен компанией Microsoft. Его последние версии (начиная с версии 3. 0, выпущенной в 1995 году) получили название Visual FoxPro. С каждой новой версией этот продукт оказывался все более и более интегрирован с другими продуктами Microsoft, в частности с Microsoft SQL Server, в состав Visual FoxPro в течение нескольких последних лет входят средства переноса данных FoxPro в SQL Server и средства доступа к данным этого сервера из Visual FoxPro и созданных с его помощью приложений. Хотя формат данных FoxPro также модифицировался с каждой новой версией, приобретая такие возможности, как хранение правил ссылочной целостности и некоторых бизнес правил в самой базе данных, миграции приложений Visual FoxPro на серверные платформы уделялось значительно большее внимание. Последняя версия этого продукта — Visual FoxPro 6. 0, доступна и отдельно, и как составная часть Microsoft Visual Studio 6.0. Отличительной особенностью этой настольной СУБД от двух рассмотренных выше дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии интеграция этого продукта с технологиями Microsoft, в частности поддержка COM (Component Object Model — компонентная объектная модель, являющаяся основой функционирования 32-разрядных версий Windows и организации распределенных вычислений в этой операционной системе), интеграция с Microsoft SQL Server, возможности создания распределенных приложений, основанных на концепции Windows DNA (Distributed interNet Applications). Visual Fox Pro 6.0 предоставляет следующие возможности: средства публикации данных в Internet и создания Web-клиентов, средства создания ASP-компонентов и Web-приложений, средства создания COM-объектов и объектов для Microsoft Transaction Server, позволяющих создавать масштабируемые многозвенные приложения для обработки данных, средства доступа к данным серверных СУБД, базирующиеся на использовании OLE DB (набор COM-интерфейсов, позволяющий осуществить унифицированный доступ к данным из разнообразных источников, в том числе из нереляционных баз данных и иных источников, например Microsoft Exchange), средства доступа к данным Microsoft SQL Server и Oracle, включая возможность создания и редактирования таблиц, триггеров, хранимых процедур, средства отладки хранимых процедур Microsoft SQL Server, средство визуального моделирования компонентов и объектов, являющиеся составными частями приложения — Visual Modeller, средство для управления компонентами приложений, позволяющее осуществлять их повторное использование.

Итак, тенденции развития этого продукта очевидны: из настольной СУБД Visual FoxPro постепенно превращается в средство разработки приложений в архитектуре «клиент/сервер» и распределенных приложений в архитектуре Windows DNA. Впрочем, эти тенденции в определенной степени характерны для всех наиболее популярных настольных СУБД. Paradox также позволяет осуществлять доступ к наиболее популярным серверным СУБД.

1.3.5 Redmine

Redmine — открытое серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок. Redmine написан на Ruby и представляет собой приложение на основе широко известного веб-фреймворка Ruby on Rails. Распространяется согласно GNU General Public License.

Функциональныевозможности

Данный продукт предоставляет следующие возможности:

ведение нескольких проектов;

гибкая система доступа, основанная на ролях;

система отслеживания ошибок;

диаграммы Ганта и календарь;

ведение новостей проекта, документов и управление файлами;

оповещение об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты;

вики для каждого проекта;

форумы для каждого проекта;

учёт временных затрат;

настраиваемые произвольные поля для инцидентов, временных информационные технологии в банке дипломная работа за unit, проектов и пользователей;

лёгкая интеграция с системами управления версиями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs);

создание записей об ошибках на основе полученных писем;

поддержка множественной аутентификации LDAP;

возможность самостоятельной регистрации новых пользователей;

многоязыковой интерфейс (в том числе русский);

поддержка СУБД MySQL, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

НекоторыенедостаткиRedmine

· Управление файлами и документами в Redmine сводится к их добавлению, удалению и редактированию. Правами доступа ни к файлам, ни к отдельным документам управлять нельзя.

· Отсутствуют оповещения об изменении документов.

· В Redmine нельзя управлять правами доступа на уровне отдельных полей задачи. Например, на данный момент от клиентов нельзя скрыть оценки времени работы над проектом или информацию о потраченном времени.

· В Redmine можно управлять правами доступа на уровне проектов, но нельзя назначить права на какую-то версию проекта или отдельную задачу. Это значит, что если пользователю нужен доступ всего к одной задаче, то придется давать доступ ко всему проекту.

· Если пользователь Redmine получил доступ к проекту, то сейчас нельзя ограничить его активность какими-то отдельными типами задач (трекерами). Например, нельзя разрешить просматривать или создавать задачи только какого-то определенного типа.

· В Redmine все дополнительные поля доступны всем пользователям, все участники проекта дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии их видеть и изменять. Это ограничение может привести к сложностям при наличии неоднородной команды, когда доступ к проекту имеют и менеджеры, и разработчики, и клиенты.

· В Redmine нет прав на отдельные типы переходов в workflow. Например, сейчас нельзя указать, что когда кто-то заканчивает исправлять ошибку, он должен выбрать ответственным тестировщика и должен указать номер билда. Также нельзя скрыть внутреннюю переписку между программистами от клиента.

· В Redmine в список задач не выводится общая трудоемкость задач, а в отчетах по трудоемкости нельзя делать отборы, в том числе и по исполнителю.

· В Redmine не реализовано делегирование задач — нельзя передать задачу другому исполнителю, отметив, что задачу должен исполнять он, но оставив себе наблюдение за задачей.

1.3.6 Выбор средства реализации

Изначально в нашей компании была необходима баг-трекинговая система, после долгого сотрудничества с нашими разработчиками средствами ПО «JIRA», было принято решение организовать свою команду разработчиков. При этом было решено использовать Redmine — это серверное веб-приложение для управления проектами и отслеживания ошибок, которое идеально подходило для работы компании. Плюсом приложения является ее доступность, т.к. Redmine — ПО с открытым дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии кодом.

Впоследствии работы появилась необходимость внедрения СЭД, так как загруженность работы с документами в бумажном виде становилась неприемлемой, и было решено свести ее к минимуму, переведя все в электронный вид. Тем самым мы решили интегрировать в веб-приложение дополнительные модули позволяющие реализовать систему автоматизированного документооборота, которая будет описана во 2 главе.

Глава 2. Проектная часть

2.1 Описание программного продукта и его установка

Изначально Redmine создавался как баг-трекинговая система для описания ошибок и ведения проектов разного рода разработок.

Пользователисистемы.

Пользователи являются одним из центральных понятий предметной области. Модель пользователя является основой для идентификации и аутентификации работающего с системой персонала и клиентов, а также для авторизации их в разных ролях, проектах и т. п.

Роли

Роли пользователей определяются гибкой моделью определения прав доступа пользователей. Роли включают в себя набор привилегий, дипломная работа информационные технологии документооборота на предприятии разграничивать доступ к различным функциям системы.

Пользователям назначается роль в каждом проекте, в котором он участвует, например «менеджер в проекте по разработке сайта А», «разработчик в проекте по поддержанию интранета компании» или «клиент в проекте по рефакторингу информационной системы компании Б». Пользователь может иметь несколько ролей. Назначение роли для отдельной задачи (issue) в данный момент невозможно.

Проекты

Проект является одним из основных понятий в предметной области систем управления проектами. Информационные технологии в обучении дипломная работа за курс этой сущности возможно организовать совместную работу и планирование нескольких проектов (рис. 2 «Проекты») одновременно с разграничением доступа различным пользователям (см. выше). Проекты допускают иерархическую вложенность.

Рис. 2 «Проекты».

Трекеры

Трекеры являются основной классификацией, по которой сортируются задачи в проекте. Само по себе понятие «трекер» восходит к системам учёта ошибок (англ. Bug tracking tool), представлявшим каждая в отдельности один проект.

По сути, в «Redmine» трекеры (рис. 3 «Трекеры») представляют собой аналог подклассов класса «Задача» и являются основой для полиморфизма разного рода задач, позволяя определять для каждого их типа различные поля. Примерами трекеров являются «Улучшение», «Ошибка», «Документирование», «Поддержка».

Рис. 3 «Трекеры».

Задачи

Задачи являются центральным понятием всей системы, описывающим некую задачу, которую необходимо выполнить. У каждой задачи в обязательном порядке есть описание и автор, в обязательном порядке задача привязана к трекеру (рис. 4 «Задачи»).

Рис. 4 «Задачи»

Каждая задача имеет статус. Статусы представляют собой отдельную сущность с возможностью определения прав на назначение статуса для различных ролей (например, статус «отклонен» может присвоить только менеджер) или определение актуальности задачи (например, «открыт», «назначен» — актуальные, а «закрыт», «отклонен» — нет).

Для каждого проекта отдельно определяются набор этапов разработки и набор категорий задач. Среди других полей интересны также «оцененное время», служащее основой для построения управленческих диаграмм, а также поле выбора наблюдателей за задачей (см. «Получение уведомлений»).

К задачам имеется возможность прикреплять файлы (имеется отдельная сущность «Приложение»).

Значения других перечислимых свойств (например, приоритетность) хранятся в отдельной общей таблице.

Отслеживаниеизменениястатусазадач

Источник: http://ktzht.org.ua/work/476762/Avtomatizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-na

17.07.2017 Захаркин М. Г. Курсовые 0 Comments
0 comments

Добавить комментарий

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>